左：健康福祉局
保護自立支援課
課長補佐 渡邊 圭（わたなべ けい）さん
中央：健康福祉局
保護自立支援課
主査 佐々木 亮治（ささき りょうじ）さん
右：健康福祉局
健康福祉企画課
主事 森瀬 賢太（もりせ けんた）さん

アナログでの管理や属人的な方法は連携の非効率やミスを生みやすい。

生活保護の受給者にまつわる情報管理の業務には、査察指導員やケースワーカーなど複数の担当者が携わる。同市には8つの区があり、各区のケースワーカーが査察指導員へ実地調査の内容を共有。本庁で各区のデータを集計する。しかし、主に紙で行われていたため、集計の煩雑さが課題だったという。「各区で管理項目が統一されていなかった上に、独自の台帳で管理する担当者もいました。非効率になるだけでなく、ミスを誘発しかねない状況が続いていたのです」と、福祉部門でシステム導入を担当する森瀬さん。

そんなときに展示会で知ったのが、「ClarisFileMaker（クラリス ファイルメーカー）」だった。同ツールでは、テンプレートなどを活用することで、高度なプログラミング技術がなくても自由にアプリ開発が可能だ。また、クラウドだけでなくオンプレミス環境でも使えるため、LGWAN接続系やマイナンバー利用事務系のネットワークで、個人情報を扱う業務に適している。「市のDX推進にもつなげたいと思い、すぐにトライアルを始めたのです。保護自立支援課で2カ月の検証を行い、令和5年11月に正式導入に進みました」。

開発から改修までを内製化することで、より業務の実態に即したシステムを。

同課で開発したのは、査察指導員がケースワーカーの活動情報を蓄積する“査察指導台帳システム”。ケースワーカーの監督・指導を担う査察指導員が統一された項目で管理するためのものだ。アクセス権限をユーザーごとに設定し、閉域のネットワークで運用することで、課題だった情報の一元化とセキュリティの担保をクリアしたという。「管理項目が揃ったことで、査察指導員の経験に左右されず、一定の対応ができるようになったと感じています。職員の異動などで移管が必要になる情報の引き継ぎもスムーズになりました」と、渡邊さん。

令和7年3月からは、ケースワーカーがシステム利用を開始。家庭訪問の事務記録などを、より効率的に報告・決裁できる仕組みが整いつつある。「システムの改修を内製化できることも、このツールの魅力です。現場の意見を反映しながら、2カ月で20件ほどの改修をしました。中心になって改修していた職員が異動してからは私が担当していますが、1カ月ほど触っていると大体の要望には応えられるようになりましたね」と、佐々木さん。まだ実務で扱っていない部署の職員にも知ってもらうため、「Claris（クラリス）」の社員によるアプリ開発の体験セミナーを活用。職員主催の研修会も開き、庁内への浸透を図っているそうだ。

手元の業務が便利になる経験が庁内DX推進のきっかけになる。

庁内には、今も表計算ソフトで進行管理をしている業務が少なくないという。森瀬さんは「ツール導入の要望を待つだけではダメだと思っています。“こんなツールがあるのですが、使ってみませんか？”と、こちらから積極的に声をかけていきたいですね。今後は簡単なアプリは自分たちで開発し、複雑なものは外部委託するハイブリッド型で横展開していくつもりです。そうすれば、国が進めるシステム標準化の対象ではない業務の効率化に役立つのではと思います」と話す。同課のほかには、こども未来局での導入事例もあり、主に紙で行っていた児童扶養手当の管理をシステム化しているという。

ツールのポテンシャルを最大限に引き出すためには、職員の知識やスキルの向上が欠かせない。今後は、人事異動を見据えた継続的な人材育成制度の構築が重要になるだろう。渡邊さんは、「福祉部門では、すでに300人近い職員が、同ツールに触れています。日々の業務を通じて、“自分の手でDXを推進できる”と実感し、その経験を異動後も活かしてほしい。それが庁内全体のDXのきっかけになればいいなと思います」と期待を込める。

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