グループウェアを機能拡張し、庁内業務の利便性を高める。

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グループウェア活用を進める拡張ツール

近年、様々なクラウド型グループウェアが登場している。ただ、海外製システムの場合、稟議など日本特有の業務プロセスに対応し切れないケースもあるようだ。そこで足利市は、機能を拡張し、業務を効率化するツールの導入に踏み切ったという。

※下記はジチタイワークスVol.37（2025年4月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
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足利市
行政経営部デジタル戦略課
左：主任福田太希（ふくだたいき）さん
教育委員会事務局学校教育課
右：主幹菅谷正隆（すがやまさたか）さん

庁内システムの入れ替えに伴い、クラウド型グループウェアを導入。

政府のISMAP^※リストに様々なクラウド型のグループウェアが掲載され、信頼性が担保されたことで、自治体が導入しやすくなってきた。同市も、令和5年に庁内システムを刷新するタイミングに合わせて、「グーグルワークスペース（以下、GWS）」の導入を検討。「それまで情報系システムはオンプレミスで運用しており、グループウェアも同システム上で使用していました。ただ、この形態だと自然災害で庁舎が被災した場合、業務継続が困難になります。さらに、サーバーを維持管理する運用コストの負担も無視できません」と福田さんは話す。

選定にあたり、自治体導入事例が多い他社製品も試したが、使いやすさとコスト面でGWSに決定。ただ、導入に伴う課題も発生した。「これまで使っていた掲示板やワークフローの機能が備わっていないのです。この課題を解決するため、『rakumo（以下、ラクモ）』を追加導入することになりました」。

同ツールは、GWSと連携し、稟議や経費精算、勤怠管理など、これまでGWSでは対応できなかった業務を効率化する拡張ツールだ。「初めての人でも使いやすいか、既存グループウェアの機能を代替できるかにポイントを置いてトライアルを実施しました」と菅谷さん。様々な部署の職員が使うものだからこそ、使いやすさは特に重視したという。「複数の料金プランがあり、当市が必要とする機能にピッタリのプランがあったことも、導入の決め手です」。

※ISMAP=Information system Security Management and Assessment Program（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）

カレンダー機能が使いやすくなり利用率が飛躍的に向上した。

導入に先立ち、同社サポートのもとツールの初期構築と操作研修を実施。提供された研修動画を全庁展開し、活用法の周知を図った。職員の理解を深め、令和6年3月からGWSとラクモの本格運用を開始した。

「導入後、カレンダー機能の利用率が大幅に上がりました。以前のオンプレミスのグループウェアと比較して、入力・確認がとてもやりやすく、スマホでスケジュールを確認できるようになったことも、大きい変化ですね」と福田さん。カレンダーから会議室や公用車の予約ができ、WEB会議の予約を入れる際、ボタン一つでミーティングURLが発行される機能も、職員から好評だという。「以前は、カレンダー機能を使うのは一部の職員だけでしたが、今はほとんどの職員が活用するようになり、会議などの日程調整がラクになりました。掲示板も以前のツールと違い、画像を貼ったりグーグルドライブに保存したファイルを添付できたりして、オシャレな雰囲気の投稿を見かけるようになりました。ワークフローについては、簡易的な内部情報の回覧や課内だけの決裁で使用しており、事務管理がやりやすくなっています」。

ツール活用で業務効率がアップし、校務システムにも導入を進める。

導入によるメリットは、管理者にもあるという。「GWSと同期しているため、異動時のアカウント管理の手間が削減されました。また、いくつかフローを変更しましたが、使い方に関する質問は少なく、初見の人でも使いやすい仕様がその理由だと思います」。

教育DX担当の菅谷さんは、今後の活用にも期待を寄せている。「教育委員会では、GWSを使っていますが、学校とのやりとりは別のシステムを使用しています。そこで、学校に文部科学省が推奨するGWSの教育版とラクモを導入すればシステムが統一され、職員の負荷軽減につながるはずです」。

なお、同市は今後、校務システムへのラクモ導入に加え、ワークフロー機能のフル活用を目指すそうだ。「例えば、各部署間の申請業務でも活用すれば、さらに業務効率が上がると見込んでいます。付け加えると、カレンダーやワークフローの新規通知をチャットでも受け取れるようになると、もっと便利になりそうですね」と語ってくれた。