契約書と通知書を電子化することで、紙とはんこを一気に削減。

白馬村
左：デジタル統括監
菅 光也（かん みつや）さん
右：総務課
主査
横川 健太（よこかわ けんた）さん
 

全庁ペーパーレスの第一歩として、まずは契約書の電子化にチャレンジ。

平成31年3月、国は「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」を策定し、紙から電子へ転換する考えを明確に打ち出した。こうした動きは全国の自治体に波及し、あらゆる行政文書を電子化する取り組みが広がりつつある。

同村においても、紙の管理は頭の痛い問題だった。「プリンターで出力されるものだけでも年間約180万枚という状況で、書類の捜索に時間がかかり、保管場所にも困っていました」と、菅さんは振り返る。「廃棄する紙の量は半年でトラック2台分。紙から電子への転換を急ぐ必要があったのです」。

そこで同村では、庁内のペーパーレスを推進する方法を検討。その一つが契約書の電子化だった。「印鑑や印紙が必要な契約書を電子化できれば、ほかの書類でも電子化を検討するきっかけになると考えました」。電子契約のプロセスで紙を一切出力しないためには、文書管理システムとの連携が必要だ。また、ペーパーレスを加速させるためには、事業者などに発行する各種通知書の電子化も考えなければならない。こうした考えのもと4社のサービスを比較検討し、導入したのが「GMOグローバルサイン・ホールディングス」が提供する「電子印鑑GMOサイン」だった。

公共施設の使用許可書を皮切りにオンライン化の対象を広げる。

同サービスは、電子契約や電子署名に関するソリューション。行政分野にも強く、電子公印にも対応している。このサービスに決定した理由について横川さんは「LGWANに対応している点や、民間でのシェア率の高さ、ツールの使いやすさなどを総合的に評価しました」と語る。こうしたサービスで気になるのがセキュリティ面だが、その点についての不安はなかったのだろうか。「同社は複数の認証を取得しており、デジタル庁のガイドラインにも準拠しています。なりすましやデータ改ざんに関しても高いレベルで対策を講じており、特に不安はありませんでした」。

同村では、まず“電子契約”サービスを導入。庁内および事業者向けに説明会を実施し、令和6年8月から運用を開始した。これにより、職員の負担軽減だけでなく、郵送費や契約にかかる日数を削減。事業者側の収入印紙代金の軽減にもつながったという。

電子契約の運用で手応えを得た後、各種通知書を電子化できる“電子公印”サービスも導入。まずは紙の量が多く、かつ着手しやすい公共施設の使用許可などで運用を開始した。「従来、利用者が提出した紙の申請書類を自治体が審査して使用許可を出し、公印を押して渡すという手順でした。これを一部オンライン化するだけでも、住民と職員、双方の負担軽減につながるはずです」。

頼りになるパートナーとともに、地域全体へのDX浸透を目指す。

現在も、ペーパーレス実現への取り組みを続けている同村。サービスの運用開始後も、同社との二人三脚は続いているという。例えば、契約の内容を訂正する場合など、法的に問題はないのかといった相談も随時やりとりしているそうだ。「当村のように小さな自治体は、法務専門の部署がありません。こうしたフォローは非常に助かります」。

今後は文書管理システムや、電子決裁サービスとの連携も図り、さらなるペーパーレスを進めていくという同村。当初の“保管場所”や“検索時間”の課題解消を目指しつつ、地域にも働きかけたいと菅さんは話す。「私たちがペーパーレスを望むだけでは広がりにも限界があります。事業者や住民にも受け入れてもらい、地域全体で取り組んでいきたいと考えています」。また、横川さんは「白馬村は観光のまちなので、自然との共存意識が高いです。DXは“自然に優しい”という点も地域内外にアピールしていきたいです」と今後の展望を語ってくれた。

サポート体制

● 運用フローの整備
● システムとの連携支援
● 例規などの見直し支援
● 各種マニュアル作成

➡使いこなせるまでしっかりサポート

取り組みが成功するまで寄り添いながら支援する

同社は自治体に関する知見が豊富で、庁内や事業者への説明会はもちろん、法的な相談にも対応。小規模自治体など、法務専門の部署をもたない自治体でも安心だ。