複雑で不便な粗大ごみ収集を便利で効率的に改善したい。
粗大ごみの複雑な収集プロセスが課題だった同市。市民からの収集申し込みは委託先のシルバー人材センターが受け付け、市が取りまとめた後、複数の業者へ収集を依頼。それらの情報は全て紙の書類で管理され、1度の収集に約5週間の事務サイクルを費やしていたという。
「そのため、依頼から収集までに最長4週間という期間が必要でした。また、窓口も平日9～17時の電話受付のみという不便さ。運用する側としても、書類の手渡しやFAXなどアナログ管理による作業の煩雑さが大きな問題でした」と片岡さんは話す。
今回、同市がアナログからの脱却を検討した背景には、国によるデジタル・ガバメント実行計画の策定がある。行政が担うサービスを、デジタル技術やデータ活用によって利用者目線に立ったものへ改革する必要に迫られていた。
そんな中で、なんとかニーズに合致したシステム導入をかなえたいと、複数のサービスを検討したという。「マイナポータルを使ったシステムも検討しましたし、複数社から資料も取り寄せました。しかし、委託先が複雑化している私たちにはどれも導入負荷が大きいものでした」。
既存の委託業務はそのままにデータだけをデジタル化する。
同市が求めていたのは、業務の一部をデジタル化するものではなく、現場の作業効率がアップするような包括的なシステムだったという。その模索過程で出合ったのが「sodai.jp」だった。「他自治体での導入事例の記事を読み、これまでにはない“収集業者と共同で開発したシステム”という点に期待感をもちました」と片岡さん。
同サービスは、ITソリューションを手がける「アロハワークス」が提供する、粗大ごみ収集専用のネット受付システム。インターネットブラウザを介し、24時間365日受け付けが可能になる。さらに、収集業務についてもペーパーレス化による効率化や、収集状況をリアルタイムで把握できるなど、業務全体の負担を軽減できるものだ。
同市のケースでは、収集業者3社をうまくマッチングさせる必要があったが、システム上で解決するには費用がかかりすぎるという障壁があった。しかし、同社からの提案で、市民に自ら収集地域を選択してもらうことで、大がかりなシステム導入を回避。ほぼ既存の体制のまま受付データだけをデジタル上で管理できたことで、スムーズな導入が実現した。
煩雑で曖昧な業務を自動化し導入メリットを明確化。
本格運用前に2カ月間の内部運用も行ったが、システムの管理画面が分かりやすく容易に操作できることで、デジタル端末に不慣れな担当者にも受け入れられたという。今までは担当者によって判断にブレが生じていた粗大ごみの項目分けや、収集時のルート策定業務なども自動化できた。片岡さんは「急な予定変更など、担当者同士が直接連絡し情報を共有する必要がありましたが、データがクラウド上に一元化されたことで今後はそのような連絡の手間も不要になるのでは」とさらに期待を寄せる。
市民にとっても申し込みが24時間可能になっただけでなく、回収までの期間が最短2日に短縮されるなど、メリットは大きい。市民、自治体、事業者それぞれに“三方よし”の脱・アナログ運用といえるだろう。「自治体により課題は千差万別だと思いますが、システム導入は目的ではなく解決手段です。現場のヒアリングに時間をかけ、システム導入のねらいを関係者間で可能な限り共有することが必要不可欠ですね」。
清須市 市民環境部 生活環境課
片岡 健嗣（かたおか けんじ）さん
より少ない導入負担で実現した市民・自治体・事業者の“三方良し”。
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