業務引き継ぎの心強い味方！「引継書テンプレート」を職員有志が開発。

仕事を円滑に進めるために、“業務引き継ぎ”は大切！

「さーくらさいたら 人事異動——」。
年が明けると、春の異動と業務引き継ぎが段々と近づいてきます……。

私たちが仕事をする上で、引き継ぎはとても重要なポイントのはずですが、「働き方改革」が叫ばれる時代にあっても、軽視されているのが現実です。皆さんも、採用や異動の直後に“そもそも用語が意味不明”、“いつの間にか期限が過ぎてた！”、“こんな問題があるなんて聞いてないよ”と困惑した経験があるはず。世間で報じられる役所の不祥事の中には、引き継ぎのミスが原因となったものも……。

職員アンケートにもとづき「引継書テンプレート」を開発・公開。

そこで、引き継ぎミスによる混乱を防ぎ、後任者から感謝される業務引き継ぎをするために、「引継書テンプレート」を活用しましょう！

このテンプレートは、山形県の「ジョブチャレンジ制度」において、職員有志が集まり、課題解決を目的に開発したExcelシートです。令和４年度に作成され、「用語集」、「年間スケジュール」、「やることリスト」、「課題・懸案事項」などの記入欄があり、例に沿って入力することで引き継ぎ書が作成できるというもの。職員アンケートで寄せられた経験談や知恵が反映されており、新人や未経験者でも着任直後から仕事に取りかかれる、親切な設計になっています。

各欄の記入例も地味に好評を得ており、“飼猫（かいねこ）税”、“マイニャンバー制度”、“英国留学する夏目さん”などが登場する愉快な中身となっています。

▲ 出典：やまがたe申請　山形県電子申請サービス　サイトより

引き継ぎの進化で、働き方を現場から変える！

引き継ぎ書を新たに作成したり、つくり直したりする必要がある人の役に立つのはもちろん、代々受け継がれた引き継ぎ書がある職場でも、このテンプレートの図や表を活用することで、それを進化させることができます。単純なExcel形式ですので、自身の業務に合うよう適宜カスタマイズして活用してください。

充実した引き継ぎ書があれば、年度途中で職場を離れる人が出てもその影響を最小限に抑えられ、カバーしやすくなるはずです。育休なども取りやすくなるでしょう。皆さんの職場でも共有して、業務引き継ぎに役立ててもらえたらうれしいです！

 

●「引継書テンプレート」は、こちらから入手できます。「山形県 引継書」と検索しても見つかります。
やまがたe申請　山形県電子申請サービス【山形県】引継書テンプレート＆記載例【ジョブチャレンジ制度】

●テンプレートについて語った対談の様子（山本さんのnote）はこちら。　対談内容の文字起こしPDFもダウンロードできます。
【文字起こし】対談「仕事を引き継がナイト」@山形県庁16階ミーティングスペース「そららぼ」（2024年1月12日開催）