平成30年に策定された、デジタル・ガバメント実行計画。行政のあり方を、デジタル化を前提につくり変えるとした国の方針を受け、自治体も待ったなしの状態だ。業務のICT化、RPAの導入などそれぞれに知恵を絞っているが、全ての紙を無くすのは事実上不可能。その結果、紙ベースの作業が業務内に散在し、職員の負担になる。こうしたタスクを解決できるのがOCRだ。
OCRは、帳票や申請書などの書類をスキャンして画像をデジタルデータ化し、ソフトウェアで処理できるようにする技術。約3年前は、手書きの日本語などが正しく読み取れない場合も多かったが、今は状況が違うと米野さんは語る。「OCRそのものの技術が進歩した上、AIの活用で文字認識精度は飛躍的に向上しました。“紙”の文字を“糸・氏”と分解して認識するような例も大幅に減り、作業もスムーズに進みます」。
OCRはまず“精度”が重要だが、ポイントはそれだけではない。「OCRには“実践的な機能”が、どのくらい標準搭載されているかも大切です」。実践的な機能とは、読み込む範囲の設定は簡単なのか、読み込んだデータを後続のシステムにスムーズに連携できるか、作業をどれだけ自動化できるのかなど、実際の運用を想定したものが挙げられる。これらが不足していると、既存システムの修正やRPAでの補填など面倒な作業が発生してしまう。
高い精度と実践的な機能を豊富に搭載し、書類の入力業務を効率化するのが「AnyForm OCR」だ。
※設計…書類の読み込む範囲の設定
ハンモックは、IT資産の管理やデータ入力の効率化などを通じて、自治体や民間事業者の業務支援を行っている企業。全国500自治体に採用されているIT資産管理ソフト「AssetView（アセットビュー）」は、同社の主力商品のひとつだが、この商品のユーザーに聞き取り調査を行ったところ、「OCRとRPAを使った業務改善はできないか」という相談が多く寄せられた。これに応えるべく、民間向けにリリースしてきたAnyForm OCRを自治体にも提供することにしたという。
平成27年に誕生し機能改善を重ねてきたAnyForm OCRは、事業者からの請求書や、窓口での申請書類など、自治体の各種書類を扱う現場でも活用できる。現状のキーボード入力作業を省力化するのはもちろん、読み取ったデータをRPAに受け渡すことも可能だ。また、文字認識する場所を自分で簡単に設定できるので、書式が異なる書類でも対応可能。マイクロソフトのOffice製品を使用できる程度の知識があれば、スムーズに導入準備作業を進められる。
業務のデジタル化を進めても、やはり手作業は残る。そうした部分にも光を当てて業務改善を進めるのが本来の働き方改革だ。「自治体においても、手作業をできるだけ残さず、限られた人的リソースを有効活用し、地域の課題解決業務により注力してほしい。AnyForm OCRがそこに貢献できるはずです」と米野さんは期待を寄せる。
平成6年からOCR関連技術を提供し続けてきたハンモックが、サービスの幅を広げるために自治体へのAnyForm OCR展開をスタートする。その効果を一緒に確かめ合える実証実験のパートナーを募集中だ。
書類取り込み、文字認識、OCR結果の画面表示など一連の処理を、書類1枚ごとに行う。取り込んだ書類全体の完了を待たずに次のプロセスに進むため、短時間でOCR結果を確認することができる。
OCR項目ごとに辞書機能があり、文字認識精度を補完する仕組みがある。その他、マスタ連携による情報の付与やOCR結果を効率的に確認・修正処理できる画面レイアウトなど、「あったらいいな」を多数搭載。
サービス提供元株式会社ハンモック
