盛岡市
都市整備部 景観政策課
左：滝本 康弘（たきもと やすひろ）さん
右：木下 真唯（きのした まい）さん
事務作業の効率化とミス防止を目的により、使いやすいシステム導入を再検討。
同市には、許可済みの屋外広告物が2万件以上ある。年間の申請は約1,300件で、その事務作業が職員の負担になっていたと滝本さんは話す。「事前相談に始まり、職員による現地確認と審査、手数料計算、本申請の処理など、人による作業が続きます。効率化のためにシステムを導入していましたが、使い勝手などの問題で更新を見送ったのです」。
手作業に戻った後、負担はさらに大きくなった。申請データはExcelで管理していたため、件数が増えるにつれて管理が煩雑に。「厳重にチェックしても、やはりミスは起きます。情報部局からも管理方法のリスクを指摘されていました」。このような状況が、まちの景観を損なう無許可の広告物への対応など、現場での確認を要する業務に十分な時間を割けない一因となっていた。
そこで、新たなシステム導入に向けた動きを開始。他自治体へのヒアリング、プロポーザルを実施し、「山二システムサービス」の「自治体向け屋外広告物管理システム」に白羽の矢を立てた。同システムは、許可申請の登録、手数料計算、許可書の発行、屋外広告業の登録などを一元管理できる。「自治体での実績があり評価も高く、手厚いサポートが魅力でした」。庁内では、現状の作業における非効率性を説明し、作業時間の短縮によって、本来注力すべき違反広告物対応に人員をまわせることをアピール。令和4年度の予算を獲得し、同社と契約を締結した。
調整を重ねて機能を最適化し、さらに使いやすいシステムへ。
本格運用に向けて、同社との調整を重ねた木下さんは「他自治体で運用しているものをベースに、当市に合わせてカスタマイズしてもらい、Excelデータの移行なども行いました」と振り返る。設置場所やサイズなど様々な基準があるため、許可判定についてはシステムが担う部分と職員が判定する部分の役割分担を設定。そのほか、必要な機能があれば追加していった。「例えば、事前相談の業務に関する部分はプロポーザルの要件に含めていなかったのですが、現場から一部自動化したいという要望があり、同社に相談してシステムに組み込んでもらいました」。
こうした過程を経て、令和5年1月に運用を開始。システムによって、判定の基本部分や手数料計算などが自動化された。写真もアップロードでき、実務にあたる職員の満足度は非常に高いという。「作業フローに沿ってつくられているので直感的に操作できます。使い勝手のよさが好評です」。また、運用開始後も定期的に職員と同社でミーティングを行った。改善希望などがあれば順次反映し、機能全体をブラッシュアップ。現場での導入効果が高まっていったという。
職員の事務負担を軽減しつつ、違反広告物へも適切に対応する。
導入によって効果が出たのは、残業時間の削減だ。参考値だが、導入前の担当者が年間662時間だったのに対し、現担当者は152時間。業務効率の向上で確保できた時間の範囲内で、違反広告物の現地確認や撤去に充てているという。「違反広告物として指導した数が、令和4年度は27件だったのに対し、令和5年度は88件でした。違反への指導を強化することで申請が増え、正規の手数料徴収が増えれば財源にも充てられますし、まちの景観を維持することにも役立ちます」。
さらに同市では、令和7年4月に条例を改正し、屋外広告物許可申請手数料を引き上げた。その際、同社の担当者はすぐに同市に赴き、わずか1～2時間の作業で新条例への対応を終えたそうだ。「こうしたスピード感は非常にありがたいですね」。
屋外広告物への対応は、自治体の業務の中ではあまり目立たない部分かもしれない。それ故にDXの余地が多いともいえるだろう。今後の業務改善にも期待がかかる。
CHECK!
幅広い自治体で導入可能
政令市・中核市に限らず、屋外広告物条例を制定している自治体でも導入可能な費用感と機能を搭載。
今後も様々な進化を予定！
複数自治体で活用され、最適化されてきた同システム。令和7年10月には最新版のリリースが予定されている。より導入しやすいライト版、ノーコード電子申請システムとの連携、クラウド化も見据えている。
屋外広告物の管理システムを導入した自治体
秋田県秋田市
宮城県仙台市
青森県八戸市 ほか
お問い合わせ
サービス提供元山二システムサービス株式会社
