ペーパーレス会議で紙の削減だけでなく業務効率化を推進。

情報政策

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SDGs機運の高まりで、紙の消費量を減らす動きが進んでいる。令和3年に「デジタル化推進方針」を策定した旭川市も、ペーパーレス化推進のため、LGWAN環境で使えるペーパーレス会議システム「SmartDiscussion」を導入したという。

※下記はジチタイワークスVol.25（2023年4月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]キッセイコムテック株式会社

新庁舎への移転で、会議のペーパーレス化が急務に。

多くの自治体が、会議などの紙資料を減らす取り組みを進めている。リモート会議ツールの画面共有機能を使用することで紙資料を減らそうとする動きもあるようだが、事前に会議用のURLを発行し共有する必要性があるなど手間が発生しがちだ。

現在、新庁舎の建設が進んでおり、令和5年秋から供用開始予定の同市の場合、特にペーパーレス化を強力に進めなければならない事情があった。「新庁舎は、市民の利便性向上のため、周辺に分散している執務室の一部を集約します。それに伴い本庁舎内のスペースにゆとりがなくなり、紙の保管スペースも現在の半分程度になる見込みです。そのため、より一層文書削減の取り組みを進める必要がありました。」と、経緯を説明する會津さん。

紙資料類の主な“発生源” である会議をペーパーレス化するため、令和3年9月、ある会議システムを導入した。ただ、しばらく活用するうちに、システムの機能に対する要望が上がってきたという。「例えば、発表者と参加者の2画面を同時に表示することができなかったので、“発表者の説明を聞きながら自分の資料も確認したいときに不便だ”といった意見が多かったのです」。

利便性の良い豊富な機能をLGWAN環境で使用可能。

そこで、同市はシステムを再検討。令和4年4月から、「キッセイコムテック」が提供するペーパーレス会議システム「SmartDiscussion（スマートディスカッション）」を導入することに決めた。会議中は会議主催者の端末操作が参加者の画面にも同期され、スムーズな会議進行を手助けするシステムだ。会議システムの導入にあたっては、不正アクセスされにくい通信網で会議を実施するため、SIMフリータブレットなどを新規導入する自治体も少なくない。

しかし、通常業務で使用しているパソコンで使えないと、効率化につながらないという考えをもっていた同市は、安全なLGWAN環境で使えることを第一条件に設定した。「最初に入れたシステムもLGWANASP型でしたが、職員の要望に沿える機能があるのは、新規導入した同製品だけでした」。

会議準備時に資料をドラッグ&ドロップ操作でフォルダごと登録できる機能や、会議開催前の“お知らせ通知”、注目させたい箇所への“コメント記入”など、会議をより効率化できそうな機能を備えているのもポイントだ。「WEBブラウザ上で使うシステムではなく専用アプリなので、会議のたびにログイン不要な点が特に好評です。また、ブラウザのようなタブ表示がないので、資料が大きく表示されて見やすく、会議に集中できる点も喜ばれています」。

旭川市での実際の会議の様子

紙資料の削減を基盤にして“真のデジタル化”を推進。

同市は現在、各部署の部長級以上が集まる本部会議を中心に同製品を活用中だ。「年間20～30回・1回当たり30～40人が集まる会議をペーパーレス化する効果は大きいです。まだ9カ月ほどしか使っていませんが、すでに約10万枚分の紙削減が実現しました」。

ただし、紙を減らしさえすればいいということではなく、業務の効率化につなげることが重要だと、會津さんは強調する。「ペーパーレス会議がスタートして以降、小規模な打ち合わせなどでもパソコンを持ち込み、記録をその場でデジタル化する空気が組織全体で醸成されつつあります」。今後、可能な範囲でライセンス数を増やし、部長級以外の職員もペーパーレス会議を活用できるようにする計画だという。

「当市は本年度から、電子決裁システムを導入予定ですが、ペーパーレス会議の広がりが、今後の業務DX全体を後押しする形になることが理想です」と今後の意気込みを語ってくれた。

旭川市
総務部行政改革課
會津裕介（あいづゆうすけ）さん