事業者・自治体ともにメリットの大きい電子請求で業務の効率化が加速する！

 

 

 

Interviewee

愛知県日進市 会計課
橋本 公太（ハシモト コウタ）さん

紙の請求書による煩雑な業務を低コストで効率化する。

職員の手を止めてしまうことも多い請求書の処理業務。日進市でもこの業務における煩雑さが以前からの課題だったと橋本さんは語る。

「システムの導入前は、請求書を行財政システムに手入力で転記し、紙の伝票を出力して請求書をのり付けし、印鑑を押した上で、会計課まで持ってきてもらっていました。件数に比例して担当課の手間は増えますし、処理後の保管も大量に発生します。ミスがあれば会計課で工数がかかる。何とかしたいと考えていました」。

こうした負担への対策として、電子決裁システムを導入することを決定。より効率化を進めるために電子請求システムの導入も検討していたところ、同市の行財政システムを手がけているベンダーから勧められたのが、GovTech企業のAmbiRise（アンビライズ）が提供している「Haratte（ハラッテ）」だった。

▲株式会社AmbiRise提供資料から作成

Haratteは自治体業務に特化した電子請求サービス。事業者側では請求書の自動発行、自治体側では伝票の自動起票・転記までをカバーする。「説明を聞き、当市のニーズとぴったりだと感じました。既存の行財政システムと連携でき、操作が簡単で、コストも抑えられる。さらにデジタル田園都市国家構想交付金も利用できるので、費用対効果が高いと判断したのです」。

このサービスは、事業者がオンラインで請求処理を行うHaratteサイトと、自治体側の財務会計システムに改修なしで自動転記を行うHaratteロボで構成されている。同市では、既存の行財政システムに直接取り込むことができ、さらなる効率化とコスト低減ができると考えて導入を決定。請求書処理の新しいフローを設計した。

そこで懸念した点があったという。「システムを入れるだけでなく、事業者の利用を広めないといけません。多くの事業者に活用されてこそ電子化の効果が上がるので、様々な工夫をしました」。

マニュアル整備、運用支援…。事業者の協力を得る工夫も。

同市では、システムの運用前に支払件数が多い事業者をピックアップ。上位200社に向けてアンケートを実施した。

「このアンケートでは、電子請求の仕組みを周知した上で導入の可否を確認しました。社会の電子化の流れもあってか、6～7割 の事業者からは『フォローがあるならやってみたい』という好意的な反応が返ってきました」。

導入前の4月には事業者向けの説明会を実施してシステムの活用を呼びかけた。併せて、AmbiRiseのサポートも得つつ、電子請求のマニュアルや作業手順などを解説する動画を作成し、市の公式ホームページに掲載した。

「アンケートに同封した案内書にも記載していたのですが、書類作成の手間が減る、郵送料の負担がなくなるなどのメリットをあらためて伝え、事業者のモチベーションが上がるよう意識しました」。

▲事業者が操作する電子請求書の作成画面。書類作成の手間や郵送料の削減など事業者側のメリットも大きい。

さらに同市は、請求書に関する約款も改訂。“指定する請求書システムによって作成した請求書を使用するものとする”という記載を追加したという。「お願いするだけでは取り組みは広がりません。事業者が“使わなくては”と考えるきっかけをつくることが大切です」。同時にAmbiRiseがオプションサービスとして用意している電子請求専用のヘルプデスクを活用し、事業者の不安や、運用上のつまずきに備えたという。

入念な事前準備を経て、同市の電子請求は令和6年5月から運用を開始。いざ始めてみると、事業者からの反応は良好だった。「Haratteの利便性は理解していたのですが、事業者からも同様に『実際に使ってみたら簡単だった』という声をいただきました。必要十分でシンプルなところが受け入れられやすいのだろうと思います。ヘルプデスクも活用されているようです」。

こうした事業者への気配りと、システム自体の使いやすさもあって、事業者の活用は拡大。令和6年7月時点で133社が電子請求を使っている。「この結果は予想以上でした。電子請求への移行については今も事業者に案内を続けているので、今後も増えていくと思われます」。

そして、電子請求の導入効果は、事業者側だけでなく庁内にも現れた。

▲株式会社AmbiRise提供資料から作成

システム、ツールの相乗効果で電子化メリットを最大化する。

職員の請求業務に係る作業負担は、電子化で大きく改善した。Haratte、行財政システム、電子決裁、RPAを組み合わせて請求書作成事務の完全自動化を実現。全体の効果として、従来と比較すると作業量を約85％削減できたという。

「職員からは『作業が本当にすぐに終わる』と好評です。また、Haratteと行財政システムの連携で二重支払いができない仕組みとなっているので、『安心感が大きい』という声も聞いています」。

起案者だけではなく、確認者、決裁者、さらに会計課でも業務効率化の効果が出ているという。「請求に差し戻しが発生した場合、その作業も電子でやらなければならないため手間がかかるのでは、と懸念していましたが、その差し戻し自体が発生しないのです。電子請求書をシステム内に取り込むことで金額や事業者情報が自動で転記されるためミスがなく、同時にRPAによる日付などの自動チェックを行うため、チェック項目も10数カ所から2カ所に減らすことができました」。

このような好結果を出している理由について、同市はツールとシステムの相乗効果によるものも大きいと分析する。「電子決裁を導入したら、電子請求も必要になります。せっかくDXを進めるならば、できるだけ効果を引き出さなければならない。今回の取り組みでも、システムの足し算ではなく、かけ算で導入効果を大きくすることができました」。

ヒューマンエラーのリスクから解放され、庁内全体で業務効率化を果たしている同市の電子請求。こうした取り組みを行う際には、学校や保育園などの外部施設との調整も必要だと力を込める。「学校や保育園は請求書の処理業務が多いので、大幅な導入効果が見込めます。しっかり説明して、運用しやすいように打ち合わせを行うなどの調整を行い、足並みを揃えてもらうことが必要です」。

この電子請求システムを発端に、同市では「ここも電子化できるかもしれない」というアイデアも生まれてきているそうだ。事業者、職員双方の負担を減らし、業務の正確性を高めつつ、庁内の機運も醸成している日進市の取り組みは、DXのお手本的事例といえるかもしれない。