島田市
左：元・行政経営部 行政総務課 係長
（現・地域生活部 市民課 課長補佐）
山岸 隆太（やまぎし りゅうた）さん
右：行政経営部 行政総務課 主査
櫻井 雄太（さくらい ゆうた）さん
庁舎移転をきっかけにした調査により印刷機器の過剰配置が浮き彫りに。
同市が庁内の印刷環境の最適化を意識しはじめたのは、令和5年の新庁舎移転が決定したタイミングだった。新庁舎の物理的スペースの制約から、紙の使用量を現状の80%程度に抑える必要が出てきたのだ。それまで手探りで進めていたペーパーレス化だが、これを受け本格的な取り組みが始まった。業務効率化を目指す一方で、何から手を付けていいのか見当もついていなかったという。
転機は、令和2年に「理想科学工業」の高速プリンターを導入したことだった。「ペーパーレス化を進める中で、プリンターを新調するのは矛盾するのではないかという疑問が生まれたのです。そのことを同社に相談したところ、業務内容や職員の利用実態、印刷量の把握を提案され、まずは印刷環境の調査をする流れになりました」と山岸さん。
当時は各課で複合機と小型のプリンターを併用している状況。限られた業務スペースの中に、同じ性能の複合機が17台、プリンターに至っては49台もあり、使用頻度や目的に合った配置とは到底いえない、過剰配置の状態だったという。
印刷環境を最適化することで、紙の削減が進み業務効率を改善。
令和3年に印刷環境の最適化活動に関する協定書を締結。同社は印刷環境の調査や分析を行い、業務に合わせた印刷機器への入れ替えや配置などを提案した。具体的には、印刷速度、稼働率、使用量のログなどを収集。その結果をもとに、高スペックな複合機に集約した場合の想定効果を算出した。最終的に合計66台あった印刷機器を、複合機22台、プリンター0台に削減できたという。さらに、スキャン機能を活用して書類の電子化を進めたほか、印刷習慣の改善を促進した。実際に稼働してみると、紙の使用量を前年比で約15%削減できたという。
「ICカードで出力を管理しており、ミスプリントや放置プリントが減少しました。ログが残ることも抑止力になったと考えています」と山岸さん。これは印刷環境全体の最適化に加え、マルチベンダーシステムを導入した成果によるものだ。メーカーや設置場所に縛られず、ICカードが機器に認証されると出力される仕組み。これにより、パソコンの設定を変えずに、どの印刷機器でも出力可能となり、利便性が向上した。台数を削減しても業務効率が下がることなく、むしろ効率化に貢献しているという。
「協定を結ぶ段階から伴走してもらえて非常に助かりましたね。異動したばかりで印刷機器の知識がない状態でしたが、丁寧な手ほどきを受けられたので、安心して進められました」と櫻井さんも笑顔を見せる。
実態調査結果がエビデンスとなり予算の提案にも説得力が増した。
実態調査を行うことで、予算獲得がしやすくなるというメリットもある。「調査では、環境改善のために機器を入れ替えても、導入後の方が費用を削減できることが分かりました。根拠のある数字を提示できたため、スムーズに予算化できたのがありがたかったですね」。必要な性能の定義についても同社がたたき台を準備するなど手厚いサポートがあったそう。単なる印刷機器の入れ替えだけではない、印刷環境全体を最適化するための包括的なサポートが魅力だ。
また、新庁舎は省エネに配慮した建物であると複数の機関から評価されている。「印刷機器の台数削減により、電気使用量が減ることで省エネにつながっているはずですし、将来的なフリーアドレス運用なども見越した環境づくりに貢献できると考えています」と櫻井さんも期待を寄せる。
「最適化の取り組みはこれで終わりではなく、今後も長期的に取り組んでいきます。将来的にはさらなるペーパーレス化や業務のオンライン化を進め、よりよい市民サービスの提供につなげていきたいです」。
ガイドラインに即した最適化プランを提案する
環境省の「環境に配慮したOA機器の調達に関するガイドライン」によると、印刷機器の最適な稼働率は約3～7%。それに合わせた提案を行ってくれるので、自治体は安心して最適化を進められる。
期待できるメリット
●環境負荷の低減
●印刷セキュリティの向上
●機器の購入費や消耗品の管理コスト削減により、事業への適切な予算配分 など
お問い合わせ
サービス提供元理想科学工業株式会社
