１年で約22万枚の会議資料を削減し、業務効率化を後押しする。

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１年で約22万枚の会議資料を削減し、業務効率化を後押しする。｜ジチタイワークスWEB

セキュリティと操作性を両立させたペーパーレス会議システムを模索。

同市では令和3年の新市長就任を機に、ペーパーレス化を推進する方針が固まった。まずは部長級の職員会議から変革すべく、ペーパーレスで会議が運営できるシステムの情報収集を開始。「庁内会議の資料は機密情報が多いので、当市のセキュリティポリシーを踏まえても、インターネットを使用するシステムは対象外でした。そこで、LGWAN環境で使えることを第一条件に探し、該当した2社の製品を検討することになりました」と坂田さん。そして、操作方法などのデモを行い、最終的に「キッセイコムテック」が提供する会議システム「スマートディスカッション」を選んだという。

同システムは、専用端末やサーバーの準備は不要で、業務で使用しているパソコンに、アプリをインストールするだけで使いはじめられる。「システムが煩雑で使い方が難しいと“紙資料の方がよかった”と言われかねません。だからこそ、紙と遜色ない使い勝手であることが決め手になりました」。令和4年10月、30人程度の部長級会議から利用を始め、ペーパーレス化の一歩を踏み出した。

運用までの歩み

令和3年11月・・・新市長の就任を機にペーパーレス化が決定
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令和4年1月・・・2社の比較検討を行いシステム導入が決定
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令和4年10月・・・部長級会議で運用開始
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令和5年10月・・・課長級会議まで対象拡大
導入数50台→210台に拡張

紙と比べても遜色ない使用感がスムーズな活用につながる。

同システムには、スムーズなペーパーレス会議をサポートする機能が豊富だという。会議発表者の端末操作は、参加者の画面に同期されるため、表示資料のページ送りやポインターの操作、メモなどがリアルタイムで共有できる。「発表しながらページの拡大縮小も簡単に操作できるので、会議中に注目してほしい資料やポイントを伝えやすくなりました。参加者側としては、発表者から同期される画面とは別に、任意のページを並べて表示できるので、発表を聞きながら手元で重要な箇所にマーカーを引いたり、メモを書き込んだりしながら活用しています」。

また、ペーパーレス化を進める際には、紙資料の併用期間を設けながら、段階的に切り替える自治体も多いそうだ。しかし、同市では最初に操作説明の研修を行っただけで、併用期間を設けずに、スムーズに活用が進んだという。「導入前から、庁内で合意形成ができていたことが円滑に進んだ理由の一つです。また、実際に活用を進めると使い方が分かりやすかったため、想像以上に早く浸透しました。中には、新しいツールが得意ではない職員もいますが、フォローしたのは最初だけで、慣れるとスムーズでした。こういったツールの導入をサポートするのは当課の仕事なので、その点もラクでしたね」。

紙・コスト・時間の削減効果から、利用対象を課長級まで拡大した。

導入から1年が経過した同市では、年間約22万枚^※のペーパーレスが実現できたそうだ。「成果としては、紙だけではなく、資料準備にかかっていた印刷コストや時間も削減できました。紙の資料準備には、印刷・ホチキス留め・配布などの工程があります。これまでは、30人分の準備に4～7時間ほどかかっていましたが、今は事前にファイルをアップロードするだけなので、非常にラクになりました。さらに、直前で資料の差し替えが発生した場合も、すぐに対応できるので、会議事務局の職員からは“手間がなくなり助かっている”という喜びの声が届いています」。

このような成果から、同市では課長級会議まで対象を拡大し、利用端末を当初の50台から210台へと拡張。新たに使いはじめる職員には、以前庁内で行った研修の動画と、同社が用意するマニュアルを渡すだけで、活用が進んでいるそうだ。

「使用時間を問わない料金体系なので、できる限り積極的に活用してもらいたいと考えています。部内会議や出先機関でも使うように、私たちからも働きかけをしていきます。事務業務が効率化できれば、その分の時間を生み出せるので、それらをよりよい住民サービスの向上とつなげていくつもりです」と、今後の展望を語ってくれた。

※同システムによる算出結果

越谷市
市長公室行政デジタル推進課
副課長坂田渉（さかたわたる）さん