調整が苦手なのは相手をよく知らないから。

仕事をする上で必要な、人との“調整”。

しかし、「調整が苦手です」という方は大勢いるでしょう。でも、安心してください。どんなに調整が苦手な方でも、家族や、旧知の友人となら、上手に調整できるはずです。

実は、調整が苦手なのは相手のことをよく知らないからなのです。

例えば、あなたが誰かとのスケジュール調整をする場合、相手が月曜日に出勤しないことを知っていれば、「月曜日に打ち合わせをお願いできませんか」と言って、気まずい思いをすることはありません。
ここで重要なのは、相手も調整が苦手だということです。相手も、あなたのことをよく知らないのです。

こういうときは、「何曜日でしたら、打ち合わせをお願いできますか」と、相手に尋ねます。その際、「私は火曜日以外でしたら、都合がいいのですが」と付け加えることができたら合格です。
さりげなく、あなた自身の都合を知ってもらえば、「では、水曜日か木曜日にしましょう」と答えが返ってくるに違いありません。調整が苦手なのは、あなただけではないのです。

調整とは相手の“力”を引き出すこと。

調整の目的はヒト（相手）を動かすことです。
どんなに上手に説得しても、相手が動かなければゼロ。何もしなかったことと同じです。

では、どうしたらヒトは動くのでしょう。

ヒトは、他人に“説得”されただけでは動きません。“納得”して初めて動くのです。
この“動く”の中には、動いている方向を変えたり、ブレーキをかけたりすることなども含まれます。いずれも、相手の“力”が必要だからです。
言い換えれば、調整とは、相手の“力”を引き出すことです。

具体的なエピソードを交えてお話しましょう。

あなたは、町会長のＹ氏と面会のアポイントメントを取るため電話を入れます。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
あなた：ご都合のいい日をおっしゃってください。
Ｙ会長：来週の月曜日、午後3時頃なら空いているよ。
あなた：申し訳ございません。その時間は来客がありまして、ほかの日時はいかがでしょう？
Ｙ会長：そうだな、水曜日の午前中は役所に用事があるから11時頃なら行けると思うよ。
あなた：申し訳ございません。あいにく、その日の午前中は出張しておりまして、午後なら戻っておりますが……。
Ｙ会長：もういいよ。そっちの都合と私の都合と、どっちが優先なんだ！
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

とうとう、あなたはＹ会長を怒らせてしまいました。
では、どのようにしたら、Ｙ会長のアポを取ることができるでしょうか。具体例を示しましょう。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
あなた：来週のどこかでいかがでしょうか？
Ｙ会長：今週は忙しいが、来週なら比較的空いているよ。
あなた：それでは、月曜日の午前中か、水曜日の午後、木曜日の午前中などはいかがでしょうか？
Ｙ会長：うーん……。申し訳ないが、いずれもちょっと難しいなぁ。
あなた：でしたら、会長のご都合の良い曜日・時間帯をいくつかいただけますか？
Ｙ会長：分かったよ。
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

最初に、さりげなく期限が来週末であることを伝え、いくつか候補時間帯を挙げて選択してもらいます。その中でアポが取れなかった場合は、相手に選択を委ねるのです。いつの間にか、あなたとＹ会長、攻守が逆転していることに気づきましたか。

調整とは、相手の“力”を引き出すことなのに、これを力づくで、あなたの“力”で相手を動かそう、変えようとすれば、不和が生じるのは当然です。不和が生じれば、調整はますます困難なものになり、“決裂”ということになりかねません。

もし、あなたの調整する相手が代替の利く場合は、決裂させてもいいでしょう。しかし、Ｙ会長の代わりはいません。そう、私たちの公務における調整の多くは、“決裂”させることが許されないのです。

「ここに道路を通したい」など、何十年も前に立てた計画を後生大事に実行するのにも訳があります。調整を続けてきた先人たちに“決裂”という選択肢がなかったように、私たちにも“決裂”という選択肢はないのです。

覚悟を決めて調整を果たす。

ある日、私は、公共施設も入る民間が所有する建物の一部が、何と公有地にはみ出していることに気づきました。建物の一部には、地中深く岩盤に達するまで打ち込まれた基礎くいが含まれており、調整を“決裂”させて、基礎杭を撤去すれば、建物は崩壊してしまいます。

反対に、調整せずに放置すれば、いつか事実が露呈した際、“隠匿”のそしりを免れません。このように、決裂させることのできない調整では、相手の条件を飲まざるを得なくなり、どう考えても圧倒的に不利な事態です。進むも地獄、退くも地獄とは、まさにこのことです。

こんなとき、第1回でお話したＫ課長の言葉を思い出します。
「私も彼（私のこと）も、税金を預かる立場の人間です。私は納税者のどなたが見ても納得できる条件で合意するよう、彼に指示しました。ですから、私でも彼でも、お出しできる条件は同じです」。

自治体が締結する契約は、自治体が自治体であるがゆえに、必ずしも契約自由の原則があてはまるわけではありません。

例えば、普通財産の賃貸借契約は、条例または議会の議決による場合を除き、“適正な賃料”によらなければならないこととされています（地方自治法96条1項6号、237条2項）。
各自治体に財産の価値を適正に評価する第三者委員会があるのはこのためです。こうして、事態の公表と価格という「BATNA（バトナ）」※を得た私は、覚悟を決めて調整を果たすことができたのです。

※BATNA ＝Best Alternative to Negotiated Agreementの略。交渉相手から提示されたオプション以外で、最も望ましい代替案のこと。

■合わせて読みたい

この思いは自分だけじゃない!職員に立ちはだかる自治体あるあるとは。

【相談室】上司との協議で思うように説明できません。何から気をつければいいでしょうか。

1. TOP
2. 【明日からできる！調整力の高め方#2】調整の目的はヒト（相手）を動かすこと。