静岡県 交通基盤部 建設支援局 建設技術企画課では県内の土木、農業土木、森林、建築、企業局の工事・業務委託設計書の公文書開示に関する請求が年間約2,000件に及んでいた。
※下記はジチタイワークスジチタイワークスVol.8（2019年12月発刊）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供] 静岡県
この開示に係る事務手続きは1件あたり約3.1時間、年間で約6,200時間も費やしており、通常業務を圧迫していたという。また、申請者にも設計書の郵送や提供料に関わる費用の負担が必要であり、申請から回答まで最大20日程度かかっていた。そこで静岡県では、設計書の情報を提供する申請手順についてICT化を検討。2年の準備期間を経て、平成31（2019）年4月1日、ようやく設計書情報提供サービスを構築した。
申請者は請計書情報提供サービスにアクセスし、Web上で提供リストから希望の設計書を選択するだけで設計書データ（PDF形式）を無料かつメールで受け取ることができるようになった。また、申請受理から提供までの作業が全自動化されたことにより、年間6,200時間にもなる職員の事務作業時間をほぼ0時間に短縮することが可能になった。申請者への情報提供スピードも約1日となり大幅な処理日数削減に成功。データ化したことで設計書の費用負担も無料化を実現した。
担当者は「開始初年度である今年度の『サービス申請件数』や『設計書に係る公文書開示請求の申請 件数の減少率』の結果に応じて、さらなる事務改善を目指していきたい」と話す。
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