郵便物の料金集計自動化で省力化＋業務改善に成功

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煩雑で人手も手間もかかる、日々の郵便業務。封入封かん機と郵便料金計器の導入で働き方改革を実現した岡山県井原市を訪ね、導入の経緯やメリット、成果について詳しく聞きました。

※下記はジチタイワークス Vol.5（2019年4月発刊）から抜粋し、記事は取材時のものです。
　[提供] ピツニーボウズジャパン株式会社

煩雑な集計業務は日々の悩みの種だった

人口約4万人の岡山県井原市では、毎日およそ1000通の郵便物が発送されています。ピツニーボウズ社製の「郵便料金計器」を導入する前は、各課から持ちこまれた郵便物を毎日15時に総務課の職員が手作業で集約。4人がかりで約30分かけて通数や種別の分類、料金集計、割引適用処理などを済ませた後、まとめて郵便局に持ち込んでいました。

受付時に郵便料金に間違いがあった際には、一旦郵便物を庁舎に持ち帰って、集計表の修正作業に加えて再び郵便局へと走ることも少なくありませんでした。総務課では窓口業務や電話対応、事務作業など日々多様な業務があり、通常の業務だけでも職員は手一杯になります。選挙時にはさらに忙しくなるため「日常的にかなりのマンパワーを取られる郵便業務には常々悩まされていました」と導入の背景を話すのは、井原市・総務部財政課長（元総務課課長補佐(兼)総務係長／選挙管理委員会事務局次長）・片井啓介さんです。

実機デモで即決次年度から運用スタート

導入のきっかけはピツニーボウズ社の提案でした。提案内容を検討したうえで、実機デモを依頼した片井さん。職員数名で実機が作動する様子を見て「ひと目で『これだ！』と思った」と必要性を実感。同じ場にいた他の職員たちも満場一致で導入に賛成でした。片井さんの長年の悩みが解消され、業務効率化への道が一気に拓けたのが、平成2 9（2017）年の夏。

その後、翌年度の予算編成に間に合うよう各所に相談し、査定を経て導入が確定しました。実機デモの翌年、平成3 0（2018）年5月から運用を開始となりました。「導入までは予想外にスムーズでした」と片井さん。日々の労力や導入後のメリットを各方面へ訴えたところ「庁内には総務課出身者も多く、幸い郵便業務の苦労はすぐに理解してもらえました」。

マンパワーを投入すれば完了できるただの軽作業だと思われがちですが、数百通、数万通と発送物が増えれば、集計や確認の手間と時間は想像以上にかかります。「地道で煩雑な作業だということを周囲に理解してもらうのが大切」というのが、膨大な量の郵送業務が発生する選挙管理委員会の業務も担う、片井さんの見解です。

井原市・総務部財政課長（元総務課課長補佐(兼)総務係長／選挙管理委員会事務局次長）の片井啓介さん

夢の完全自動化で手間と労力を大幅に削減

導入後は、決められた時間内で複数の課が使用しています。郵便物を持ち込む際は各課の担当者が「郵便料金計器」で通数と郵便料金をカウント。仕分け、集計までを自動化しています。その結果、総務課の従来の管理業務は、2人で10分程時間を取れば完了できるようになりました。人手にすると実に半分、時間で考えると約3分の1のコストダウンに成功したことになります。

以前は、ミスがあると月次集計の際に誤差が生じ、さかのぼって各課と調整する必要がありましたが、導入後はその心配もありません。また、「郵便料金計器」では切手の代わりとなるスタンプ（以下、印影）が押されるため、最寄りのポストに投函できます。

15時で締めて15時30分までには集計を終わらせるといった時間的拘束も考えることがなくなり、職員がわざわざ郵便局に出かけ、ミスがあって庁舎と往復する事態も今ではゼロです。

スケールに郵送物を置くだけで、郵便料金を素早く正確に計測できる。

利用した職員も効果を実感。必要な業務にマンパワーを

決められた時間内で大量の郵便物を処理する作業が大幅に削減され、より正確にスピーディに通数や料金をカウントできます。同機を利用する他の職員からも「簡単で助かる」「郵便業務のストレスが減った」といった声が届いています。

「その分職員は、本来時間を使うべき高次な仕事にかかれるので、業務改善にもつながりました」と片井さん。「地方自治体にも『働き方改革』が広がるなか、現場では職員1人あたりの業務効率化が求められます。より効率的にマンパワーを活用するためには、組織の大小に関わらず導入すべきソリューションだと考えています」と、導入の効果を振り返ります。現在は、印影の横に文字や画像を印刷できる機能を使って、郵便物を広告媒体として活用する準備を進めています。順調にいけば今年4月にも送付を始める予定です。

タッチパネルとペンで簡単に操作できる

置くだけで測れる郵便料金計器

機種は全7種。集計業務が劇的に変わる！

郵便物をスケールに置くだけで郵便料金を計測。大量の発送物を素早く正確に集計できます。定形外や速達などのほか特殊料金にも対応するので、数種類の重さの発送物が複数ある場合にかなり便利です。郵便局に行かずに最寄りのポストへ投函して業務完了！料金は使った分だけ月末後納支払い。印影の横には文字や画像を印刷でき、郵便物を広告媒体としても活用できます。