徳島県小松島市愛媛県伊予市福岡県八女市

公開日：2022-08-30

議事録作成の時間を大幅削減し、小さなDXの推進を実現する。

情報政策

読了まで：13分

多くの自治体が頭を悩ませる議事録作成の業務効率化のため、AI音声文字起こしツール「ログミーツ」を導入した岡山県。導入背景やツール活用の展望についてデジタル推進課の岡田さんと「時空テクノロジーズ」代表の橋本さんに話を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.21（2022年8月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社時空テクノロジーズ

使い慣れた類似品の課題をクリアできるツールを探す。

左：岡田真康（おかだまさやす）さん
岡山県総務部デジタル推進課主幹

右：橋本善久（はしもとよしひさ）さん
時空テクノロジーズ代表取締役CEO 兼開発責任者
デジタル田園都市国家構想応援団理事

―岡山県では今年5月にログミーツを導入したと聞きました。

岡田：行政機関なので、文字として記録を残す作業がとにかく多いのです。会議後の文字起こしは録音を聞き直し、打ち直しの繰り返しで、実際の会議の3倍から5倍くらいの時間がかかります。この時間がもったいないと、当県ではすでに音声文字起こしソフトを導入していました。しかし、音響設備が整ったところでしか使えないのがネックだったのです。

民間施設も含め会議室ごとに手づくりした写真つきのマニュアルを用意し、対応していましたが、“使い方が分からない”と連絡があると、会場までかけつけることもしばしば。どうにか改善できないかと、担当者として思っていました。

―その中で、ログミーツに乗り換えるきっかけは何でしたか？

橋本：長野県庁さんからの紹介と聞きましたが、経緯はどのように？

岡田：庁内の職員からも“音響設備がなくても使える音声文字起こしツールが欲しい”と要望が出ていたのです。調べている中で、長野県庁さんがログミーツの実証実験をしているという記事を見つけて、すぐに問い合わせました。音響設備がない場所でも本当に使えるのか、精度はどの程度なのか、誰でも簡単に操作できるのかなど、実際に使っている担当者の生の声を聞くことができました。

橋本：確かにそこは、メーカーよりユーザーの意見の方が、断然説得力がありますよね。

岡田：自治体同士ですから、使用感などをざっくばらんに聞かせてもらえました。問い合わせたのは昨年12月中旬で、無料トライアルの話を庁内にもちかけたのが1月半ば。その1週間後には、ほぼ全ての部局から試したいという回答が返ってきました。トライアル期間は2月から1カ月半ほど。各部局で使い勝手や精度を試せるだけ試して、みんなが納得したところで5月から正式導入することになりました。

利用者の多くが評価したというログミーツの魅力とは。

―かなりスピーディな導入のようですが、その決め手は何でしたか？

岡田：最大の決め手は音響設備がない場所でも文字がサクサク起こせるところ。しかも、会議室から離れた場所でも、ログミーツ・エディタ（編集画面）を立ち上げれば、同時に編集作業ができるのです。ほとんどタイムラグなく、パソコン側に文字が送られてくるので、外で会議をしている内容を庁内の職員が編集することもできます。

―議事録づくりに苦労してきた人にとっては、魔法のようなツールですね。

岡田：ログミーツは対面会議用のモバイル端末に加え、オンライン会議用のWindowsアプリがあるのも魅力です。様々な会議で活用できるため、費用対効果も出やすいと思います。ボタン1つで操作が簡単なので、職員間に普及させるのもスムーズでした。導入してから数カ月が経ちますが、使い方が分からないという人がおらず、質問が来ないので、自分たちの業務もラクになったと感じています。

DXは、業務を効率化させ、行政サービスを向上させることが目的です。今回の導入がDXの小さな成功体験の1つになり、こうした積み重ねが大事だと感じました。

橋本：私は元々ゲーム開発者なのですが、ゲームと同じようにマニュアルがなくても直感的に使いこなしてもらえるように心がけて設計しています。職員の皆さんがマニュアルや問い合わせなしでログミーツを使ってくださっていると聞いて、とてもうれしく思います。

今後、聴覚障害のある人との交流にも活用を検討中。

―正式導入して数カ月経ちますが、使い心地はいかがですか。

岡田：当初期待していた、議事録作成の効率化については十分満足していますが、それ以外に最近は耳の不自由な方とのやりとりに、非常に有効であると気づきました。昨今のコロナ禍で、皆さんの口元はマスクで隠されていますよね。会話の際に口元を見て情報を読み取っている方にとって、それは想像以上に不便なことのようです。ところが、ログミーツを使えば、音声がほぼ同時に文字化していくので、交流がスムーズになります。

庁内にも耳が不自由な職員がいるのですが、職員研修の際、ログミーツを使ってみようという話が出ています。それでうまくいけば、窓口対応にも活用できることになりそうです。

橋本：色々工夫しながら活用してくださり、本当に感激しています。

岡田：聴覚障害のある方向けの活用という点でいえば、もう少し文字や画面が大きい端末があってもいいかなと思っていますがいかがですか。

橋本：貴重なご意見をありがとうございます。ユーザーさんからの声が、開発の方向性に大きく影響します。今後、そういった声をヒアリングする機会も積極的に設けていきたいと考えています。そして、より多くの方々に親しまれるツールに育っていってほしいと思っています。

問い合わせから契約まで約4カ月！岡山県から学ぶポイント

1.実証実験をした他県に使用感のホンネを聞く

事業者に問い合わせる前に、すでに実証実験をしていた長野県に連絡し、ユーザー目線で文字起こしの精度、使用感など気になる点をヒアリングした。

2.無料トライアルを活用し契約前に問題点を解決

約1カ月半の無料トライアルを実施。その期間中に、実際に使うことで出てきた課題を洗い出し、解決した上でスピーディに導入を決定した。

3.全庁を巻き込むことで多くの職員が納得

無料トライアルを全庁で実施したことで、使用感や利便性を広く共有できた。多くの職員が便利さを実感し、導入希望部局が多数に。スムーズに契約できた。

case1
議事録作成の労力を軽減し、メモ代わりとしての活用も！

愛媛県伊予市　人口／35,944人　世帯数／16,154世帯（令和4年5月31日時点）

伊予市企画振興部
右：企画政策課係長曽我部雅之（そがべまさゆき）さん
左：地域創生課主査福本辰巳（ふくもとたつみ）さん

頻繁な会議の開催に伴い、常に議事録作成の業務に追われていたという伊予市では、今年ログミーツを導入。無料トライアル後、すぐに契約したというが、導入の背景や決め手となったポイントについて話を聞いた。

議事録づくりの負担軽減と事業者との会話記録に活用。

同市では2週間に1度、市政に関する会議を開催していた。担当職員は会議のたびに発生する議事録作成業務に、かなりの時間と労力を割いており、負担に感じていたという。「ほかの仕事の合間を見つけながら文字起こしに1週間、その後、出席者に校正してもらい、修正するのに1週間かかっていました。終わったと思ったら、すぐに次の会議です。議事録作成が永遠に続く状況でした」と企画政策課の曽我部さんは振り返る。

どうにか解決できるサービスがないかと検討する矢先、ログミーツの情報を入手。ルーティンに割く時間を少しでも削減できればと思い、すぐに問い合わせてデモを見せてもらうことにした。「私も含め職員たちは、ボタン1つで会話が次から次に文字に起こされるのを見て、正直、これはすごいと興奮してしまいました」。無料トライアル期間に、実物を使用してみてからは、イチから文字を起こすよりログミーツを使った方が圧倒的にラクで、作業時間を短縮できることを体感しているという。

また、地域創生課の福本さんは議事録作成の用途以外にも活用しているそうだ。「今の部署では、外部の事業者と打ち合わせをする機会が多いので、商談の内容を記録に残す必要がありました。その際、記録をログミーツに任せることで、話しながらメモを取るよりも、目の前の会話に集中することができたと感じます。聞き漏らしが許されない重要な場面で、音声通りに一字一句記録を残せるのは大変ありがたかったですし、後で音声も聞き直せるという安心感が得られました」。

このように活用の幅が庁内に広がっていく中で、“一度使ったら手放せない”というコアなログミーツファンも確実に増えているという。

使用感、価格、セキュリティ、3つを比較して導入を即決。

導入に至るまでかなりスピーディだったという同市だが、その決め手となったポイントを曽我部さんはこう語る。「ボタンを押すだけで誰もが簡単に使えます。価格もテープ起こし業者に依頼すると、1時間1万5,000円程度ですが、ログミーツは1カ月20時間当たり1万円から。少額から始められるのでハードルが低く、コスパも良いと感じました。3つのセキュリティ認証を受けていることも自治体としては大事なポイントです。他社製品も検討しましたが、条件を比較するとログミーツしか残らなかったのです」。

今回の導入について同市では、「あくまで肌感覚ですが、議事録作成について、時間と労力がほぼ半分までカットできました。業務効率が上がれば、人手不足の解消につながり、残業が減る分、予算縮小にもつながります。持続可能な行政運営という観点からも非常に有効でした」と手応えを語った。

case2
ツール導入と清書サービスの活用で業務時間の削減へ。

福岡県八女市　人口／61,047人　世帯数／25,447世帯（令和4年7月1日時点）

八女市総務部 DX推進室 DX推進係
左：倉山葉介（くらやまようすけ）さん
右：高橋翔（たかはししょう）さん

ログミーツの導入を「自治体にとって大きなメリットになる」と語るのは八女市DX推進係の担当者。多くの職員が課題に感じていた議事録作成の業務負担が減ったほか、想定外の使い方も発見したという。

職員が4,311時間も費やす議事録作成の業務効率化。

DX推進係の仕事の1つに、職員への聞き取り調査がある。日々の業務の困り事や、デジタル化が望ましい部分についての洗い出しだ。その中で“会議後に録音したデータを文字起こしするのが負担だ” “何回も聞き直して書き直す作業にかなり時間がかかっている”という議事録作成に関する意見が、多数寄せられたという。そこで詳細を調べようと、全職員を対象としたアンケート調査を実施。結果を集計すると、年間4,311時間もこの作業に時間を費やしていたことが分かった。

「国の自治体DX推進計画にAI・RPAの活用が推奨されていたこともあり、AIを使った音声文字起こしツールが有効なのではないかという話になりました。情報収集をする中で目にとまったのがログミーツです」と倉山さん。すぐにデモ機を借りて、無料トライアルをスタートさせたという。

「使ってみた職員はイチから文字起こしをしなくて助かる、会議が終わったら自席に戻って修正をするだけだと非常に感激した様子でした」。実際に、導入後に議事録作成にかかった時間を再調査すると、5割程度が削減された見込みだという。

ログミーツの意外な活用と便利な「手動清書サービス」。

導入後、同市では議事録作成という当初の目的以外に、異なる使い方でも活用しているそう。「ログミーツは録音と同時に文字起こしされるので、上長たちが参加する会議を、別室からログミーツの編集画面を介して、視聴させてもらっています。コロナ禍で会議室に入れる人数に制限があるため、遠隔で議事録を作成しながら、ほぼリアルタイムで会議を視聴できるのはありがたいです」。

今年4月からは、新しくリリースされた新オプション「手動清書サービス」を早速活用しているという。文字起こしは人力でもツールを利用しても、結局のところ手直しが必要だが、このサービスを利用すれば、テープ起こしのプロが清書してくれる。編集画面にあるボタンから簡単に依頼でき、見積料金を確認後、正式に依頼できる仕組みだ。「できあがり時間も応相談で、先日、急ぎで必要なときに依頼したところ、すぐに上げていただき大変助かりました」と、満足のいく仕上がりだったようだ。

「これからも新機能が登場すると聞いています。実証実験をするときには、ぜひ当市へお声がけいただきたいですね。DXは業務そのものが変革して便利になるものだと考えているので、これからも活用を推進していきたいです」と高橋さん。今後のアップデートに期待を寄せているようだ。

case3
AI音声文字起こしツールが全庁的なDX推進のきっかけに！

徳島県小松島市　人口／36,128人　世帯数／17,181世帯（令和4年6月30日時点）

小松島市総務部企画政策課
田中昭至（たなかしょうじ）さん

小松島市では、“予算と時間をかける前に、もっと気軽なDXを”という若手職員の意見から、ログミーツの無料トライアルを開始した。これをきっかけに、多くの職員がDXを自分事として捉え、推進の機運が高まり始めたという。

現場に即したお手軽DXは若手職員の声から始まった。

全国的な広がりを見せる自治体のDX推進。同市でも昨年からチームを組み、新たなソリューションを導入することで、業務改善をいかに進めていくか議論を重ねてきたという。「そんなとき偶然、出合ったのがログミーツでした」と企画政策課の田中さん。議事録作成の負担軽減は各部署の共通した要望だったため、すぐにでも試してみたいと思ったが、「新しいものやサービスを導入するとき、役場では業務量調査から着手するのが通常の流れ。今回も当然、そこからスタートするものと思っていました」。

ところが、若手職員から“業務量調査をする時間も作業も、職員に負荷がかかる” “実際試してみてから検討してはどうか”との声が上がったそうだ。その声に背中を押される形で始まった試用期間だったが、発言した言葉がリアルタイムに文字化されることに驚き、効率の良さ、操作の簡易性を実感したという。

議事録作成については、100時間の会議に対して56％の業務時間の削減効果があったそうだ。「文字起こしは録音状況にもよりますが、個人的な感覚でいうと実用レベルで正しく変換されています」と、満足しているという。「類似製品と比べた際のログミーツの魅力は、集音性能です。モバイルレコーダーにミニマイクやスピーカーを接続する端子があり、質の高い録音が可能です。音声の状態が良ければ、文字の変換精度は上がり、その後の手直しもラクになります」。

同社には以前から卓上マイクやスピーカーなどの音声機器があり、今年4月に利用頻度が高い機材をセットにしたマイク拡張パッケージの提供を開始した。

職員が自発的に、当初の予想を超えた使い方を模索。

当初は議事録作成用のツールと考えていたが、モデル事業のヒアリングや研修の活動記録の作成など、現場の職員が自発的に考え、色々な用途で活用できないだろうかという提案が出始めているそうだ。「本来DXとはツールやソフトを入れることが目的ではなく、使い手の思考と行動に良い変化をもたらすものだと考えています。ログミーツの活用によって、仕事のやり方が変わることを分かりやすく体験できたと思います」と大きな手応えを感じているという。

「当市も多くの職員が業務改善に対して課題感をもっていますが、日々の仕事に追われ、そこに費やす時間がなかなかもてません。そんな中、ログミーツの導入はDXを身近に感じる良い機会だったと思います。自分たちの目の前の仕事を、いかに効率よく、ラクにしてくれるのかを実感できたのではないでしょうか」。こうした小さな成功体験が、庁内に波及していくことで、今後のDX推進に大きな影響を及ぼすと確信しているそうだ。

録音環境が大事！
大人数の会議も対応可能なマイクとスピーカー。

文字起こしの精度を高めるには、高品質の集音が重要となる。同社では高精度の文字起こしで、さらなる業務効率化を図るために、大人数の会議でも録音ができるマイク拡張パッケージを提供している。手のひらサイズのモバイルレコーダーにマイクを接続すれば、10～20人の会議はもちろん、大きな集会場での講演会にも対応可能だ。

〈特徴〉
●モバイルレコーダーには3つの接続口があり、マイクの出力端子をつなぐだけ。
●会議の規模に合わせて選べるように、ケーブルの長さも3種類用意。