テレワークの利便性と情報保護は両立できるのか。

Withコロナの時代になり、社会におけるテレワークの必要性が高まっている。東京都が実施した調査※1によると、都内企業でのテレワーク導入率は、令和2年3月時点の24％から、4月は62.7％に増加。こうした数字の変化と同時に、テレワークに対する考え方も変わりつつあると川上さんは指摘する。「以前のテレワークは、対象が産休・育休の人や役職者に限定されがちで、活用シーンも出張時や出先などが多く、業務の補助的な意味合いのものでした。一方これからの時代は、全ての職員が、自宅などでも職場と同等の仕事ができる環境の構築が求められています（下図）」。

しかし、自治体でテレワークを導入する際には、情報保護が大きな問題になる。テレワークの“利便性追求と情報漏えい防止の両立”、この矛盾を解決するのが、テレワーク向けサービスを専門事業とする国内の独立系ベンダー・e-Janネットワークスが開発したテレワークプラットフォーム「CACHATTO（以下、カチャット）」だ。

アクセスの“代理人”が外部から情報をしっかり守る！

カチャットは、平成14年に誕生したテレワークツールの先駆け的存在。これまでの累計販売数は1,300社、ユーザー数は65万にのぼる。最大の特徴は、高度なセキュリティだ。川上さんはその全体像を「庁内ネットワーク環境の中にサーバーを設置し、そのサーバーが利用者の代理人のような役割を担って、外部端末とのやりとりを行うイメージ」だと語る。

例えば作成中の書類を自宅で完成させたいときは、専用アプリをインストールした自宅PCや支給PCから、アプリ経由でカチャットサーバーに指示を送る。カチャットはその指示を受け、認証されたユーザーかどうか確認した上で書類データのコピーをアプリに戻す。書類の操作は保護されたアプリ内で行われ、完成データをカチャットサーバーが預かって代理でデータを上書きする、といった流れだ。

このプロセスにおいて、端末にはデータが一切残されない。これらの利便性と安全性が評価され、中央官庁をはじめ26の自治体に導入されており、テレワーク時のメール利用、広報紙の作成などでも活用されている。導入に向けてトライアル中の自治体も多い。

導入後の運用も特別な知識は不要で、異動や退職時のアカウント発行・削除、利用制限などは職員が管理画面から設定できる。川上さんは「運用側、アプリ側ともに使いやすさには定評があります。また、セキュリティレベルは各自治体のポリシーに合わせて設定可能です」と胸を張る。

個人端末利用の安全確保でテレワークの活用が広がる。

自治体におけるテレワークの導入で、もう一つの大きなネックが端末支給のコストだが、上記のようにセキュリティが確保されていることからBYOD※2も活用でき、この問題もクリアされる。限られた支給端末だけでなく、自前のPCやスマホを使い、庁舎内と同じセキュアな環境で業務が進められれば、真の意味でのテレワークが実現できるはずだ。

川上さんによると、コロナ禍の影響もあり、カチャットをトライアル導入したいという問い合わせが急増しており「交付金を活用した導入を検討している自治体もある」という。働き方改革の推進はもちろん、コロナ禍や、災害発生時でも業務を継続できる自治体をつくるためにも、こうしたサービスを試す価値は大きいといえるだろう。

※1テレワーク「導入率」緊急調査結果、2020年3月・4月実施分より
※2：BYOD＝「Bring Your Own Device」の略。個人の端末を業務に活用すること

e-Janネットワークス 執行役員 第1営業部 部長　川上 啓（かわかみ ひろむ）さん

カチャットの特徴

●管理者のメリット

端末にデータを残さないセキュアな環境構築

データはアプリ内でしか扱えないため端末への保存は一切できず、スクリーンショットやコピー＆ペーストの操作も制御できる。アプリ内のデータもログアウトもしくは指定の時間経過後に自動消去される。通信も全プロセスが暗号化されているので安心だ。

閉域ネットワークでもインターネット接続系でも、簡単に導入可能

カチャットはVPNを利用しないアクセスが可能。ファイアウォールや庁内システムに大きな変更を加える必要もなく、インターネット接続環境があればすぐにテレワーク環境の構築ができる。BYODが実現すれば、支給PCのコストや端末の管理業務も不要に！

運用・管理もシンプル化できる

導入先から「職員向けの説明会やマニュアルも不要だった」と言われるほど管理作業はシンプル。アカウントの発行なども簡単で、ユーザー単位での利用システム制限も可能だ。利用状況はダッシュボードで確認でき、労務管理の負担も軽減する。

●ユーザーのメリット

直感的な操作性でマニュアルいらず

アプリの画面はシンプルに構成。「送信」「転送」といった操作も記号でビジュアライズされているので、マニュアルを見なくても直感的に使いやすい設計。

利用時間制限機能でオーバーワーク防止

「8時30分～17時」など、あらかじめ時間帯を設定しておけば、それ以外の時間はログイン不可。テレワークで起こりがちなオーバーワークからユーザーを守る。

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