デジタル化による業務の効率化が進んでいる。しかしその一方で、書類や画像など保管すべきデータは確実に増加。サーバーやストレージを圧迫しているのではないだろうか。空き容量が不足すると、バックアップが適切に行われなかったり、パソコンの動作が遅くなったりするため、なるべくデータ量を増やさないことが重要になる。「紙の場合は保存期間を過ぎたら廃棄するなど、保管ルールが定まっています。しかし、デジタルデータは破棄の判断が難しいため、庁内的なルールは設けていません。また、物理的に邪魔になるものでもないため、整理整頓しようという意識が働きにくく、どうしてもたまってしまうのです」と河野さん。
サーバーを増設すれば空き容量は確保できるが、その導入や管理・運用には、人的および経済的コストがかかる。データは今後も増えつづけることを考えると、安易に増設するのは得策ではない。「職員にはムダなファイルを削除したり、サイズが大きい画像はリサイズして使ったりするよう、呼びかけていました。しかし、手間がかかることもあり、浸透させるのは困難でした」。職員に対応を依頼するのではなく、デジタル推進室でどうにかできないかと考え、「オーシャンブリッジ」のデータ圧縮ソフト「エヌエックスパワーライト ファイルサーバーエディション」を導入したという。
同ソフトはサーバーにインストールするだけで、指定したファイルを自動的に圧縮。例えば画像の場合、見た目では分からない程度に、色のグラデーション情報などを簡素化し、ファイルそのものの圧縮を図っているという。「解像度や画素数などの画質が落ちたとは感じません。そのため当町では、最上位のフォルダを指定し、基本的には庁内で扱う全ファイルを圧縮しています」と平林さん。圧縮作業は平日の夜間に行われるよう設定しており、日常業務で職員が手を動かすことはほとんどないそうだ。さらに、ファイルの拡張子が変わらないため、解凍ソフトは不要。
大久保さんも「通常のファイルと比べても、見た目や作業性はほとんど変わりません。そのため、デジタル推進室以外の職員は、データが圧縮されていることに気づいていないと思います」と話す。また、JPEGやPDF、PowerPointやExcelにWordと、多様なファイル形式に対応できるのも同ソフトの強みだろう。
作業フローをほとんど変えることなく、データの圧縮に成功した同町。管理する側の職員にとっても、現場の職員にとっても、負荷がほとんどかからないため、安定的に運用できているそうだ。
圧縮率はファイルによって異なり、画像をたくさん配置したPDFやPowerPointでは、データ容量を最大で90%以上削減することも可能だという。また、管理画面に表示されるレポートでは、ファイル形式ごとの削減容量などを確認できる。データを圧縮できれば、パソコンの処理が速くなり、作業性が向上。職員が集中を妨げられたり、ストレスを感じたりすることも少なくなるのではないだろうか。
こうした利点だけでなく、同町にはある問題意識があったと河野さん。「現場写真を撮影することが多い防災や土木、消防をはじめ、多くの制作物を取り扱う広報や観光など、自治体が業務で取り扱うデータはどんどん増えています。サーバーが1台だけでは足りず、2台、3台と増えれば、管理・運用コストは積み上がる一方です。サーバーの増設は最終手段と考え、日頃から保管データの圧縮に努めることが大切ではないでしょうか。当町にとって、本ツールは“縁の下の力持ち”。目立たないけれど、データの適切な保管には欠かせない存在です」と語ってくれた。
左から
精華町 総務部
参事（デジタル担当）河野 雅彦（こうの まさひこ）さん
デジタル推進室 室長補佐 平林 克之（ひらばやし かつゆき）さん
係長 大久保 公則（おおくぼ まさのり）さん
自治体でよく使われる、JPEG・PDF・PowerPoint・Excel・Wordに対応。圧縮前後でファイルの操作方法などが変わることはない。
解像度や画素数をほぼ落とさずに圧縮。下は19,579KBから2,554KBに約87%圧縮しているが、見た目で区別するのは難しい。
圧縮後もファイル形式がZIPなどに変わることはなく、解凍ソフトは不要。解凍のひと手間をかけず、ファイルをそのまま開くことができる。
圧縮処理が終わると、ファイル形式ごとに削減された容量などのレポートが自動で作成される。管理画面から効果を確認できる。
効果1
ファイルが軽くなれば作業性がアップし、業務効率が向上する。
効果2
サーバー増設のスパンを伸ばし、維持・管理コストを抑制する！
サーバーにインストールして、指定フォルダ内のファイルを一括で圧縮する。精華町はこちらを活用中。
各パソコンにインストールして使うため、少人数での導入にオススメ。
独自開発のアプリケーションやシステムにはカスタマイズして搭載。
デスクトップエディションは14日間の無料体験が可能。ソフトは同社のサイトからダウンロードできる。
サービス提供元株式会社オーシャンブリッジ
