ジチタイワークス

導入自治体は実現している、ビジネスチャットによる情報伝達の迅速化。

コロナ禍の影響でリモートワークの比率が高まる中、多くの自治体が電話やメールなどに依存した庁内の意思疎通に課題を感じているという。そこで、その詳細と解決のヒントについて、「ネオジャパン」の山田さんと市村さんに話を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.14(2021年6月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社ネオジャパン

ビジネスチャット導入により神戸市は業務効率アップを実現。

多くの自治体が、業務に関する様々な庁内コミュニケーション(連絡・相談・指示)を、主にメールや電話、会議などで行っている。ただ、個別アドレスを持っていない職員もいるため、メール以外で用件を伝えなければならないケースも珍しくないそうだ。

こうした背景の中、コロナ禍に伴うテレワーク拡大も相まって徐々に導入が進みつつあるのが、同社のビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」と、グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」だ。当初は民間企業が中心だったが、現在、自治体のおよそ3分の1の都道府県庁、450以上の市町村が全庁規模で導入しているという。

働き方改革の一環として導入した神戸市の場合、メールと電話による連絡がメインだったが、相手が離席していると、何度もかけ直さなければならないなどの非効率さが問題視されていた。ChatLuck導入により、業務連絡などが圧倒的に迅速化し、業務効率が着実に進んでいるという。

また、同市は、ChatLuckの“ルーム”というグループチャット機能を活用し、部や課、プロジェクト単位はもちろん、局長級以上のくくりでもルームを開設。計2,500以上のルームを通じた情報共有で、縦割り的発想から脱却したフラットな組織づくりを目指している。類似の課題を抱えていた同市の行政区長からも、「離れた場所でも率直な議論ができる」「ルームで議論すれば会議が減らせる」といった高評価を得ているそうだ。

庁外関係者とも安全な環境下で迅速な連携&情報共有が可能。

庁内のコミュニケーションが非効率だと、おのずと外部との情報共有も遅れがちになる。特に、新型コロナワクチンの集団接種事業が始まった現在、医療機関などとのやり取りにおいては、正確で迅速な対応が求められている。「ChatLuckには、庁外関係者を“ゲストユーザー”として招待し、ルーム内で職員と同じように利用できる機能があります。総務省のガイドラインにのっとり、外部とは無害化された情報だけのやり取りに制限することができ、外部ユーザーの利用端末を限定して情報流出を防ぐこともできます」と市村さん。

システム利用はLGWANへのオンプレミス導入が基本となる。自庁で設定したアクセス権限や端末認証に沿って全利用者を管理することもできる。「庁内・外の関係者が安全に使える、SNSを代替するツールと考えていただければ、機能と使い勝手の良さが分かりやすいと思います」。

チャットラックとは

LGWANなど内部ネットワークへの導入に対応したビジネスチャットシステム。豊富なセキュリティ機能と数万名規模での安定動作を特徴とし、自治体・金融・インフラなど高いセキュリティが求められる企業・団体で採用されている。自治体への導入実績は、本記事で紹介する兵庫県神戸市、滋賀県彦根市のほか、都道府県庁、政令指定都市など、いずれも全庁規模で導入されている。

LGWANとインターネットの間で安全な環境を構築できる

LGWAN接続系にChatLuckメインサーバーを、インターネット接続系に中継サーバーを設けることで、従来のネットワーク三層分離構成を保ちつつ、庁内からはすべての機能を、インターネットからはテキストなど無害データに限定した形での利用が可能。

チャット単体での導入のほか、グループウェアとの組み合わせも。

ChatLuckは、単体での導入に加え、desknet's NEOと組み合わせてグループウェアの1機能として利用することも可能だ。

このdesknet's NEOは、スケジュール管理やワークフロー、共有設備・備品の予約など、多くの自治体に必要とされる機能を直感的な操作で使いこなせるように設計されている。全国450自治体以上という導入実績が、その利便性の高さをあらわしているといえるだろう。

「ChatLuckとdesknet's NEOとを組み合わせれば、部・課をまたいだ情報共有が容易になり、一層の業務効率化が図れます。その利点を知ってもらえば、庁内での横展開がスムーズに行えるとともに、導入計画の立てやすさや運用負担の軽減など、多くのメリットがあります」と山田さん。今後、業務効率化を目指す多くの自治体からの注目が集まりそうだ。

ネオジャパン マーケティング統括部
左:担当課長 山田 志貴(やまだ しき)さん
右:係長 市村 英二(いちむら えいじ)さん

防災・医療機関との連携にも。安全な庁内ビジネスチャット環境を。

チャットラック導入自治体の声

コミュニケーションの質が大きく変化

メールと電話でばかり用件伝達を行っていたため、大量メールに紛れて業務メールを見落としたり、複数人に何度も電話でスケジュール調整したりと、業務効率が非常に悪かった。ChatLuck導入後は、対面で会話するようなコミュニケーションも可能で、相手が多忙な場合は、都合の良いタイミングで用件を確認できるようになった。

神戸市 20,000ユーザー

“縦割り”の枠を超えた部門横断的な連携が可能に

“大事なことは電話で話す”という文化が根強くあったため、電話のタイミングが合わないことでプロジェクトが2~3日遅れるケースも少なくはなかった。ChatLuck導入により、電話確認が取れないことによる予定の遅延が激減した。複数課をまたいだ取り組みが必要な場合も、政策課題ごとに“ルーム”を立ち上げ、部課署横断的な議論が迅速に行えるようになった。

彦根市 1,500ユーザー

チャット×グループウェアで業務効率をアップ

デスクネッツネオとは

スケジュール管理や設備予約、文書管理、ワークフローなどの基本機能に加え、誰でも簡単にコンテンツを作成できる庁内ポータル、プログラミング知識不要で業務アプリを作成できるAppSuiteなど、庁内全体の業務効率向上を実現する、国産グループウェア。

デスクネッツネオの自治体導入実績

都道府県庁3分の1以上、全国450以上の自治体が採用

都道府県17、特別区4、政令市4、市158、町村267
※導入実績は、パッケージ版の累計出荷件数、およびクラウド版の契約数の合計(合併前の市町村を除く)

詳細はホワイトペーパーで確認を

自治体LGWAN環境下で、安全性を担保した形で庁内外とのコミュニケーション環境を実現するためのポイントから、自治体でのChatLuck導入事例、システム構成例などをまとめたホワイトペーパーを無料でダウンロードいただけます。

https://www.desknets.com/lp/lgwan/

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TEL:045-640-5910(横浜本社)
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