ジチタイワークス

福岡県北九州市

名刺情報をデータ化して一元管理!部署を横断した情報共有も可能に

受け取った名刺をしまい込み、情報を適切に管理・活用できていない自治体も多いのではないだろうか。北九州市では、クラウド名刺管理サービスの導入により、課をまたいだ情報共有や業務改善を実現。その詳細を、企業立地支援課の佐藤さんに聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.14(2021年6月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]Sansan株式会社

データ入力に時間がかかり、手作業によるミスも発生。

産業拠点として発展してきた九州の玄関口・北九州市。産業振興に欠かせない企業誘致推進に取り組む企業立地支援課では、民間企業へ訪問する機会が非常に多い。年間で100回以上は打ち合わせがあり、企業交流会などに赴けば、1回につき数十枚の名刺を受け取るという。

「名刺は人脈を築く上で貴重な情報資産ですが、以前はそれを有効活用できていませんでした」と佐藤さん。それまではエクセルで企業の訪問リストを作成しており、名刺の数が多いと時間がかかり、手入力によるミスも発生していたという。例えば、メールアドレスを1文字でも間違えれば、結局“使えないデータ”になってしまう。また、収集した名刺をファイルなどで担当者別に管理すると、その情報を共有するのが難しい。「ファイルにしまい込むと、他の職員の目に触れる機会はほとんどありません。さらに、異動時に情報が埋もれてしまえば、つながった企業との関係性も途切れかねない。名刺情報が属人化し、組織の資産として活かせていないのは課題でした」。

迅速で高精度な名刺情報のデータ化で業務負荷を軽減。

そんな課題を解決すべく導入されたのが「Sansan(サンサン)」だ。同サービスは、専用スキャナーで読み取った名刺がデータ化されてクラウド上に保存・管理される仕組み。スキャンした翌営業日にはデータベースに組み込まれ、付与されたIDでログインすれば、必要な情報を簡単に検索・入手できる。これにより、名刺管理や情報収集にかかる時間が大きく削減されたという。「5人がかりだった訪問リストの作成も、今は1人で十分。セキュリティも高度で、安心して使えるのも導入の決め手になりました」。

名刺データは、読み取った人物ごとに一元管理。いつ・誰が・どのようにコンタクトを取ったか(メールや面会)など、接触履歴が細かく表示されるため、人脈の共有にも変化が生まれたという。「他部署がつながっていた企業を把握でき、紹介してもらいやすくなりました。また、東京事務所とも連携が取れ、首都圏の企業と最初のアポイントを取る際のハードルも下がりました」。

これに加え、履歴には面会時の議事録データなどのひもづけも可能。「私が異動してきた際も、前任者から2,000枚以上の名刺と議事録データを引き継ぎました。人脈だけでなく、面会内容を簡単に振り返ることができるので助かります」。

名刺を軸に周辺情報を収集、企業との結びつきが強固に。

「企業と関係性を深める上で大切な“周辺情報”を得やすくなったメリットも大きい」と佐藤さんは続ける。同サービスでは、入力済み企業のニュースがシステムから配信され、昇進や異動があれば通知が届き、名刺データも自動更新。タイミングを逃さずメッセージや祝電などを相手に送ることができる。

また、対面が叶わなくなったコロナ禍でも、オンライン名刺機能によりスムーズに名刺情報の受け渡しができたという。「この名刺管理サービスは、もはやインフラですね。これがないと仕事が滞る」。本格導入から約4年、庁内でも有用性が知られるようになり、IDの取得数は、初期から約3倍に増えたという。

ものづくりのまちとして日本をけん引してきた北九州市だが、今後の人口減少に伴う労働生産性の低下は大きな課題。「有望な企業をできるだけ多く誘致し、生産性と競争力の向上につなげたい」。名刺データの有効活用が、その取り組みを実現へ導く強力なサポーターになりそうだ。

北九州市 企業立地支援課
情報・通信産業担当 主査
佐藤 陽介(さとう ようすけ)さん

名刺を“紙切れ”で終わらせない!貴重な情報資産を有効活用。

Sansanは、名刺情報を貴重な人脈に変えるために有効なサービスだ。オンライン名刺機能により、コロナ禍で求められる“新しい働き方”の実現も後押しする。

名刺管理サービスSansanの強み

1.名刺データ化は99.9%の高精度!検索機能も充実

独自技術により、名刺情報を99.9%の高精度でデータ化。他の職員が持つ名刺にアクセスし、人物情報や接触履歴を確認することも可能だ。正確なデータ作成と充実した検索機能により、名刺整理や情報確認に費やす時間を大幅に削減。

2.WEB会議にも対応!オンライン名刺機能

URLや二次元コードを送り合うことで、オンライン名刺交換が可能。対面が難しい場合でも、相手の所属部署や肩書情報などを正確に把握できる。ご当地キャラクターや観光地の写真を入れれば会話の糸口も生まれ、コミュニケーションが活性化する。

3.公共専任チームが、導入・運営をサポート

自治体をサポートする専任チームが、自治体の規模や予算に応じたサービスを提案し、スムーズな導入や成果につながる運用を支援。コロナ禍で加速する自治体DXを、名刺管理の観点から丁寧かつ強力にサポートする。

■導入実績

経済産業省、仙台市、三井住友銀行 etc.
多数の企業・団体での導入実績あり。

■利用企業数

約7,000社
※令和3年4月末時点
※クラウド名刺管理サービス「Sansan」をご利用いただいている契約企業数

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お問い合わせ

Sansan株式会社

TEL:03-6758-0033(代表)
住所:〒150-0001 東京都渋谷区神宮前5丁目52-2 青山オーバルビル13F
E-mail:pubsales@sansan.com(公共専任チーム宛)
HP:https://jp.corp-sansan.com/

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