課内イントラネットを活用。情報共有や職員間の連携を強化し、業務の効率化を図る。

背景・目的

業務実施にあたり、担当者しか把握していないフォルダや、事業状況について特定の人しか分からないなど、業務の情報共有があまりできておらず「課全体の業務の見える化」に課題がありました。

そこでイントラネットを作成し「課全体の業務の見える化」を行うことで、業務の情報共有や職員間の連携を強化し、業務の効率化を図りました。

 

取り組み事例
「課内イントラネットの活用～業務の見える化改善～」

 

取り組み期間

令和4年度 ～（継続中）

 

取り組みの内容

＜イントラネットの構成＞
（1）各課員に共通する全体情報
（2）各事業の情報
（3）業務効率化の情報や庶務系の情報

【イントラネットの活用例（国際化のマニュアル閲覧）】

以下のページが表示されます

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取り組みを進めていく中での課題・問題点（苦労した点）

どのようにして課内職員にイントラネットを活用してもらうか（周知や運用）が課題であったため分かりやすいイントラネット活用マニュアルを作成し、周知を図りました。

 

特徴（独自性・新規性・工夫した点）

フォルダに埋もれたデータを可視化しました。
誰でも簡単に作成・運用可能にしました。
職員間の情報共有を改善しました。

 

効果・費用

（1）職員間の情報共有の向上・業務時間の削減

今まで各担当がフォルダで管理していたデータをイントラネット上で可視化することで、職員間の情報共有を迅速にします。

→「あのデータどこだっけ」や「今この事業ってどうなってるんだっけ」などの確認時間を削減することができます。

（2）業務標準化・情報へのアクセス性改善

国際課SOP（業務標準化マニュアル）や国際化推進計画、防災マニュアルなど、普段フォルダ内に埋もれているデータへのアクセス性を高め、誰でも効率的に業務が実施できるようになります。

（3）情報の整理・汎用性向上

事業の実施主体や説明文をはじめとした、業務に係る情報を整理することで、他部署への事業説明や照会回答時に役立てます。

（4）業務の属人化対策・職員の業務量の可視化

イントラネット上で、事業スケジュール表（マイルストーン）を掲載したり、担当が把握している業務フローを整理することで、業務の属人化を改善します。

 

今後の予定・構想

まだ作成できていない事業も同様にリンクページを作成していきたいと考えています。最終的には他部署でもイントラネットが導入され、業務効率化の一助になればと思っています。

 

他団体へのアドバイス

業務の見える化を誰でも簡単に実施できます。
初期投資、ランニングコストも不要です。
専門知識不要です（Excelで簡単作成）。