「業務改善やコミュニケーション活性化のため、チャットツール導入に関する相談は増えています。しかし、自治体や金融機関では、セキュリティポリシーの問題で導入が難しいとの声が多かったのです」と語るのは、「伊藤忠テクノソリューションズ」の伊藤さんだ。
三層分離の環境下で、職員が日常業務で使用するパソコンの多くをLGWAN接続に限っている自治体は多い。しかし、現在のチャットツール市場はクラウドサービスが主流。自前で設備を用意し運用するオンプレミス型の選択肢は少なく、それが壁になっていたのだという。
その声を受けて令和3年にリリースされたのが、同社が提供しているチャットツール、トカロのオンプレミス版だ。「クローズドな環境で運用でき、不正アクセスやウイルス感染などの懸念を軽減できます」。
また、実はオンプレミス型はコストメリットも大きいという。「例えば、各自治体が保有する既存のサーバー環境などを活用することで、初期の導入コストを低減できます。月額料金がかからないので、長く利用するほどランニングコストも抑えられます」。
オンプレミス型のメリットは、カスタマイズの柔軟性にもあるという。「セキュリティ面では、ユーザーや端末ごとの利用制限などを細かく設定できるので、各自治体のポリシーに合わせた運用ができます。また、クラウドツールでは機能が自動的にアップデートされることが多いのですが、大幅な更新で使い方が分からなくなり、管理者がそのフォローに追われるという場面をよく見ます。その点、当ツールはアップデートも任意。準備期間を経て、適切なタイミングで更新ができます。もちろん、更新をしないという選択も可能です」。
また、トカロはチャット機能はもちろん、タスク管理やビデオ通話機能などを備えたオールインワンのワークツールだ。例えば、メモを保管・蓄積しておけるノート機能は、異動時の引き継ぎや業務マニュアル、職員間のナレッジ共有などに活用されているという。「機能ごとにツールを切り替えずに済み、複数の契約やアカウントを管理する負荷も減ったと喜ばれます」。
こだわりは“使いやすいUI”にもあると伊藤さんは力を込める。「チャットツールは多くの職員に使われてこそ真価を発揮します。そのため、多くの日本人が直感的に操作できるUI設計を重視。導入初期からスムーズに慣れてもらえるため、管理者側の教育負荷も減るはずです」。ユーザーの声に耳を傾け、使いやすさを追求したことで、同ツールを導入したある県庁では、アクティブユーザー率が8割を超えているという。
こうした利用率の高さには、同社のサポート体制も影響しているようだ。「新たなツールの導入時は、具体的な利用イメージをもつことが難しいものです。理想のイメージを当社の担当者が一緒に考え、その実現に向けたサポートを心がけています」。予算に応じて機能や利用範囲を最小限に絞ったミニマムスタートも可能で、費用対効果のシミュレーションもサポートするという。
「導入後は、活用状況に応じたフォローアップを行っています。例えば、どんなメンバーのグループをつくるとコミュニケーションが活性化するかなど、これまでのデータをもとに、次の活用ステップに向けて支援します」。多機能かつカスタマイズの自由度も高いからこそ、導入後に定着するまでの伴走支援を得られることは心強い。
「コストをかけてツールを導入しても、使われなければ意味がありません。国産ツールならではの“かゆいところに手が届く”サービスを、これからも目指していきます」。
伊藤忠テクノソリューションズ
伊藤 耕作（いとう こうさく）さん
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サービス提供元伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
