左から
焼津市
行政経営部 DX推進課
係長 鈴木 寿彦（すずき としひこ）さん
主査 有賀 友彦（ありが ともひこ）さん

職員の業務を圧迫する煩雑な作業を減らすため、新たなツールを検討。

多くの業務でExcelやAccessを活用していた同市では、ファイル管理の煩雑さに悩まされていた。「担当者の異動によりマクロが修正できない、ファイルが重くて開けないといった問題も起きていました」と有賀さんは語る。

職員の業務を圧迫するこれらの状況を改善しようと、DX推進課では「サイボウズ」が提供する「kintone（以下、キントーン）」に目を向けた。「ノーコードなので操作が簡単で、自治体での導入実績も豊富。また、無料トライアル期間が長いため、導入に向けた効果検証ができることも魅力でした」。

このトライアルとは、同社が実施している「自治体まるごとDXボックス」で、同ツールを全職員が無料で使えるという内容。さらに導入から運用までを伴走する“パートナー企業^※”の支援も用意されている。同市ではパートナー企業選定において公募を行い、その中で“5業務のシステム作成をフォローする”という提案に注目。「初めて扱うツールなので、プロの伴走は心強いです。5業務あれば原課を巻き込んだ実証実験ができると考え、企業選定を行いました」。こうして令和5年8月からトライアルをスタートし、庁内説明会を開催。実証実験への参加希望部署から5業務を選定し、ノーコードツール活用への挑戦を始めた。

※キントーンを活用する自治体のサポートを行うサイボウズ公認の協力企業。全国で約30社が相談を受け付けている。

パートナー企業との二人三脚で、5業務の実証実験を進める。

実証実験では、パートナー企業が原課に業務内容をヒアリングし、仮システムを作成。原課で使用し、レビューと改善を繰り返しながら完成させていくという流れで進んだ。「こうした各工程に私も参加しました。プロによるヒアリングの進め方や、システムのつくり方、改善方法などを横で見られたことが、貴重な学びの機会になりました」。

実証実験は着々と進み、効率化の見込み値が出されていった。「原課の細かな要望にも、パートナー企業はしっかり伴走してくれました。業務がデジタル化されていくのを見ながら、原課職員が“こんなことができるんだ”と目を輝かせていたのが印象的でしたね」。

5業務以外にも、自主的にキントーンで業務改善を始めた部署もあり、トライアル終了時点で93のシステムが試作されたという。手応えを得た同市は、令和6年5月に同ツールを正式導入し、本格運用を開始。さらなる活用拡大に向けて、有賀さんが各部署へ支援に入っているという。「実証実験でパートナー企業の動きを見て学んだことが活きています」。

“選ばれるまち”になるために、全体最適の視点をもってほしい。

各部署で様々な業務に活用されているが、特に効果が期待されるのが“広報紙・LINE配信の制作管理”業務だ。従来はシティセールス課と複数部署との間で、個別に原稿や画像のやりとりをするという煩雑な作業だった。これをキントーン内で一元化すれば、全庁的に負担を大きく減らせる。

また、福祉イベントへの参加事業者と情報を共有する「掲示板システム」や、事業者の支払い明細をオンライン上で閲覧可能にする「市支払い明細履歴照会システム」も、庁内での注目度が高いようだ。「これらに共通するのは、複数の相手に個別で連絡する“中継作業”をラクにするという点。95％以上の作業時間を削減できる見込みです。実はこうした作業は、多くの部署に存在します。全庁で応用していきたいですね」。

今回、全職員への導入を決めた理由について、鈴木さんは「業務改善ができる環境を平等に提供したかったから」だと話す。「一部の部署だけの導入では、職員が異動してしまえばその先の発展はありません。部署を限定せず同じ改善環境をつくることで、職員に“全体最適”の視点をもってほしかったのです。人口減少が進む中だからこそ挑戦を重ね、市民からも職員からも“選ばれるまち”にならなければと感じています」。

無料トライアル

最大13カ月　全職員が無料で使える

「自治体まるごとDXボックス」

期間❶受付中～2025年4月30日
期間❷2025年4月1日～2026年4月30日

申込数は200団体を突破。パートナー企業の伴走支援で、導入前に十分な効果検証ができる。

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