屋外での無人鍵管理によって利用者と職員の負担を軽減

四條畷市
学校教育部 青少年育成課
課長代理 安田 直由（やすだ なおよし）さん

四條畷市
学校教育部 青少年育成課
二田 大世（にた たいせい）さん

鍵の貸し借りと施設利用のために、離れた場所を毎回往復していた。

100を超える団体に、小・中学校など10カ所の学校施設を貸し出している同市。従来は、施設から離れたキーステーションなど3カ所で鍵を受け渡していた。利用者は予約時間の30分前を過ぎてから鍵を借り、学校施設に出向いて利用した後、再び移動して返却。「キーステーションから施設まで車で10分以上かかる場合もあり、その負担の大きさは懸案事項でした」と安田さんは語る。

職員の業務の煩雑さも課題だったという。予約は市役所や支所の窓口で受け付け、予約システムで管理。職員はキーステーションと予約内容を共有するため、予約システムから情報をCSVファイルで書き出し、学校別に編集したり、読みやすいように調整したりした上で、ファックスで送信していた。予約の追加・変更や取り消しがあれば、その都度、再送。「送信を忘れたり、機器の不調で受信ができていなかったりと、情報共有に関するミスも発生。手間がかかるけれど、そういうものだ、仕方がないと担当していた職員は思っていたそうです」。そんな中、令和6年1月に提案されたのが鍵管理サービス「スプラッツキー」だったという。

屋外で鍵管理ができる点に加え、費用面、安心感も導入を後押し。

同サービスを提供するのは、明治31年創業のトータルセキュリティ企業「クマヒラ」だ。自治体は、キーボックス内で施設の鍵を保管。鍵の種類を問わないという。利用者は、事前に登録すると発行される二次元コードなどを使い、鍵の持ち出し・返却が可能。利用は許可された日時限定で、キーボックスは、専用の箱を使えば屋外設置も可能だという。「当市の場合、校門と学校施設の鍵をセットで貸し出しています。その運用を継続したかったので、屋外での鍵管理が必須条件でした」。同サービスはその条件を満たしていたことに加え、月額料金制で初期費用が抑えられ、予算のめども立ちやすいことから、検討することになったという。

同年2月、担当課や財政部局が参加した庁内説明会で使い方などを確認。同年8月には、実証実験で利用者にも体験してもらった。実証実験を終えてキーボックスを撤去する際には“外してほしくない”という声も聞かれたという。屋外での鍵の管理には防犯上の不安の声もあった。しかし、同サービスの場合、原則許可された利用者のみボックスの開閉が可能。ログが残り、無理に開けようとすると警告音も鳴る。そういった機能も後押しとなり導入を決めたという。

幅広い世代が円滑に利用できて、活用の幅も広がりつつある。

“あらゆる利用者が、困ることなく使えるように”と運用開始前の1カ月間は、キーボックス本体を予約窓口に設置。訪れた人に開閉を体験してもらった。「操作が簡単なことに加えて、二次元コードを日々の買い物などで使っている人も多いため、年齢を問わず利用のハードルは低そうだと感じました」。運用開始後もトラブルなく、円滑に利用されているという。「私たち職員も、キーステーションへの情報共有に伴う業務がなくなり、ラクになりました。利用者からも、団体内に体育館の鍵の借用・返却担当を置かずに済むようになったと喜びの声を聞いています」。鍵管理のための人件費も不要となり、コスト削減にもつながっている。

部活動の地域移行に伴って、外部指導者への鍵の受け渡しにもキーボックスが利用されているという。さらに、災害時の避難所開設をより迅速にするねらいでも、活用の検討が進んでいるそうだ。「これまで、複数の職員が開設に必要な施設の鍵を所持し、発災時に駆け付けて準備をしていました。二次元コードを活用することにより、さらに効率的な開設にはつながるのではないか」と二田さんは庁内での連携を進めている。