勤怠管理システムの導入で業務時間の大幅削減につながる。

紙のタイムカードから脱却し手間のかかる事務作業を削減する。

同町が勤怠管理システムを導入したのは令和元年のこと。以前は紙のタイムカードで出退勤時間を打刻し、休暇や時間外勤務はA4サイズの申請書に記入して提出していたそう。当時の職員は130人ほどで、臨時職員を含めると約300人。勤怠に関する書類は総務課が管理し、個々の集計も担当していた。「タイムカードと申請書を照らし合わせてチェックし、不明点があれば本人に連絡をしていました。打刻や記入が漏れていることもあり、確認や修正に手間がかかっていました」と山下さんは当時を振り返る。時間外勤務の記入は1分単位や5分単位など人によって違いがあり、計算も煩雑だった。「過去の記録を集計する際、保管用の段ボールからタイムカードを取り出していたため、数値の入力や帳票作成にも時間がかかっていたのです」。

こうした事務作業を効率化するために、高知県内のIT企業「ビーウェーブ」が開発した「スマートタイムレコーダー」を導入。出退勤時間の記録から集計まで、ペーパーレスで一括管理できるシステムに刷新した。「地元の会社なので迅速で手厚いサポートを受けられることが安心でした。また、他自治体の導入事例も決め手になりました」。

自治体向けに機能を調整し便利で使いやすいシステムに。

同サービスは、Windowsパソコンを出退勤時の打刻端末として使用する勤怠管理システムだ。端末に読み取り機をつなぎ、出退勤時にICカードをかざして使うケースが多く、既存のパソコンを用いることも可能。そのため、高価な専用端末は不要で、安価で多くの場所に設置できるという。勤怠管理に特化したシンプルな仕組みで費用を抑え、導入ハードルを下げているそうだ。また、希望に応じてカスタマイズもでき、幅広い人が使える機能であれば追加費用はかからないのだという。

本庁舎をはじめ、教育委員会など11拠点に打刻端末を設置している同町。出退勤時に各職員がICカードを読み取り機にかざして打刻し、出勤と退勤の場所が変わっても使用できる。また、休暇や時間外勤務の申請は利用者がシステムにログインし、上司が承認する形を取っているという。「以前の申請方法と比べ管理部門だけでなく、利用する人もラクになりました」。これまでは選挙などで他部署の手伝いをする際、申請書が別途必要だったが、システム導入後は自治体仕様で科目選択のボタンがあり、簡単に仕分けができるのだという。また、同町独自の機能として、すでに使っていた臨時職員のスケジュール管理システムと併用できるように若干の調整を実施。「導入後に仕組みを見直し、休日出勤の申請時に振替休日を同時に申請してもらうようにしました」。

リアルタイムで情報を共有でき自動計算で集計も簡単。

打刻時間や有給休暇などの申請は、管理部門のパソコンからリアルタイムで情報が得られる。導入当初は職員から使い方に関する質問もあったが、総務課の担当者と同じ画面を見ながら説明できるためスムーズだった。総務課では、タイムカードの確認や月末締めの集計作業から解放され、数日かかっていた業務が数時間ほどで終わるようになったという。「有給休暇取得率や残業時間などの勤務状況を、個別や部署別、月別にすぐに把握できることも大きなメリットですね」と邑田さん。

システム化の大前提は、働く人の時間と労力を効率よく使えるようにすることだ。同町にとって同サービスの導入は、その有効性を実感できる事例となったそうだ。「この経験をもとに、さらに視野を広げて業務改善を進めることが大事だと思います。今後は得られた時間を有効に使い、より住民サービスに力を注ぎたいですね」と、抱負を語る。DXが生み出すゆとりは、人にしかできない仕事の質を高めることにつながるのではないだろうか。

佐川町 総務課
左：邑田 知沙（むらた さち）さん
右：山下 恵里（やました えり）さん

 

導入実績

高知県の自治体で導入が進んでいる

勤怠管理を電子化している高知県内の自治体（市・町）で、「スマートタイムレコーダー」の導入が進んでいる。加えて、病院、介護施設、企業などでも広く使用されている。

実際に目で見て触れて操作方法や実用性の確認を

高知県内をはじめ四国では、デモンストレーションを無料で実施している。希望する自治体に担当者が直接訪問し、使い方を丁寧に説明。それぞれの状況に合った活用法など、何でも相談できる。