庁内の様々な業務を“丸ごと委託”し、人手不足の解消を目指す。

一部分だけを切り出した業務委託では、かえって職員の手間が増えることも。

限られた職員数で、多様化する住民ニーズに対応するのは大変だ。さらに自治体では、社会情勢の変化に伴う給付金の支給やワクチン接種など、突発的に始まる事業にも対応しなければならない。その場合、通常業務に加えて、郵送物の準備や会場運営、問い合わせ対応など、リソース不足に悩む自治体は少なくないだろう。

「人手が足りない場合は、臨時職員や派遣スタッフで補うケースが多いのではないでしょうか」と石田さん。ただし、そうした対応には別の課題があると指摘する。「自前で人材確保を行うと、採用や教育、給与計算などの付帯業務が発生し、現場の負担が増えてしまいます。また、実務は臨時スタッフに委託しても、現場の指揮監督は職員が担うことになり、結果的には工数削減につながらない実情があるようです」。

その解決法として注目される業務委託だが、実は思わぬ落とし穴があるという。「例えばコールセンターだけ、印刷・発送作業だけなど、切り出して別々の企業に委託すると、かえって管理が煩雑になってしまいます。個別発注になることで取りまとめを担当する職員の負担も大きく、コストが余計にかかるケースも見受けられます」。

グループ10社が連携しているので、事業を丸ごと任せられる。

こうした課題に対して、同社が提供するサービスが「丸ごと委託」だ。コールセンター・窓口業務、データ入力・封書開封・申請書類審査などの事務処理業務、イベントの企画運営、アンケート調査業務など、様々な強みをもつ子会社があり、複数業務でも一括委託が可能だ。例えば、ワクチン接種事業の場合なら、コールセンターでの予約受付から接種会場の設営・運営まで、まとめて任せることができる。「グループ内で密に連携しながら対応するので、複数業務を受託する場合もスピーディに、足並みを揃えて業務を遂行できます」。

さらに同社では、インターネットで利用できる独自の電話システムを提供しており、電話線のない会議室もコールセンターの拠点にできるそうだ。「庁内の会議室に空きがない場合は、電話番号はそのままで、当社センター内を拠点とすることもできます。LAN設備がない場合、ポケット型Wi-Fiで利用可能なので、最短当日中に立ち上げられ、そのスピード感が喜ばれています」。想定以上の問い合わせが寄せられた際に、すぐに回線増設ができる点も強みだという。

同サービスの土台となるのは、同社がもつ全国約30万人の人材ネットワークだ。「自治体業務の経験や適性のある人材を全国に手配可能です。当社と業務委託契約や、直接雇用契約を結んでおり、責任感をもってもらうことも徹底しています」。人員の確保や教育をはじめ、業務が集中する時期の増員も可能で、オペレーションをラクにできるという。

ワンストップで委託することで、業務の負荷軽減を図る。

導入実績が増え、継続利用も多いという同サービス。導入先から別の業務を受託することも増えているそう。イベント・催事の企画運営を行うサービスはその一例だ。豊富なノウハウと販促に関するデータを活かし、企画をはじめ最適な開催場所の選定・人材手配を行う。さらに、プロモーションも併せてワンストップで担える。

そのほかにも、観光客を対象とした調査委託も多いのだそう。「多言語対応も可能です。インバウンド回復の兆しがある中、消費などの動向調査結果をもとにすれば、効果的な観光施策に役立てることができます」。人手不足に悩む自治体にとって、業務委託は職員負担の軽減から、行政サービス向上にもつながる。豊富な人材を抱え、なおかつグループ内で業務を完結できる同社は、様々な課の心強いパートナーになりそうだ。

インパクトホールディングス
グループ営業統括責任者
石田 国広（いしだ くにひろ）さん

 

導入実績

これまでに受託した業務一例
●住民税非課税世帯等に対する　臨時特別給付金事務局運営
●確定申告、住民税申告受付
●県民意識調査
●外国人観光客向け消費動向調査
●イベント事務局運営

ニーズに合わせて最適な形を提案してくれる

悩みや困り事に耳を傾けて、その自治体に即した業務委託の形を柔軟に提案してくれるので、まずは気軽に相談を。要望に応じて、一部だけを委託することも可能だ。