官民でともに業務を改革し、役場とまちの未来を変える！

限られたリソースでできることは？民間知見の導入から始めた庁内改革。

徳島県の山間に位置し、人口5,000人を切る同町。役場のリソース不足という問題に直面し、平成30年に庁内有志と町民による「10年後の役場を考える会」を立ち上げた。その会議の中で決まったのが、「地域活性化起業人」制度の活用だ。令和3年9月に着任し、庁内業務の改革に向けて動きはじめた角南さんは、当時の状況をこう振り返る。

「職員の誰もが、住民のためにと誇りをもって働いていると感じました。その反面、紙ベースで進めている仕事が多かったり、手作業が目立ったりと、デジタルの活用で改善できる部分は多くありました」。

しかし、業務のデジタル化を進めるにも、予算は限られている。「できるだけ既存のツール、もしくは低コストのシステムを利用するという条件で、何ができるのかを検討しました」。

そうした中で目を付けたのが、「サイボウズ」が提供する「kintone（以下、キントーン）」だ。プログラミングの知識なしで業務用アプリをつくれるツールで、同町では約5年前に導入していたが、十分に活用できていなかったという。

プロトタイプのアプリを駆使して、職員の“改善意識”を高める。

角南さんはアプリのつくり方を学びつつ、並行して職員へのヒアリングや業務改善ワークショップを開始。しかし、活動当初の手応えはいまひとつだったという。「何か困り事はありませんかと聞くと、“大丈夫です”と返ってきます。そこで聞き方を変え、どんなことをストレスに感じているかを尋ねることにしました」。

質問の角度を変えると、様々な意見が出るようになった。これをヒントに最初に着手したのは、高齢者訪問時の報告書作成アプリだ。留守番電話を活用するアイデア（下図参照）で負担を軽減し、担当職員は見守りに専念できるようになった。「改善イメージを共有するため、図解での説明に努めました。アプリは完成前のプロトタイプの段階で提供。実際に使ってもらいながら、現場の意見を取り入れて完成させるという方法を採っています」。

その後着手したのは、総務課の請求管理アプリ。手作業で行っていた請求データの入力や、通帳との突合を自動化した。年間約30日分の作業が、12時間程度まで削減される見込みだという。また、ふるさと納税の申請管理業務では、WEBサイトやメール、手書きなど、バラバラの方法で申請されていたデータを取りまとめて効率化。「こうした成功事例を積み重ねることで、相談すれば改善されるという認識が広まり、要望も増えていきました」。

失敗を恐れずに繰り返す挑戦が、庁内にポジティブな変化を生む。

現在も順次、業務改善が進められており、松田さんの担当する広報紙作成業務もその一つだ。「編集の進捗管理がアプリで一元化され、バックナンバーから記事を検索する手間も大幅に軽減されました。デジタルで業務がラクになるのを実感しています」。

こうした改善の積み重ねにより、“キントーンの使い方を習いたい”という職員もあらわれ、デジタルの積極活用に取り組む課も増えてきている。庁内の変化について松田さんは、「異動の多い自治体職員は、前任の引継書を頼りに、まずはその通りに仕事を覚える必要があります。そのため、業務のやり方を変えるという発想に至りにくいのです。民間の後押しで得た“変えてもいい”という気づきは、とても新鮮でした」と語る。また、角南さんは、こうした変化を起こすのにキントーンが非常にマッチしていると評価する。

「開発コストが抑えられるのが魅力で、プロトタイプも簡単につくれます。再トライが繰り返せるので、失敗してもいいから、まずはやってみよう！という空気を醸成できます」。

今後も新たな挑戦を続けていきたいという2人。「職員と民間人材とで協力しつつ、住民の奉仕者として、未来に向けて自走できる自治体をつくっていきたい」と、改革への決意を語ってくれた。

神山町
総務課 企画調整係
左:地域活性化起業人 角南 大雅（すなみ ひろまさ）さん
右:主事 松田 一輝（まつだ かずき）さん

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