全庁統一の“伝わる広報シート”で、職員の広報マインドを育てる。

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区民の意見を活かすため、毎年実施している「杉並区区民意向調査」。過去５年の結果を見ても、回答者の約95％が“住みよい”“まあまあ住みよい”と答えるなど、愛着心が強い同区。しかし、平成27年度の調査において、区からの情報が伝わっているかという設問に対し、“伝わっている”と回答したのは36.9％だったという。

この結果に危機感を抱き、平成29年に策定したのが、全庁統一で取り組む新たな広報戦略だった。

※下記はジチタイワークスVol.17（2021年12月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。

広報は広報課がするもの、から“各課の職員が考えるもの”へ。

前述の意向調査の結果を踏まえ、区民に伝わる広報活動の手法について検討を進めるために、まず広報や宣伝活動などに精通した“杉並区広報専門監”を公募した。そこで着任したのが、グラフィックデザインなどを手掛ける傍ら、NPO法人の広報活動支援や広報講座などをしていた谷さんだ。当時は“広報は広報課がするもの”という雰囲気があったため、「その認識を変えようと、全庁的な視点で広報活動に取り組むことを戦略に盛り込みました」と、谷さんは振り返る。

その手段として導入したのが、各課で広報活動が必要となった際に、この事業は何のために取り組んでいるものか、今回は誰に対して、何を、どのような手段で伝えるのかを明記する２種類のシート。「職員の立場からすると、期日が迫って慌ててチラシやリーフレットを作成するといったことが多く、広報は後まわしになりがちです。あくまで事業開始や運営が優先で、事業の目的を改めて考えることがなかったので、これらのシートは目からうろこでしたね」と、広報推進担当の奥山さんは話す。

部署や役職問わず、全職員が伝わる広報を意識できる機会を。

広報課では、各課の広報活動をサポートする上でシートを活用した２つの取り組みを行っている。１つ目は、“重点広報活動”。これは各課の様々な取り組みの中から、広報活動を特に強化する事業を毎年選定。その担当課と早期に連携しながら広報を進めるといったもの。「双方でスケジュールや情報を共有することで、広報物の制作時期や情報発信の機会を逃すことがなくなりました。進行も最大限のサポートができます」と奥山さん。ここでは、“区民に伝わる広報シート”（以下、広報シート）を活用しながら、いつ、どのようなメディア（広報紙、SNSなど）を使って広報するかの計画を、１年間のロードマップに集約。事業準備と情報発信を同時に管理しているという。

２つ目は、“広報相談”。重点広報以外の相談に幅広く対応するためのもので、広報シートを簡略化した“情報発信整理シート”を活用する。「シートを書くことで、担当者自身が、そもそもの事業の目的や、何のために情報発信をして、区民にどんな行動をしてほしいのか、といったことが整理できます」。

このような職員の広報活動において必要不可欠なのが、各課の理解や協力だ。その風土をつくるために、広報研修には、管理職昇任前の職員を対象としたプログラムを実施。また、若手職員に対しては、区内の個人的なお気に入りスポットを自ら写真撮影し、区公式SNSで紹介する連載企画、「My favoriteすぎなみ」シリーズへの投稿を任せている。企画した奥山さんは、「課に関係なくリレー形式でつないでいますが、同じ課の職員が登場することで、庁内でも興味を持って見てもらえます。こういう広報媒体があるんだと考えるきっかけになれば……」と、職員の誰もが、広報を自分事として捉えるきっかけをつくっている。

■職員の広報マインド向上を促進する２つの柱

シートの活用が少しずつ浸透し、職員の行動にSNSでの反響も。

谷さんは庁内の優れた広報活動を表彰するPRアワードを立ち上げ、その結果を職員報で伝えている。令和２年度のSNS部門で受賞したのは、杉並清掃事務所の作業係が行った広報事例。緊急事態宣言下でごみ収集をする際、区民から感謝の手紙がごみ袋に貼られていたことに対し、“お礼の気持ちを伝えたいがどうしたらいいか”と、広報課に相談。感謝の言葉を書いた手紙を職員が持ち、自分たちで撮影した写真をSNSで配信したところ、多くの反響があったそう。「実際に私たちの情報が区民に伝わっていることを、庁内の職員も実感できたと思います」と、谷さんは今後も職員の積極的な広報活動に期待を寄せている。