AI文字起こし＋「ChatGPT」を活用した要約機能で議事録作成の業務を効率的に。

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自治体職員にとって負担が大きい議事録作成。それを大幅に軽減できるソリューションとして導入自治体を増やしているのが、「時空テクノロジーズ」が提供する「ログミーツ」だ。新機能の追加で、さらに業務の効率化につなげられるという。

※下記はジチタイワークスVol.26（2023年6月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社時空テクノロジーズ

便利な音声文字起こし機能に加え要約機能で生産性の向上へつなげる。

議事録作成が必要な場面は自治体の中に多く存在し、議会や委員会、首長記者会見などのたびに、録音データを聞きながら手作業で書き起こし作業を行っている。職員の習熟度によっても異なるが、議事録作成には実際の会議の4～6倍ほどの時間がかかり、作業負担が大きいという課題がある。

「その課題解決に向けて開発したのが、ログミーツです。専用モバイル端末のボタンを押すだけで、リアルタイムで文字起こしができます。また、そのテキストがほぼ同時にWEBブラウザ上の専用編集画面に表示されるので、会議と同時進行で編集し、議事録作成を行うことも可能です。ある自治体での実証実験では、初心者でも約4割の時間削減につながりました。慣れると8割削減も可能です」と橋本さん。

多くの文字起こしツールは、ICレコーダーで録音し、パソコンに音声を取り込む必要がある。しかし同製品は端末にマイクが内蔵されており、会議の場に持って行くだけでリアルタイムの文字起こしに対応する。また、携帯電話回線を使用しているため、LAN設備のない会議室や外出先でも利用可能だ。さらにWindowsアプリ版があり、オンライン会議でも使えるため、活用の幅が広いという。「ただ文字起こしができるツールではなく、現場で使えて業務改善に役立つものにするべく、活用している職員の皆さんの意見を反映しながら、現在も改良を続けています」。

令和5年4月には、高度な生成AIとして注目されている「ChatGPT」※の技術を統合した「ログミーツGPT」をリリース。編集画面に追加されたボタンをクリックするだけで、文字起こしされたテキストを要約することが可能になったという。「これにより、さらなる生産性の向上が予想されます。担当職員は作業時間を短縮し、コア業務へより集中しやすくなるのではないでしょうか」と語ってくれた。

※OpenAI社により開発されたAIチャットボット

時空テクノロジーズ
代表取締役CEO 兼開発責任者
橋本善久（はしもとよしひさ）さん

開発者の声
ログミーツは複数の自治体の皆さんと実証実験を重ね、意見を交わしながら今の形になっています。これからも自治体の現場に寄り添いながら、テクノロジーの力を活用し、DX推進をサポートできたらと考えています。

ここからは、実際に議事録作成で活用している自治体事例を紹介。導入の経緯や効果について、担当者に話を聞いた。

CASE1：神奈川県藤沢市（ふじさわし）

■人口 443,515人
■世帯数 200,826世帯
令和5年4月1日時点

課題に感じていた業務負荷が半減し、速記者委託の費用も抑えられた。

議事録作成の際、I Cレコーダーで録音した音声を文字起こしする作業に大きな負担を感じていたという藤沢市。展示会でログミーツを知り、トライアルを通じて負荷軽減が実感できたことから、本導入を決めたという。

藤沢市総務部行革内部統制推進
左　：主任　内田匡紀（うちだまさのり）さん
中央：上級主査　前畑遊夏（まえはたゆうか）さん
右　：主任　平沼由成（ひらぬまよしのり）さん

会議の約4倍の時間がかかる議事録作成が他業務を圧迫。

DXに特化した部署を設け、庁内業務の改善などを積極的に推進している同市。ただし、会議などの議事録作成に関しては、録音した音源や参加者のメモから手作業で書き起こしており、職員の負担になっていたという。「会議の内容にもよりますが、正確な記録が必要な会議の場合、一字一句を丁寧に文字起こしする
必要があります。その場合、議事録作成に会議の約4倍の時間がかかっていました。また、議事録用のメモを取りながらでは議論に集中できず、改善が必要でした」と語る前畑さん。

業務負荷軽減のため、パソコンにインストールするタイプの議事録作成ツールを導入した。しかし、会議回数が多い時期は、ICレコーダーに録音した音源をパソコンに移し替える手間と時間をムダに感じていたという。

録音から議事録作成までを1つで完結できる点が魅力。

そうした中、偶然にも展示会でログミーツの情報を入手。すぐにトライアルに申し込み、庁内で約3カ月間使ってみたところ“業務効率化を体感できた”と好評だったことから、令和4年11月に導入が決定したという。「持ち運べてどこでも使え、録音から文字起こしまでを完結できることが便利だと感じました。さらに編集画面で聞き直したい箇所をすぐに聞ける仕様で、修正の手間も削減できます。議事録作成に要する時間は、平均して半分ほどになったのではないでしょうか」と平沼さん。

また、端末にはSIMが内蔵されており、携帯電話回線を通じて、クラウド上にテキストと音声が蓄積されるのもポイント。LAN設備の有無を気にすることなく使え、もしも端末を紛失しても端末自体には何のデータも残らないため、情報流出リスクなどにも備えられるという。加えて、クラウドを利用するため、庁内で不足しがちなローカルストレージの容量を気にせず使える点もメリットだそうだ。

速記者への費用を削減でき、導入メリットはコストにも！

導入前の会議が多い時期には、1時間当たり2～3万円の費用で速記者に業務を委託していたが、その役割をログミーツに切り替えたことで、コスト削減にもつながったという。

「主な活用場面は、会議や部署内の打ち合わせです。私個人としては、日々の打ち合わせでメモ代わりに使うと、議論に集中できることも大きなメリットだと感じています。同社には、活用について細かい要望にも迅速に応えてもらっているので、今後もコミュニケーションを取りながら、さらなる利便性の向上や改善に期待しています」と内田さんは語ってくれた。

CASE2：三重県紀北町（きほくちょう）

■人口 14,350人
■世帯数 7,759世帯
令和5年4月1日時点

財政的に厳しいからこそ、スモールスタートでDXを推進。

令和4年度に、「デジタル社会推進係」を新設した紀北町。議事録作成ツールの導入を検討し、トライアルで活用してみたところ、想定以上の効果を実感。その手軽さも相まって、庁内におけるDX波及の一助にもなっているという。

紀北町企画課デジタル社会推進係
植村和将（うえむらかずまさ）さん

年間で800時間以上も費やす議事録作成を効率化したい。

レジャーシーズンは観光客でにぎわう一方、人口減少や少子高齢化による労働世代の減少などから、財政面で課題を抱える同町。DXによる様々な課題解決を目指してデジタル社会推進係を新設し、意欲的に取り組んでいるという。その施策の一つに、AIを活用した議事録作成ツールの導入があった。「財政的に厳しいからこそ、少ない導入コストで最大限の効果が得られるDXが必要です。その点、“文字起こし”は全ての課に関わる業務で、導入効果を感じやすいはず。取り組む価値はあると考えました」と植村さん。

庁内でアンケートを実施してみたところ、年間800時間以上を文字起こしに費やしていることが分かり、大きな業務改善の成果につながる確信を得たのだそう。

55％の時間削減ができた上導入しやすい料金が決め手に。

当初トライアルを行ったのは、パソコンにインストールするタイプの製品。LAN設備のある場所でしか利用できないことを不便に感じ、ほかにも情報を集める中で、ログミーツに出合ったという。植村さんが注目したポイントは、使用準備がほぼ不要で操作も簡単であること。「これは使いやすそうだと感じ、30分後には資料請求していました。トライアルで使ってみた際、ほぼリアルタイムで文字起こしされていく様子に、それを眺めていた職員全てが驚いていました」。

会議や打ち合わせなどで効果測定をした結果、55％の時間削減を確認でき、本格導入を決定。また、最大の決め手となったのは、月額1万円からスモールスタートできる料金設計だったという。「まずはやってみよう、とトライしやすかったです。時短効果も感じられ、費用対効果が高いと思いました」。

成功体験を周知することが職員の意識向上につながる。

導入後は、様々な規模の会議で使用しており、今後はWEB会議やセミナーでの活用も検討しているそう。また、思わぬ導入のメリットに気づいたと話してくれた。「当初の導入目的は議事録作成の時間削減でした。しかし、もっと根本的な業務改善の可能性を感じました。庁内のDX推進には、まず全職員が“自分事化”という意識をもつことが重要です。その点、この文字起こしであれば効果が見えやすく、ツールの活用で今の業務がラクになる想像がしやすい。つまり、まず自分が率先してツールを使って、その成功体験を周囲に見てもらうことが、職員の意識向上につながると気づいたのです」。

ログミーツに新搭載されたGPT機能も活用している同町。省庁のWEB説明会の内容を文字起こしした後、要約機能でまとめることで、欠席者にも当日中に概要を共有できたという。今後も活用の幅を広げ、小さな業務改善が庁内に波及し、DX推進の手がかりになるのではないか、と未来に期待しているようだ。