ジチタイワークス

東京都江東区

子どもの顔が見える入退室管理システムで、保護者の安心と現場の効率化を両立。

学童保育で子どもが入退室する様子を、写真付きのメールやLINEで保護者が確認できる「入退くん」。現場担当者にも大きなメリットがあるというシステムの仕組みや、寄せられた声について、開発元の「BPS」大場さんを取材した。

※下記はジチタイワークスVol.14(2021年6月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]BPS株式会社

保護者からの問い合わせや事務作業で学童の現場は多忙!

保護者にとって、放課後における子どもの動向は常に心配のタネだ。共働き世帯が増え、時短勤務もできない場合、保護者は夜帰宅して子どもの顔を見るまで、どうしても安心することはできない。学童の現場でも、子どもの所在確認を目的とした電話連絡がとても多く、担当者がその対応に追われることで、目の前の子どもたちと接する時間を十分に確保できないという課題があった。

最近では、子どもの所在情報をメールで受け取りたいというニーズもある。学習塾や民間の習い事教室では入退室システムを導入しているところも多いため、メールやLINEで子どもの居場所を把握できるのが当たり前の時代になっているようだ。

また、学童利用の申し込み登録や保護者へのお知らせ、利用人数の報告など、現場の事務作業については紙の書類で業務を行っているケースがまだ多く、時代に合わせた作業効率化ができていないことも課題の1つだ。デジタル対応の入退室システムを導入することで、負担を減らせる可能性は高いといえるだろう。

顔が見えて安心なメールを届け、一斉連絡も送れる入退室管理。

大手学習塾の入退室システムを手がけている同社は、その経験をもとに、中小規模の事業者でも導入しやすい低コストの入退室管理システムを開発。「現場担当者も利用者も誰でも使いやすく、手軽に導入できるものをと、平成29年に入退くんをリリースしました」と大場さん。

同システムでは、子どもが入退室する際、カメラに二次元コードをかざすと、自動的に撮影された顔写真付きのメールやLINEが保護者に届く。そのため、保護者はわざわざ連絡をしなくても、子どもが無事に学童に行ったことや、家路についたことが分かる。一般的なICカードの入退室システムにはほとんど撮影機能はないが、この“写真付き”という点が好評で「保護者からは、写真で子どもの表情が見えるし、間違いもないと確実に分かるのが安心だ、という声をいただいています」。

さらに個別の入退室通知だけでなく、管理者から保護者への一斉送信機能も備えている。連絡事項について紙を印刷して渡したり、電話して伝える必要がなくなるため、電話がつながらない、子どもから伝わっていないといった問題も解決できる。

入退室管理システムの導入で期待できるメリット

管理者メリット

業務の負担を軽減できる!

●電話対応が減り、子どもとの時間ができる。
●データ集計の自動化でミスや作業が減る。
●一斉送信機能で緊急時も迅速に連絡できる。

保護者メリット

子どもの顔が見えるから安心!

●写真付きなので表情も見えて安心できる。
●メールやLINEで受け取れるのは助かる。
●保護者全体へのお知らせも届くので便利。

業務負荷を減らせるシステムで職員も保護者もハッピーに。

システム導入後の変化として、保護者との電話対応が減り、現場の職員は子どもと接する時間が増えたという。また、データ集計が自動化されることで事務作業の負担は確実に減ったようだ。

「毎月手作業だった入退室の記録データは自動集計され、データはCSVでダウンロードでき、手入力での加筆修正もできます。作業工数もミスも大幅に減ったそうです」と大場さん。システムのカスタマイズで、自治体ごとに違う提出書類のフォーマットにも対応可能だ。

そのほかにも、保護者の利用申し込み手続きを、書面ではなくシステム内の登録フォームで完結できるなど、あらゆる場面でシステムが活躍している。

導入後は管理者向けの操作説明会を同社主催で行うなど、サポートも充実。デジタルツールが苦手という担当者も安心して導入できる配慮がなされている。

また、無料トライアルから本導入を決める自治体も多いという。「学童保育での導入が進んだら、その次のステップとして、学校の出欠管理、図書館の入退館管理など、人の出入りがある公共施設でも活用が広がるとうれしいです」と期待を込める。

使いやすくて効率的な入退室管理システムは、現場も家庭も支えてくれる心強い存在になるだろう。

BPS
自社サービス推進チーム
大場 元騎(おおば げんき)さん

児童1万人規模の自治体でも評価されている安心感と利便性。

保護者だけでなく管理者も大きな安心を得ています。

■東京都江東区教育委員会事務局
 地域教育課 放課後支援係 本間(ほんま)さん

江東区内64カ所の学童保育(放課後児童クラブ・こども教室)で入退くんを導入し、約1万5,000人の児童と、その保護者が利用しています。

利用者アンケートによると、顔写真付きの通知が届くことで、8割近くの方が安心感を得ていることが分かりました。写真が届くのが仕事中の楽しみになったという声もあり、親子間のコミュニケーションツールにもなっているようです。

一方で、コロナ禍の影響による臨時休業や再開を保護者に通知する手段として、一斉送信機能が非常に役に立っています。申し込みの際にメールアドレスを登録するので、基本的には全員に送信できる状態です。変更をすぐに連絡でき、大きな混乱を避けることができています。どの拠点に、誰が、何人いる、という出欠状況もリアルタイムで把握できますので、緊急時にも迅速な判断が可能になり、管理者として大きな安心材料になっています。

入退くんが選ばれる理由

1.初期費用は無料、低コストで運用可能

ICカードや読み取り機などの専用機器は不要で初期費用は無料。児童60人まで基本料金のみで利用できる。通信量は1カ月1GB程度なので、通信環境がない場合もポケットWi-Fiで運用可能だ。

2.最短で申し込み当日から利用可能

入退室用の二次元コードは、管理画面で発行・印刷して児童に渡すだけ。コードを読み込むための端末(カメラ付きPCやタブレット)と、インターネットに接続できる通信環境があれば利用開始できる。

3.二次元コードの再発行も迅速対応

二次元コードは普通紙に印刷が可能。ラミネートでカードにするなどの加工も、各自治体で自由に対応できる。児童が紛失した場合でも、すぐに現場で再発行できるので追加費用もかからない。

30日間無料トライアルを実施中!

全ての機能を30日間無料でご利用いただけます。発行アカウント数や利用拠点数に制限はありません。使い勝手の確認に、ぜひご活用ください。

お問い合わせ

BPS株式会社

住所:〒160-0023 東京都新宿区西新宿6-20-7 コンシェリア西新宿TOWERʼS WEST 2F
E-mail:nyutai-support@bpsinc.jp

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