マイナンバーカード申請サポートを業務委託とITツールで劇的に変える！

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“令和４年度末までにほぼ全国民が取得”と国が目標を掲げる、マイナンバーカード。達成に向けて各自治体が頭を悩ませる中、小平市では交付率を上げつつ職員の負担を軽減し、市民の満足度も高めている。その取り組みの詳細を取材した。

※下記はジチタイワークスVol.20（2022年6月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社DNPアイディーシステム

攻めの申請サポート業務とそこで見えてきた限界。

マイナンバーカードの交付率を上げる取り組みが、全国で進められている。小平市でも令和３年度から申請を希望する市民へのサポート活動を本格化。庁舎や出張所でのサポートはもちろん、市内の公共施設やスーパー、携帯ショップ、駅などに出張窓口を設ける攻めの手法をとってきた。申請者は順調に増加したが、そこで問題に直面したと窪田さんは振り返る。「出張申請サポートには職員が数人出動しますが、申請者が多いときには10人以上必要。これだけの人数が席を外すと、業務に影響が出てしまいます」。

また、同市には別の課題もあった。令和４年９月末に、市内７カ所に設置している証明書自動交付機が保守期間終了のため撤去されるのだ。「当市では、令和４年２月よりコンビニ交付サービスを開始しましたが、現在も証明書自動交付機を利用されている方々がいるため、各種証明書のコンビニ交付に必要なマイナンバーカードの交付率を高める必要があります」。

これらの課題に対し、申請サポートをさらに進めるために、業務の外部委託を決定したという。

市民も驚く申請ツール活用で所要時間を一気に短縮！

申請サポートに力を入れている同市の現場で使用されているツールが「DNPアイディーシステム」が提供する「マイナ・アシスト２」だ。

同製品は、マイナンバーカード申請をオンラインにより効率化する端末で、一連のフローをワンストップで実現するというもの。令和４年３月時点で全国約400の団体が導入している。支持されている理由の１つが、業務効率化への貢献だ。例えば紙での申請をサポートする場合、写真撮影やトリミング、貼りつけなどの作業に手間がかかる。しかし同製品の場合は、申請書IDの読み取りと顔写真の撮影を行い、画面のボタンをタップしていくだけで手続きが進むので、所要時間を大幅に削減可能。同市でも、約15分要していた手続きを、約５分にまで短縮できたという。

また、所要時間が短いからこそ、マイナンバーカード取得者で、住所記載欄が埋まってしまった人や、ICチップの破損等により再申請が必要になった人に対して、申請書の交付だけでなく、その場での申請を促すことができる。

さらに、端末には個人情報などのデータを残さない仕様のため、外部委託する際のセキュリティ面についても安心度が高い。もちろん同市では、本人確認などの審査は職員が担当し、それ以外の作業を事業者に任せるという運用体制をとっている。

「申請に来られた方からは、こんなに簡単だったのか！といった声を多くいただきます。皆さんがストレスなく申請できているという実感がありますね」と市民にも好評であることを宮崎さんは語る。

申請サポートを充実させつつ次のステップを見据える。

同市の申請サポート活動の開始以来、申請者数は増え続け、令和４年４月１日時点では交付率45.8％と全国平均値を上まわり、その後も伸び続けているという。出張申請サポートは、庁舎窓口の混雑緩和や住宅街付近の公共施設で行われることの利便性もあり、新型コロナウイルス感染症対策としても有効だ。

試行錯誤を繰り返しながら、着実に成果を出している同市。「出張申請サポートは市民にとても喜ばれるので、私たちもやりがいがあります」と笑顔を浮かべつつ、「当市も、他自治体の事例を参考に“まずはやってみよう”とトライしました。今年度も幅広い世代の方に申請していただくために、様々な会場での出張申請サポートにトライしていきます」と今後への期待を語ってくれた。

小平市市民部市民課
左：片嶌邦博（かたしまくにひろ）さん
中央：宮崎妃和（みやざきひより）さん
右：窪田英貴（くぼたひでき）さん