「かなり多くの自治体が、広報紙の配布業務を自治会や町内会に委託しているのではないでしょうか。ただ、自治会役員の高齢化や自治会加入率の低下などにより、情報を届けられない世帯が、徐々に増えているようです」と現状を話すのは、同社の城代さん。市街地ならまだしも、1軒ごとの距離が離れている山間部や過疎地域の集落では、役員への負担がとても大きく、配りきれない状況に陥っているのだという。新聞折り込みによる配布を行っている自治体でも、新聞購読世帯が減少していることで、広報物が届かない世帯が増えている。そうした状況を受け、民間のポスティング事業者へ委託を検討する自治体も増えているが、自治体側が求める細かな配布仕様を、確実に履行できる事業者は非常に少ないようだ。
そんな中で、自治体からの問い合わせが多く寄せられているのが、同社が提供する“全戸配達”サービスだ。「広報紙の配布を自治会などに任せている自治体の多くが、“あと数年も経つと全戸に届けることが困難になる”という危機感をもっています」。それらの自治体が複数の事業者に相談した末に、サービスの品質に注目。同社に白羽の矢が立つケースが多いという。
同社が、サービス名を“配布”ではなく“配達”としているのは、届けたい情報を、1軒1軒確実に到達させるという、品質へのこだわりがあるからだという。自治体から発行物配布の相談が入ると、まず自治体側の要望をしっかりとヒアリングし、案件ごとの業務ルールを細かく設定。それを全スタッフと共有した上で、詳細な住宅地図とリアルタイムGPS端末とを所持させて、配達軌跡を管理・監督している。
三上さんは「届けたはずの広報紙がほかの郵便物やチラシなどに紛れ込み、住人が見落とすケースがあります。その際、GPSの記録を確認し、届けた日時を明確にお伝えすることで、クレームに発展することを防げるのです」と話す。
自治体にとって広報紙は、住民との重要なコミュニケーションツールの一つ。それだけに、細かな要望を提示されるケースが多いのだという。「空き家や受け取り拒否世帯には配らない、チラシなどの投かんを禁止している集合住宅の場合は配達時に管理人と交渉するなど、各種の要望は業務開始前に必ずルール化します。また、必要に応じ、配達スタッフ向けの研修や理解度テストなどを実施しています」。
様々なオプションプランで自治体の業務負担を軽減できる点も、同社の強み。デザインや印刷、問い合わせ対応、配達完了までをワンストップで実施可能。また、広報紙を届ける時期にほかの配布物が発生した場合、重ねて配達や、日数はかかるが一緒に封入封かんするなど、柔軟に対応しているという。
「複数の事業者に断られた案件を、当社が実現したケースもあります」と、城代さん。ごみカレンダーやハザードマップなど、特定エリアだけに届けたり、エリアごとに時期をずらしたりすることも可能だという。
広報紙の配布は、それぞれの自治体が自前の予算で独自に実施するのが通例だ。しかし、隣接する2～3自治体が配布時期を調整し、共同事業として一気に配れば、倉庫を集約するなどで効率化が可能に。それにより、全体のコスト削減にもつなげることができるだろう。「離島や山あいの過疎地などがある自治体の場合、“宛名なしDM”と“日本郵政のゆうメール”とを組み合わせ、より精度の高い配達が可能になります」。同社は今後、そうしたアイデアを積極的に提案しながら、自治体の課題解決をサポートする構えだ。
YDM株式会社
営業部 西日本担当
城代 博光（じょうだい ひろあき）さん
営業部 東日本担当
三上 祐毅（みかみゆうき）さん
配達体制
最新の住宅地図とリアルタイムGPS端末を所持し、1軒ごとに丁寧に配達。必要に応じて配達ルートを確認できる体制を整えている。
スタッフ研修
業務マニュアルにもとづく事前研修や、案件ごとの注意点などを確認する配達前研修を実施。業務理解度を確認するテストも行っている。
必要に応じて、媒体のデザイン起こしから印刷、封入封かん、配達、問い合わせ対応、完了報告までをワンストップで実施可能。別々に行っていた制作や印刷業務を取りまとめれば、業務効率化も期待できる。
事前の打ち合わせをもとに、配達に関する問い合わせやクレームにプロのスタッフが迅速に対応する。
●フリーダイヤル対応
●再配達の実施
●除外指定も可能
事前の打ち合わせをもとに、配達に関するルールを設定。広報物が届いていないなどのクレームにもプロのスタッフが迅速に対応する。
サービス提供元YDM株式会社
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【最新版】マイナンバーカードの普及率｜現状の課題と成功事例から学ぶ普及促進のヒント
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