議事録作成はAIに任せて、人にしかできない仕事を。

つくば市
政策イノベーション部 情報政策課
左：課長補佐 三輪 修平（みわ しゅうへい）さん
右：主任 加藤 遼一（かとう りょういち）さん

コロナ禍の負担増を機に導入した、オフラインで使えるAI文字起こし。

庁内での議事録作成を、職員の手作業で行っていた同市。変化が起きたのはコロナ禍だったと三輪さんは振り返る。「会議室の人数制限で、議事録担当者が同席できなくなりました。会議後に録音から議事録を作成するため、時間がかかるのです」。この非効率を改善しようと、文字起こしツールの導入を検討。複数社を比較した上で導入したのが、「アドバンスト・メディア」のAI文字起こしツールだった。「インターネットに接続するタイプでは、セキュリティの問題で活用が広がらないと考え、オフラインで使えるスタンドアローン型を選びました」。

同ツールはAI音声認識エンジン「AmiVoice（アミボイス）」を内包しており、導入自治体は840以上。「こうした実績や、官公庁の専門用語に強いという面も決め手になりました。令和2年に導入し、30以上の部署で活用中。委員会や懇談会、市長の記者会見、住民向け説明会などでも活躍しています」。その後のバージョンアップで、編集機能の改善やAI要約機能が追加され、より活用が広がったが、同課では運用方法にも工夫を凝らしているという。

活用しやすい環境を用意して、職員の利用拡大につなげる。

スタンドアローン型はソフトのインストールが無制限で、同市ではほぼ全職員のパソコンにインストールされている。ただ、職員用パソコンはLGWAN環境下にあるため、音声データをアップロードする際に無害化処理をしなくてはならない。この手間が敬遠されることを考え、複数の運用方法を用意したと加藤さん。「ツールのアカウントは、専用USBをパソコンに挿すことで有効化されます。このUSBが5本あるので、その使い方を工夫しました」。

同課では貸し出し用USBとノートパソコン、据え置き型パソコンを用意。「USBだけを借りて自分のパソコンを利用する方法のほか、貸し出し用のノートパソコンも活用されています。また、無害化処理の手間を避けたい職員には、音声データが直接取り込める据え置き型のパソコンが人気ですね」。状況や好みによって職員が自由に選べるようにして、活用のハードルを下げる工夫がユニークだ。

また、同課ではマイクなどの録音セットの貸し出しも行っており、より手軽に使えるようにマニュアルを整備している。「録音精度が高いほど文字起こしの精度が上がるため、職員の評価も高いです。もちろん、議事録化する作業時間も大幅に削減されています。特にAI要約を利用している職員によると、録音セットなしでも7～9割ほどの時間削減効果を体感しているそうです」。

デジタル環境の進化を続けて、リソース不足に負けない組織へ。

なお、この文字起こしツールにはクラウド型のサービスもあり、同市議会で活用されている。現在、スタンドアローン型とクラウド型は「VoXT One（ボクストワン）」としてアカウント統合され、共通で使える編集機能や、AI要約のLGWAN対応など、バージョンアップが進んでいるそうだ。こうした進化にも、三輪さんは期待を寄せる。「インターネット環境では使える範囲が限られてしまうので、LGWAN対応はありがたいですね。職員の活用もさらに広がるだろうと考えています」。

人口減少、職員不足といった課題の中、デジタルを使って職員の負担を軽減し、その力を“人でなければできない仕事”に向けようとする同市の取り組み。来年度には庁内のネットワーク環境もβ’モデルへの移行を目指しているという。「業務環境がインターネット側に移ることで、様々な変化が生まれるはずです」としつつ、次のように展望を語ってくれた。「今後、文字起こしの作業がさらに手軽になり、小さな会議や打ち合わせでも議事録や要約がすぐにできるようになれば、職員の作業負担もゼロに近くなるでしょう。様々なシーンでこうした成果を積み重ね、将来のリソース不足に備えていきたいですね」。