情報収集の精度向上により、調達業務で“新たな挑戦”が可能に。

情報政策

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調達業務を助ける入札データベース

新規事業の立案や既存事業の改善を行う上で、他自治体の事例研究は欠かせない。立川市では、全国の入札情報データベース「調達インフォ」を令和6年度から全庁で導入。庁内で利用促進や、取りまとめの窓口を務める2人に話を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.33（2024年8月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
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左から
東京都立川市
市長公室改革推進課政策調整係
係長牛山亮太（うしやまりょうた）さん
主事山野井羊平（やまのいりょうへい）さん

インターネット検索や電話調査では先進事例の情報収集に限界があった。

近年は官民連携の事業が活発化するなど、多くの課にとって調達業務を行う機会は増えているだろう。新規事業立ち上げなどの際に行う事例研究は、インターネット検索や他自治体へのヒアリングが一般的だが、思うように情報が得られることばかりではないという。検索で見つかる情報は、住民向けに公開されているものが多く、入札は秘匿性が高いこともあり、詳細まで聞き取るのは難しい。

今年度に新設された改革推進課で、同サービスの全庁活用を取りまとめる牛山さんは、「従来の事例研究では、必要な情報を得るのに半日から数日を要していました。他自治体にヒアリングができても、仕様書まで提供してもらえるケースは少ないのが現状です。仕様書などの入札情報が早い段階で複数入手できると、事業計画に必要な課題の洗い出し、論点整理が一気に進みます」と話す。

同サービスでは、過去15年間に公示された全国の入札情報を約2,000万件掲載。自治体名や事業名など様々なキーワードから検索ができ、仕様書や落札情報、事業者の特徴を知ることができる。もともとは無償のサービスで、担当者ごとに活用していたが、有償に変わったことで全庁導入を検討。“必需品になっている”という牛山さんをはじめ、利便性を感じている職員が多く、前向きに進んだそうだ。

短時間で詳細な情報を幅広く集め、よりよい取り組みへと近づける。

牛山さんが同サービスを使いはじめたのは令和元年頃から。広報課で市の公式ホームページをリニューアルする際にも活用した。「何から始めていいか分からず、まずは他自治体の仕様書を参考にしました」。感染症の情報など、臨時で特設ページが必要な場合には保守の範囲で依頼できるようにすることや、デザイン案は複数提出してもらうことなど、仕様書作成の助けになる情報が多数得られたという。さらに、庁内の説得材料としても活用しているそうだ。

「新規事業の立ち上げや、既存事業の改善にあたっては、様々な会議で了承を得ていく必要があります。その際に、判断する側にとっても、先行自治体の事例は重要な情報です。ホームページのリニューアルに向けても約20自治体の比較資料をつくり、スムーズに進みました。数時間の作業でしたが、データベースがなければ何十倍もかかったかもしれません」。

同僚から調達に関する相談を受けた際、同サービスを勧めていた牛山さん。口コミで徐々に広がる中、新規事業の情報が入りやすい企画部門に働きかけ、全庁導入につながったそうだ。「所管課だけでなく、入札の適正をチェックする部門でも活用中。事業や課ごとにメリットがあります」と、山野井さん。

取りかかりでつまずかなければ挑戦へのハードルも下がる。

全庁で活用を始めて日が浅いが、すでに交通・教育・人事など10以上の課で活用が進んでいるという。「日頃の情報収集から具体的な入札への動きまで、活用する場面も様々。庁内の掲示板で活用例を共有することで、“当たり前のように使うツール”になっていくと思います」。煩雑で時間のかかる調達業務を効率化できる同サービスだが、牛山さんは「新しいことに取り組むときこそ役立つサービス。事例研究で課題や検討事項が可視化されると精神的な負担も減ります。活用が広がり、色々なことにチャレンジしやすい風土につながってほしいです」と力を込める。

それぞれの自治体でチャレンジできる機会が増えれば増えるほど、他自治体にとって役立つ事例の情報が蓄積されるだろう。「すでに多くの仕様書を参考にしており、とても助かっています。当市としても、担当者としても、情報提供などで恩返しがしたいですね」。データベースを通して自治体同士の横連携が強まることに期待したい。