人として認めてもらう
これまで一緒に働いた職員の中で、どうも折り合いが悪いなという人はいませんでしたか。係長であるあなたはチームマネジャーですが、スタッフは選べません。スタッフは、年齢・性別・経歴のみならず、性格もバラエティーに富んでいます。スタッフから見れば係長は上司にあたりますから、最後は命令で動きますが、それよりも何よりも、人はマインドで動くものです。例えば、同時に複数の仕事を抱えているとき、気の合わない上司からの仕事を後回しにした経験はありませんか。それが普通なのです。
上司だからと居丈高に振る舞っていては、スタッフの心は離れます。まずは“あなた”という人を、スタッフに受け入れてもらうことが大切です。
“さん”付けで呼んでもらう
あなたの役所・役場では、「係長」と役職名で呼ぶことが一般的でしょうか。それとも、「〇〇さん」と名前で呼ぶことが一般的でしょうか。実は、役職名には上下関係が含意されています。「社長様」という用法は誤りという話を聞いたことはありませんか。「社長」そのものが尊称であるため、「様」を重ねると二重敬語となるのです。
さらに、スタッフの中には、再任用の先輩職員がいることもあります。ぜひ、上下関係を内包する役職名ではなく、「〇〇さん」と呼んでもらうことを奨励し、フラットな人間関係を築くとともに、自由闊達な意見交換がしやすい職場風土をつくりましょう。
とはいえ、役職で呼ぶことが染みついている役所・役場では、「今度の係長はああ言ってるけれど本気かな」と、皆、疑心暗鬼です。私は本気度を示すために、娘が描いた私のイラストに「どうぞ安部さんと呼んでください」という吹き出しを加えたものをパソコンの背に貼っています。
職場の「お父さん」、「お母さん」たれ
フラットな関係は、円滑な人間関係づくりと自由闊達な意見交換がしやすい職場風土づくりに大切です。しかし、あなたはそのチームのマネジャーですから、完全にフラットというわけではありません。
私は、職場はチームであるとともに、職員を疑似家族と考えており、We are one family.と唱えています。人間には所属の欲求があり、「ここは安心できる場所だ・自分がいていい場所だ」と認識されない限り、いい仕事はできません。そして、チームを構成する職員を家族としてみると、係長は家長です。男性であればお父さん、女性であればお母さんに相当します。子どもにとって親とは、絶対的存在であるとともに、無償の愛を注いでくれる存在でもあります。子どもを甘やかせてばかりいたら自立できませんし、いつも厳しくあたっていたら虐待です。
かつては厳格なアプローチの上司もいましたが、現代では通用しません。反対に、スタッフに丸投げ、自由放任では、マネジャーとしての役割を果たしていません。
そこで、コミュニケーションを図るとともに、スタッフとミッション・ビジョンを共有して成果を挙げていく仕掛けとして、1on1ミーティングとチームミーティングを紹介します。
1on1ミーティング
1on1ミーティングとは、外形的には個人面談に似ていますが、目的が異なります。個人面談はマネジャーが主体となって進捗管理などを行うものですが、1on1ミーティングの主体はスタッフです。スタッフにどんどん話してもらいながら気づきを促すとともに、一緒に方向性を見出していきます。
一部の民間企業では、1on1ミーティングを毎月行っていますが、これは、企業へのエンゲージメント（組織に貢献していこうという社員の意欲）を促すとともに、実は転職防止策でもあります。公務員の場合、終身雇用と出勤（オフィスワーク）が原則ですから、年数回で構わないでしょう。
着任してはじめはありのままの様子を観察し、一週間が経過する頃、次のように切り出してみましょう。
「まずは一週間、おつかれさまでした。これから一緒に仕事をしていくに当たって、担当者でなければ分からないこともあるので私に教えてほしいと思っています。そこで、来週、担当者ごと1人ずつミーティングする時間をください。聞きたいことはこれです」
次に、項目を書いたペーパーを配ります。その一例を挙げます。
1．市役所内および市役所外での経歴 ※中途採用者が存在する場合
2．担務とその類型（庁内調整、対外交渉、計算、文書作成など）および割合
3．年間における事務の繁閑
4．担務または係の長所および短所
5．改善したいこと、やりたいこと
6．本年度の業務上の目標
配布後、「聞くことはこれです。回答は口頭で構いません」と伝えることで、スタッフとしては内容を予知することにより安心できるとともに、回答の準備ができます。項目1から3は事実ですが、4から6は評価であり、考え方です。客観的事実から入るこの順で聞くことにより、自ら無理なく日々の反省や目標の設定に到達することができ、セルフマネジメントのきっかけとなります。
1on1ミーティング当日
当日は、何でも話せるよう、また、プライバシーに配慮し、別室を用意しましょう。さらに、私は飲み物を用意しました。もちろんおもねる必要はないのですが、アイスブレークのための小道具です。
さて、いきなり仕事の話に入ると少し重い感じがしますね。とはいえ、プライバシーに関する話から始めるのも予告内容とは異なり混乱します。スタッフが心を開いて話すためには、まずはマネジャーが心を開く必要があります。そこで、
「この仕事は初めてなので不安に思って着任したのですが、数日間見ているとベテランであるあなたの仕事ぶりは安定していて、とても期待しています」
「お互いに異動してきたので初めての仕事ですね。先輩方を見習ってともに早くマスターしましょう」
といった具合に始めるのが適切でしょう。
アイスブレーク→スタッフ側からの考えの表明→マネジャーとしてのアドバイス→合意形成へとステップを踏むと、30分間はかかるはずです。十分な時間を設定しましょう。
1on1ミーティングで意思疎通を図るとともに、人としてのあなたを認めてもらうことができます。これは、あなたと個々のスタッフとの間の一対一の関係づくりです。次はいよいよチーム化で、これにはチームミーティングが役立ちます。チームミーティングについては、次回お話ししましょう。
プロフィール
安部 浩成（あべ ひろしげ）さん
千葉市総務局情報経営部長。1993年千葉市役所に入庁。総務課、政策法務課、行政管理課、中央区税務課、保健医療課、障害者自立支援課、都市総務課、教育委員会企画課を経て、人材育成課長補佐、業務改革推進課行政改革担当課長、海辺活性化推進課長、中央図書館館長などを歴任。2021年より現職。厚生省（当時）や千葉大学大学院、市町村職員中央研修所（公益財団法人 全国市町村研修財団）への派遣経験を有する。研修所では教授として、講義や研修企画等を通じた人材育成に携わる。主な著書に『はじめて部下を持ったら読む 公務員のチームマネジメント』（2020年、学陽書房）『仕事がうまく回り出す！ 公務員の突破力』（2020年、ぎょうせい）がある。雑誌寄稿は「新任昇任・昇格者の行動力」（『月刊ガバナンス』2020年３月号、ぎょうせい）他多数。人材育成と行政改革がライフワーク。趣味は旅とフィットネス。
著書
『はじめて部下を持ったら読む 公務員のチームマネジメント』（学陽書房）
『自治体職員のための市民参加の進め方』（学陽書房）他多数
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