自治体の幅広い業務を支える、情報共有の基盤をつくる。

左から
ワークスアプリケーションズ Ariel事業本部
執行役員 兼 本部長 池亀 佑亮（いけがめ ゆうすけ）さん
顧客支援部 部長 小松 学（こまつ まなぶ）さん
プロダクトマネジメント本部パートナービジネス部 マネジャー 黒木 祐介（くろぎ ゆうすけ）さん

伝えたい相手に情報を届け、効率よく仕事を進めていくために。

自治体には多くの部署があり、手がける事業や管理する施設は多岐にわたる。日々大量の情報が発信されるため、組織内の情報共有を円滑にして業務効率を上げるグループウェア活用が全国的に進められているという。「一般の企業と比べて自治体には組織が多く、情報共有の対象も全職員や部局、機関など様々です。いかに素早く情報を発信して、必要な人に届けるかが課題とされています」と語るのは、「ワークスアプリケーションズ」の黒木さん。営業担当として自社で開発したグループウェア「ArielAirOne（以下、アリエル）」を提案し、顧客の業務改善をサポートしている。

アリエルでは、全庁や部局ごとに情報を集約したポータルを複数作成でき、必要な情報や機能にアクセスしやすい仕組みとなっている。自治体によっては、重要な通知や首長メッセージなどはトップに表示するなど、知っておくべき情報が一目で分かるよう工夫しているのだそう。

同サービスの強みは、高機能で安定した基盤と、柔軟なカスタマイズ性だと話す。「システムに業務を合わせるのではなく、顧客の業務を支え、進化させるツールとしてシステムがあるべきだと考えています。そのため、複雑な業務フローにも対応できて使いやすく、大人数での利用にも耐えられる環境を提供しています」。

豊富な導入実績とフォロー体制で、現行システムを無理なく移行。

同社は、これまでにグループ会社を含む300社以上の導入実績をもつ。近年では、利用していたグループウェアのサポート終了に伴う切り替えが多いという。移行計画を立てるためのアセスメントサービス^※1や、実際の作業に関するハンズオン形式での説明など、手厚いサポート体制がある。顧客支援を担当する小松さんは「手順通りに操作するだけで、データ移行がスムーズに行えます。以前のグループウェアの再現や、より充実した機能の追加も可能で、柔軟に設定できることが選ばれる大きな理由になっています」と話す。

実際に移行した自治体で好評なのが、スケジュール管理と施設予約の機能だという。施設ごとに管理者を指定し、使える時間帯や人数、利用者の制限も細かく設定できる。アンケート機能も備えており、研修会やインフルエンザの予防接種など各種申し込みにも利用されている。「簡易メール的な伝言機能もあって、個々のメールアドレスがなくても、業務連絡や個別の相談ができるため重宝されています。アリエルのサーバー内という閉じた環境でコミュニケーションが完結するため、セキュリティ面でも安心です」。

※1 新しいシステムへ移行するために現在のシステム内で必要なデータやアプリケーションを特定すること

カスタマイズ機能を活用し、現場の課題に対応していく。

業務アプリを開発できるフレームワーク機能^※2があり、グループウェアと合わせてワンパッケージで提供可能な点がコスト面の強みになっているという。独自アプリの開発は自治体でも行われており、「公用車の利用予約において、標準機能の施設予約を使用し、さらに使用承認書の印刷機能をアプリ開発して追加するなど、有効に活用されています」と小松さん。導入前にはトライアル期間を設けており、オリエンテーションや管理者教育を行いながら本格稼働に向けて支援を行う。導入後にも月1回ほど定期的なフォローを実施。「利用状況や要望を伺って、課題解決に役立つ機能を紹介したり、ユーザー会の案内をしたり、情報提供を続けています」。

顧客の声をもとに新しい機能を開発し、バージョンアップしてきた同サービス。使いやすい仕組みは、現場に寄り添う姿勢から生まれている。「効率よくDXを実現できるよう、頼れるパートナーでありたい。さらにプラットフォームとしての機能を高め、変化する職場環境に対応していきます」と池亀さん。顧客を思う姿勢は、これからも続くだろう。

※2 業務プロセスや決裁フローを効率的に設計・監理するためのプラットフォーム