公共FMの実践は全ての自治体の課題だが、その基盤となる“各施設の情報”を組織内で横断的に蓄積していくためには、情報のデジタルデータ化とシステムによる一元管理が必須だ。具体的には、それらのデータがどのように運用され、自治体にどんなメリットをもたらすのか、数々の自治体で包括管理を担当し実績を上げている「日本管財」の中島さんに聞いた。
分散・停滞しがちな施設情報をシステム活用で集約し活性化する
令和2年9月に発足した菅内閣。この新内閣では「デジタル庁」が設置され、関連政策を取りまとめつつ推進するとされており、デジタル・ガバメント実現への動きはさらに加速する模様だ。自治体にも、業務のデジタル化推進が強く求められることになるだろう。
これは公共FMにおいてもあてはまることだが、中島さんは「施設マネジメントにおけるデジタル化は、国の方針以前の問題です」と指摘する。「公共FMにおけるデジタル化・システム化は、もはや必須。従来の、書式が不揃いな紙の資料を属人的な方法で管理するスタイルを続けていくと、地域の施設管理はいずれ立ち行かなくなるでしょう」。その言葉の真意と、デジタル化によって地域にもたらされる未来を、以下解説していく。
現在、公共FMは国を挙げての事業といっても過言ではなく、全国の地域の課題となっている。しかし、具体的なロードマップを描けている自治体は決して多くない。この理由の一つが「行政独特の、縦割りの組織体制にも一因がある」と中島さんは語る。典型的な例が、施設に関するデータの共有ができていないという点だ。
例えば「空調が故障した」という問題が保育園と公民館で起きると、所管課はそれぞれ別の事業者に見積もりを取り、対応を依頼し、金額も修繕内容も異なった結果になる、といったケースが多い。修繕に関わる資料も、それぞれ所管課にストックされ、多くの場合はそこから動かない。しかし、この情報が他課にも共有され、事業者や修理内容、金額などを比較の上最適な選択が行なわれれば、修繕のコストダウンや施設の質の均一化が可能になるはずだ。
この“施設に関する情報の共有”を外部委託で解決するのが包括管理の一側面だと中島さんは説明する。「包括管理では、まず我々外部事業者が、各所管課から施設の情報を吸い上げて集約することを行います。さらに、集約・蓄積した情報を関係する人に広く共有し、その上で全体最適を図ってこそ包括管理が成功し、公共FMへの道が開けるのです」。
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