住民向け手続きの特定と申請書を 一括作成 窓口のワンストップ化に

手書きの申請書時間と手間がかかるのが課題

引越しや出生、またおくやみなどに関する申請書は、窓口や記載台で申請者が1枚ずつ必須項目を記入し、窓口担当者がヒアリングしながら完成させるのが一般的だ。申請書には住所や氏名などの基本情報を何度も書かなくてはならず、時間と手間がかかっていた。

入力項目の多さから記入漏れやミスも生じ、わかりにくく面倒だという課題もある。そこで市民へのサービス向上と窓口担当職員の負担軽減のために「DNPナビ付申請書配信サービス」を開発。転入や転居、転出、出生、離婚、死亡の6つのライフイベントの申請書作成に対応する。もとは金融窓口業務対応のために開発されていたサービス。自治体の窓口や記載台、自宅でも使えるものを開発した。パソコンとプリンターがあれば導入可能だ。

業務負担軽減や市民満足度向上手続きのワンストップ化を目指す

ナビゲーションに従って入力するだけなので、窓口職員でも市民でも、誰でも簡単に対応できる。住所や氏名は一度入力すると全ての申請書に反映され、記入漏れやミスを防ぐチェック機能も備わっている。市民がマイナンバーカードを持っていれば、カードから基本情報を流し込め、さらに時間短縮につながるのだ。

「職員の残業時間削減、市民の満足度向上だけでなく、手続きのワンストップ化が実現します。庁舎の建て替えや窓口の業務改革などを予定している自治体は、そのタイミングで導入して、窓口サービスの質の平準化を目指してほしい」（小林さん）。

大日本印刷株式会社　小林 宣博さん

メリット

1、誰でもスムーズに申請書作成が可能

ナビゲーションに従って回答すると自動的に必要な申請書を特定。複数の記入欄に必要な基本情報は、一度入力すれば他の申請書にも反映される。

2、チェック機能で漏れやミスなし

チェック機能で記入漏れやミスのない申請書を提出できる。手書きに比べて読みやすさもアップ。

3、職員の業務負担軽減・人件費削減に

わかりにくく手間がかかっていた申請書作成のワンストップ化で職員の負担を軽減。窓口職員のスキルレス、民間委託のサポートにも適している。