書類作成に追われる担当者、必見！

道路規制情報の周知業務とは、県や町、民間の工事、災害などによる全面通行止め、片側交互通行の道路規制情報を集約後、内部決裁を経て外部関係機関に周知を行う業務のこと。これまで課では「規制願文書作成（工事担当）」「内部審査用文書作成（維持管理課 規制担当）」「周知用文書作成（維持管理課 規制担当）」といった3つの書類を作成していました。

しかし実は書類の中身はほぼ同じ。これを担当職員が年間約140件処理していたのですが、書類作成のためだけに割く時間は相当なものでした。さらには関係機関に対しても紙ベースで周知内容を郵送していたため、情報の共有にも時間がかかっていたのです。

ほかにも、周知業務を紙ベースで管理しているため、通行規制内容をすぐに把握できず問い合わせに迅速に対応できないといった問題点も生まれていました。

データベースのフル活用

そこで維持管理課はまずデータベースの活用による事務効率化を目指し、ツールを作成。情報はデータ上で保存されるため、1度の文書作成で複数段階の決裁を終えられるようにしたのです。さらに1ページ内で規制内容や進捗状況などの把握が可能になったことで、県民からの問い合わせがあった場合には担当者でなくともすぐに確認して対応できるような仕組みができあがりました。

さらに、ここで作成されたデータをHPとも連動させることで、県民は県HPにアクセスすれば最新の規制情報が見られるように工夫。それだけではありません。なんと、グーグルマップの機能を活用し、規制情報をよりわかりやすく表示するようにしたのです。

結果、書類作成にかかっていた140件×1.6時間＝224時間、照会対応にかかっていた120件×10分＝20時間、合計244時間もの業務時間が削減になりました（1件あたりの対応時間は概算）。担当者は「今回の内部決裁システムと外部向けの地図サービスを連携させた仕組みは他の業務でも使えると思われるため、仕組みの横展開を目指したい」と意欲的です。今後も随時改善を重ねていき、さらなる進化を目指すそうです。

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