自治体でのテレワーク導入は本当に困難なのだろうか？
厚生労働省は、新しい働き方として“テレワークやローテーション勤務・会議はオンライン”などの実践例を挙げている。これらに対する取り組みの現状を、武井さんはこう見ている。「民間では働き方改革が否応なしに進み、テレワークやWeb会議の利用が伸びました。その反面、自治体は導入率が低いと一部メディアで指摘されています。しかし、自治体にはそれなりの事情があるようで、公的な財源で高いセキュリティを維持しつつ進めなければならず、民間と比較するのは無理があります」。
こうした課題の突破口として、武井さんは実績のあるシステムの選択と、部署を横断した包括的な外部サポートがカギだと語る。「部課ごとに異なるシステムを使うのは非効率です。セキュリティ面で実績のある事業者が庁内を包括的にサポートすることで、トータルコストを抑えつつ、セキュアな環境も維持できます」。これを実現するために開発されたのが、ブイキューブの「ウィズ・アフターコロナ時代に向けた自治体向けパッケージ（以下、パッケージ）」だ。
企業や自治体で多くの導入実績がある信頼のWeb会議システム。
このパッケージは、3つのサービスで構成されている。Web会議システムの「ブイキューブコラボレーション」、災害時などのオペレーションテーブル「緊急対策ソリューション」、そしてスマートワークブースの「テレキューブ」だ。
Web会議システムは、20年以上にわたってテレワーク支援を手がけてきた同社の自社開発によるもの。高いセキュリティと、音声が途切れにくいという特長を持つ。緊急対策ソリューションはテーブル型のモニターで、複数のPC画面や資料などを一画面上に集め、職員が指で操作。Web会議システムとリンクさせ、各現場と情報共有ができる。また、テレキューブは電話ボックスのような形の作業空間で、テーブル、イス、電源を完備。優れた遮音性によりフロアの静粛性を保ちつつ機密を守る。
これらを必要な部署に配置し、導入から運用までをトータルサポートするのがパッケージの内容だ。個々のサービスは、すでに宮崎県、大分県、熊本県、神戸市、下呂市、さいたま市消防局などをはじめ、省庁、大学、企業など5,000を超える導入実績があり、日々活用されている。
包括的な委託という発想でコストダウン＋迅速導入へ！
今回のパッケージ化の目的には、自治体のコスト削減もある。異なる場面で使うツールを一元化し、包括的に委託することでトータルでのコストダウンが期待できる。さらに、Webカメラやマイクなど周辺機器の構築も依頼でき、予算や環境に合わせた最適かつ迅速な導入が可能になる。
また、Web会議のセキュリティについては、クラウド型だけでなくオンプレミス型※を選択することもでき、情報流出を防ぐ。会議中のファイルの送受信を、あえてできない仕様にしているのも特徴的だ。「民間では、テレワークを始めた結果『やってみたら簡単だ』『新しいことにトライできる環境ができた』といった声が上がっています。このイノベーションを、ぜひ自治体でも起こしたい」と武井さんは意気込む。こうした自治体ならではの仕組みを取り入れつつ、独自の変化を遂げることが、ウィズ・アフターコロナの時代に自治体を強化する方法なのかもしれない。
※システムに関連するサーバー、ソフトウェアなどを内部に設置して管理する方式。
ブイキューブ
緊急対策ソリューショングループ
武井 祐一（たけい ゆういち）さん
「ウィズ・アフターコロナ時代に向けた自治体向けパッケージ」の内容
Web会議システム
Q.平時の使用は？
A.テレワークのサポートツールとしての本領を発揮！
分庁舎、出張先、在宅勤務など、場所を選ばずに会議や情報伝達の遅れを解消！打ち合わせが実施可能。独自開発システムにより音声が途切れにくいので、テレワークにありがちなストレスを抑えられ、職員間のスムーズなコミュニケーションを支える。
Q.災害などの非常時には？
A.緊急時の情報共有手段として活躍し、時間や距離の制約によって起こる情報伝達の遅れを解消！
平時のシステムがそのまま緊急時の情報共有手段として活き、本部と支部、避難所、被災現場などをつないで、活動を途絶えさせない。九州で実際に起きた災害では、本部・支部などを24時間接続状態にし、同じ部屋にいるかのような状況を作りだせた。
緊急対策ソリューション
Q.災害発生！どう活用すればいい？
A.従来、ファックスやメモ、PCなどバラバラに存在していた緊急情報を一元化して共有！
地図、気象データ、現場写真などリアルタイムな情報をテーブル型モニター上に網羅。それを職員が囲むようにして対策会議を行える。画面はタッチパネル式で、画面上に表示される情報に指で直接書き込みながら議論ができる。また、拡縮も自在。これをWeb会議システムにリンクさせ、情報を各方面に同時共有することで、災害時のオペレーションを助ける。
テレキューブ
Q.庁内での活用法は？
A.Web会議などの際に“1人”に見合った快適スペースを確保！
庁内での活用法は？Web会議などの際に“1人”に見合った快適スペースを確保！
Q.その他のシーンでは？
A.住民向けサービスの提供の場としても活用できる！
本庁でしか対応できない手続きでも、支所に設置されたテレキューブにWeb会議システムの端末を設置すれば、オンラインでつながることができる。住民はその場で手続きが可能となり、住民サービスも向上する。
その他
●ドローンの活用
業務用ドローンの利活用サービスで、人が立ち入ることのできない現場状況を撮影。映像をWeb会議システムに飛ばせば、リアルタイムに共有が可能になる。
●オンラインセミナーや研修会
オンラインによるセミナーや研修会の環境・実施ノウハウを提供。新型コロナウイルス感染症対策などの環境下でも、地域事業者向けの説明会や自治体発の企業PR、職員研修などを継続的に実施できる。
2週間の無料トライアルが可能です！
ブイキューブの「Web会議システム」が、今なら2週間無料でトライアルできます。用途に合わせ、各課での個別のご依頼も可能。デモはオンライン・訪問ともに対応します。詳しくは右記までお問い合わせください。
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サービス提供元株式会社ブイキューブ
