保育所の申込手続は複雑だ。保護者の状況によって提出書類が異なり、窓口での説明も時間がかかる。この負担を減らすため、浦安市では一連の手続きをシンプルにしている。
まずは、口頭で説明していた内容を網羅した動画を作成してYouTubeにアップ。入園案内書などに二次元コードを掲載し、窓口では動画で詳細が分かること、時間や場所を問わず繰り返し見られることを案内し、閲覧を促した。これにより1名当たり40分程度かかっていた説明時間を約5分まで削減。ピーク時には2時間近くに及んだ待ち時間も30分以内まで短縮できた。
また、年々複雑化する書類も、記入箇所をできるだけ削った上で複数の書類を統合。記入の手間を軽減しつつ、書き間違いなどの不備も減らすことができた。保護者からは「以前と比べ、すっきりして分かりやすくなった」と好評を得ている。他にも、入園待機順の問い合わせには、職員がデータベースを構築して対応。紙の書類をめくっていた頃には15分ほどかかっていた作業が、約3秒で可能になった。今後はSNSによるリアルタイムの情報発信や書類の電子化なども視野に入れ、さらなるサービスの向上を目指しているという。
