過大な業務負担によりミスが発生
発送文書が大幅に増加。支所職員にも協力を要請
高島市では、平成17（2005）年の６カ町村合併に伴い、発送文書が旧町村の4、5倍にまで増加しました。時間的制約があるなか大量の発送業務が生じるため、担当課の人員を動員するだけでなく、当初は支所職員にも協力を仰ぎ、多い時期には月に1万通以上の封書を取り扱っていたといいます。合併により当然職員数は増えていたものの、発送件数があまりに多く、職員への身体的負担と長時間拘束が課題となっていました。
誤封入が発生作業の正確性を求めて
そうした状況のなか、平成18（2006）年に税務課で誤封入が発生してしまいます。同一人物に複数の書類を同封する「名寄せ」が必要な場合は、職員の目で二重に確認をしていましたが、「短期間で大量の作業をこなす必要があるため、現場は人の力では限界を感じていた」と、高島市都市建設部都市計画課主任・櫻井輝樹さん（元・総務部税務課 主任）は当時の状況を説明。
しかしながら、極めて機密性の高い個人情報を取り扱う責任がある立場として、今後絶対に再発はあってはならないことです。そこで改善策を検討し、作業の確実性を求めた結果、たどり着いたのがピツニーボウズ社の「封入封かん機」でした。
名寄せについてはシステム改修を行い、税通知などの印刷時にバーコードを出力して、封入時にバーコードを読み取って対応できるように改善。平成19（2007）年度の税通知発送から同機の使用を開始しました。
インタビューに答える高島市 元・総務部税務課主任の櫻井輝樹さん。
得られた効果
作業時間が大幅に減少。他部署にも活用が広がる
従来は10人以上で3、4日ほど必要だった発送業務が、「封入封かん機」導入後は2、3人の人手で、かつ約半分の時間で完了するようになりました。また、別人の文書を同封してしまうといった事例は、同機を使用したものについては一切なくなっっています。
平成20（2008）年度に税務課へ異動した櫻井さんは「こんな便利な機械があるのか！」と驚いたそうです。税務課では、封入機導入後も手入れ封入をしていた文書がありましたが、機械を活用できるように様式などを工夫して、省力化と時間短縮を図っていきました。
例えば、前年住民税申告者への住民税申告書送付や、前年農業所得申告者への収支内訳書送付業務。いずれの場合も、税務課5～6人で2、3日以上かかっていた作業が、改善後は2人で半日から1日程度で完了するようになったといいます。税務課同様に、他の部署でも導入が広がっています。
電話や訪問で細やかに対応
シンプルなインターフェースで操作性にも優れているため、一度覚えれば簡単に使うことができるのもメリットです。ピツニーボウズ社の保守担当者とは普段は電話でコンタクトを取ることが多い櫻井さん。「新たな作業内容を登録する時などは現場で立ち会いのもと作業を進めてくださるので、運用面でもとても助かっています」と、サポート体制にも満足している様子。
外部委託より高い費用効果
差し込み印刷で大量に封書を送付する場面は、どの部署でも想定されるため、櫻井さんは庁舎内での活用の場はさらに広がるとみています。名寄せが必要ではない場合は、バーコード印刷などのシステム改修も不要なので、コスト面でもそれほど負担はかかりません。
高島市では当初は実機を購入して使用していましたが、平成26（2014）年度に契約を更新した際に、ピツニーボウズ社からリースや長期レンタルなど複数の提案を受け、現在はより安価で使い勝手の良い保守契約付きの長期レンタル契約を結んでいます。
「文書発送の外部委託化の検討も有り得ますが、当市の人口規模での作業量を考慮すると、費用対効果や作業効率の面からも「封入封かん機」を活用して文書を発送していくのがベター」と櫻井さん。「今後も職員の創意工夫で同機を活用できる仕組みを作り、省力化と時間短縮を図っていきたい」と意欲的に語りました。
設置された封入封かん機で封入された封書サンプル。
簡単、スピーディ、セキュリティ向上
業務規模や用途によって9つの機種を用意
最大毎時5400通もの高速処理で、正確かつ安全にさまざまな郵便物の封かん（糊付け）までの業務を自動化。万全のセキュリティ体制で、ヒューマンエラーによる誤封入や誤発送を防ぎます。また、専用のソフトウェアを組み合わせて使用することで、送付先ごとに同封枚数が異なる場合でも、送付先ごとに同封物の名寄せも可能です。
導入のメリット
○圧倒的スピードで紙折り・封入・封かんを自動化。
○名寄せ機能付きで誤封入を防止。
○正確な作業で誤発送対策。
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ぜひ動画をご覧ください！
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