社会全体のDX機運の高まりとともに、自治体でも電子決裁システムの導入やペーパーレス化が進みつつある。しかし、財務会計システムに関連する請求書などの文書については、遅れているのが現状だ。理由として、自治体が地域の中で取引する事業者には、紙の請求書しか発行していない場合が多いことが挙げられる。「業務の電子化を目指していても、最初に請求書を紙で受け取ると、決裁・審査から保管までが全て紙での作業になってしまいます。その結果、電子データと紙が混在し、運用が煩雑になっています」と宮尾さん。
こうした状況を改善するために、令和4年にリリースされたのが「invoiceAgent（インボイスエージェント）電子取引」だ。リリースの背景には、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始に伴い、官民ともに文書の電子化が進み始めたことがあるという。
「当社はこれまで、帳票管理ソフトを軸に自治体や企業を数多くサポートしてきました。その中で、取引する双方に情報が紙で渡され、それをデジタルに再変換するというアナログな業務プロセスに疑問を感じ続け、同サービスの提供を開始しました」。
同サービスでは、事業者が作成した請求書をそのままクラウドにアップロードすることで提出が完了。提出されたファイルにはタイムスタンプが付与され、自動で保存される。紙の請求書でも、自治体側でスキャンしてPDFをアップロードすると、電子請求書との一元管理が可能になる。
事業者が提出する際はアップロードするだけで、ほかに複雑な作業は発生しない。1カ所に大量のデータが提出されるが、保存されたデータは、事業者や請求書の日時など、条件ごとに検索するといつでも取り出すことができる。「当社は長年帳票ビジネスを展開していますが、日本社会で紙が残存している背景には、既存の商習慣を変えることへの抵抗感があると思います。このサービスが“紙よりも効率的”というイメージに変える役割を担いたいと考えています」。
請求書を提出する事業者は、専用のソフトをインストールしなくても、インターネット環境があれば利用可能。IDとログインパスワードを設定するだけで、簡単に利用できる。「PDFファイルで請求書を送信するだけなので、事業者に負担をかけません。このサービスの利用により、多くの地域事業者が電子請求に移行し、取引の電子化が加速することを期待しています」。法律や制度が今後見直された場合にも柔軟に対応し、社会動向に合わせた機能拡大も積極的に行っていくという。
令和4年に実証実験を行った自治体と事業者からは、“本当にこの作業だけ？”という驚きの声や、“印刷や郵送も不要で業務が効率化される”など喜びの声が上がっている。クラウドでのやりとりとなることで、実際に職員が作業した時間を計測したところ、現行業務に比べて約4割の削減効果が確認できたという。
請求書が紙から電子に変われば、受け取り後の決裁・審査・保管といったプロセスまで、一貫した完全電子化への道が開けるだろう。「ペーパーレス化による郵送費削減や保管スペースの削減、ひいては会計事務の内部統制やコンプライアンス意識の向上にも寄与します。こうした“無理のない電子化”が地域の事業者にも広がることで、幅広い業務の最適化につながると考えています」。様々な事業者とやりとりする自治体が主体となり同サービスを活用することで、地域全体にも電子化が波及していくのではないだろうか。
ウイングアーク1st
営業本部 公共ソリューション営業部 担当部長
宮尾 敏郎（みやお としろう）さん
紙の請求書であっても、スキャンしてPDFに変換すれば自動でデータ化され、電子の請求書とともにクラウド上で管理。紙の書類しか発行できない事業者からは郵送で受け取っても同様に対応できる。
事業者が専用のソフトを入れる必要はなく、ブラウザからIDとパスワードでログインし、ファイルをアップロードするだけ。フォームなどへの再入力も不要で、事業者に大きな負担がない。
電子帳簿保存法やインボイス制度など、今後の見直しに合わせて同社が柔軟に対応。変化を繰り返す社会動向に合わせ、機能拡張も積極的に行うため、その都度使いやすいものへと更新される。
自治体
全てクラウド上で確認でき、受領や振り分けの手間が省けます。保管スペースの削減にもなりますね。
事業者
請求書のPDFをクラウド上にアップロードするだけなのでとても簡単です。事業者間の取引にも使いたいと思いました。
約3カ月の無料トライアルが可能です。実証実験についてもご相談ください。現在の運用状況や適合性の確認後、最短2カ月で開始可能です。
サービス提供元ウイングアーク1st株式会社
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