調達の事務作業を省力化する！全自治体の入札情報を網羅する「調達インフォ」とは。

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自治体には欠かせない、入札に関する様々な事務。行政サービスの充実化や財源の有効活用に関わる部分なので有効な一手を打ちたいが、そこに至るまでの事務作業は多く、職員の負担も大きい。そうした課題に対し、加東市では入札情報の巨大データベースである「調達インフォ」を活用して作業の省力化に成功。より幅広く、かつ迅速な入札情報の収集を進めているという。

※所属およびインタビュー内容は、取材当時のものです
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加東市総務財政部管財課
澤田哲（さわださとし）さん

人力による情報収集の限界を感じ入札情報ツールのトライアルを開始。

加東市では以前、入札情報の収集を行う際に、まずは同市が過去に発注した案件から類似したものを探し、そうした案件が存在しない場合は、インターネットなどを使って他自治体の事例を検索するという手順をとっていた。しかし、こうした一連の作業に課題を感じていたと澤田さんは振り返る。

「当市が過去に発注した案件を参考にするといっても、その数には限りがあります。また、他自治体の情報からリサーチする場合も、入札情報の公開期間は1年、2年などと決められているので、その期間を過ぎるとインターネットでは閲覧できなくなる。
運良くいくつかの情報を見つけることができたとしても、やはり人間による作業なので、個人によって取捨選択の基準や選定のスピードなどにばらつきが出てしまうこともあるのです」。

場合によっては近隣自治体へ直接ヒアリングを行うこともあるが、入札に関しては秘匿性が高いこともあって深く聞きこめない部分も多く、必要な情報が得られるとは限らない。そうした課題に加えて、近年は住民ニーズの多様化や時代の変化による新たな事業も誕生しており、それらへの対策も必要だと感じていたという。

「行政DXをはじめとするデジタル関連の発注案件や、コロナ禍における各種対策に関する発注案件などは、類似の案件を見つけるのが困難なため入札事務への取り組みも手探りになりがちでした。

さらに、当市では小・中学校を小中一貫校に再編成するプロジェクトを進めているという事情もあり、数十億円規模の建設工事といった、今までに経験のない発注も増えています。こうした案件では入札の参加条件も熟考しなければならないし、他自治体の事例もできるだけ多く参考にしたいのですが、マンパワーにも限界があります」。

そんな中、入札情報を提供するサービス「調達インフォ」が一定期間無料で利用できるという情報をキャッチ。まさに渡りに船というタイミングだった。

「検索できる情報量が圧倒的で、使い勝手も良さそうだと判断。無料トライアルであればコストに関する懸念もありません。まずはやってみようという気持ちでトライアルでの導入を開始しました」。

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過去15年分のアーカイブを駆使し、初めての事業でも簡単に情報を収集！

調達インフォは、「うるる」が提供している入札情報のデータベースとその検索サービス。同社が手がけている入札情報速報サービス「NJSS（エヌジェス）」の膨大なデータベースから、全ジャンルの情報を検索・閲覧できる。

NJSSは過去15年間にわたり、全公的機関が行った入札約2,000万件以上という情報をアーカイブしており、自治体の登録ユーザー数は770件以上（令和6年4月時点、無料登録ユーザー含む）。総務省でも活用された実績をもつ。

澤田さんは「そういった信頼性の高さはもちろん、日々更新されている入札・落札情報を、手軽に閲覧・収集することができるのが何よりの魅力でした」と語る。

「時期にもよりますが、当市では1カ月あたり約20～30件の入札案件があります。その入札に係る発注情報を作成する際の情報収集に使用していますが、調達インフォで検索すると必要な案件がすぐに見つかるので、作業時間は大幅に短縮できます」。

また、同サービスについては膨大な入札情報だけでなく、シンプルで直感的に操作できるUIについても高く評価する。

「キーワードでの検索はもちろん、詳細条件を絞り込んで検索できるのがとても良い。例えば、仕様書や発注情報があるものだけを抽出する、落札金額の範囲を指定する、近隣の自治体だけに絞り込むといった検索ができるのが便利だと感じています」。

こうした使い勝手のよさにより、従来の課題だった、担当者のスキルなどによって生じるばらつきもクリアできるのだという。「特に、小中一貫校のように初めて取り組む案件では、情報を探すのに苦労するので、とても助かっています」。

こうした機能を駆使してトライアルでの活用を進め、入札事務において非常に有用だという手応えを得て、令和6年4月から本格導入を開始した。有料化に移行する際にも、庁内では特に問題などは生じなかったそうだ。

「すでに様々なメリットが出ており、上司もそれを認識していたので、予算要求をするにあたって異議などはありませんでした」。

同市では、管財課が調達インフォの運用を担い、庁内各部署から情報提供の依頼があった際に、情報を収集した上で提供。事務の効率化や職員の負担軽減に貢献している。

「例えば、月に2回実施される入札審査会では、管財課が作成した発注条件などの案をもとに審査を受けるのですが、他自治体の事例を交えて根拠にもとづいた説明ができるので、審査会自体もスムーズに進行できるようになりました」。

入札事務の変革で調達の質を向上し、さらなる住民サービスの充実化へ。

現在は“調達インフォありき”で入札事務を進めている同市。入札情報の収集力が上がったことによるメリットは、庁内だけにとどまらない。

例えば、他自治体とやりとりする際にも役立っていると澤田さんは話す。「類似の案件について質問する際に、『この案件のこの部分について』と指定した上で話ができるので、コミュニケーションがスムーズになり、時間短縮につながります」。

こうしたメリットや便利な機能があることに魅力を感じる一方、運用上の改善点もあると考えているという。

「現時点では、入札参加条件を決める際、求める資格や過去の業務実績など、発注情報を作成する際に参照するという使い方をしていますが、機能を十分に活用できているとはいえません。調達インフォでは仕様書も入手できるし、事業者の落札案件なども調査可能なので、不調に終わった案件の原因分析もできます。こうした情報は発注担当課にとっても利用価値が高いと思うので、今後はもっと活用の幅を広げていければと考えています」。

また、トライアルからスモールスタートで取り組んでいたため、現在は管財課での1アカウントのみの運用だが、そうした面も変えていきたいと意欲を見せる。

「部署や職員、案件によってどこにボトルネックが生じるのかは異なりますが、このツールを活用すれば入札関連の一連の事務をスムーズ化できるはず。その効果は全庁で使ってこそ高まっていくと思われます。事務効率化のためにも、まずは利用頻度の高い部署から導入してもらい、事務改善の効果を波及させていければと考えています」。

今後の活用についても多くの可能性をもつ調達インフォ。澤田さんは「他自治体でも、活用によって事務の改善効果が見込まれるのでは」と語る。

「自治体ならば必ず入札事務を行っているので、どこでも役立てることができると思います。当市の場合は、人口規模が約4万人で、市が独自に持つノウハウも限られていますが、調達インフォのようなツールがあればそうした限界も突破することができます。そして、入札事務のレベルアップは職員の手間を軽減するだけでなく、よりよい調達を実現することにつながり、ひいては住民サービスの向上に帰結するはずです」。

入札情報の検索、という一見地味な部分にデジタル活用で風穴をあけ、職員にも住民にもメリットをもたらす。こうした同市の取り組みには、自治体DXにおいて見落としてはならない大切なヒントが含まれているといえるだろう。

［調達インフォの強みと導入効果］

●誰もが使いやすい操作性と充実した機能
事例の検索におけるUIの高さだけでなく、企業の落札実績の分析、ランキング表示、行政機関名やカテゴリー別の分析も可能。今後もユーザーのニーズに合わせ、様々な機能を追加していく予定。

●1案件あたり約10時間の事務時間を削減した自治体も
「同規模のプロジェクト事例を知りたい」「仕様書に必要な条件を抜け漏れなく記載したい」など、用途に応じて必要な機能を使うことで事務時間を削減でき、職員負担の軽減が見込める。例えば、他自治体の実績調査が、1件あたり283分から83分と約71％減※など。