政務活動費をデジタル管理し、議員と職員の負担を減らす

練馬区議会
議長 鹿島 正雄（かしま まさお）さん

練馬区議会
辻 誠心（つじ せいしん）さん

練馬区
議会事務局
次長 北沢 武宏（きたざわ たけひろ）さん

資料のペーパーレス化を進める中で紙中心の政務活動費管理にも疑問が。

練馬区議会では以前からタブレットを導入し、資料のペーパーレス化に取り組んでいた。その中で議員から、“政務活動費の管理もデジタル化できないか”との意見が出たそうだ。「紙ベースの管理には不便な点が多く、オンラインで決済した領収書も、紙に印刷し直す必要がありました。事務局に出す書類作成だけでなく、同じ支出の内容をエクセルにも入力して会派ごとに管理する必要があり、手間でした。会派全体の政務活動費の使用状況を把握するのも難しかったです」と議長の鹿島さんは振り返る。

各会派の収支報告書・領収書などは年度末にまとめて事務局へ提出される。「年度初めの4月に確認の業務が集中し、時間外勤務が増えがちでした。また、異動してきたばかりの職員が慣れない作業を担当する場合は、さらに負担が大きくなります。書類に不備があれば、議員に登庁を求めて修正を依頼することもあり、双方にとって非効率だったのです」と事務局の北沢さん。

そんなときに届いたのが、「エイブルコンピュータ」からの「セムカン」実証実験キャンペーンの案内だった。参加を決めて令和7年度に試験的に使いはじめ、翌8年度から本格運用している。

申請と確認がスムーズになり修正もオンラインで完結する。

同サービスは、政務活動費の管理に特化したもので、同社の本社がある石川県内で活動していた元市議会議員の課題意識をもとに開発されたという。全議員にIDとパスワードが割り当てられ、スマホやタブレットからいつでも精算処理ができる。画面に沿って経費項目や支出額、按分率などを入力するため、操作も分かりやすい。情報公開に備えた個人情報の黒塗り作業は、申請時に完了。政務活動費の残高もシステム上で確認できるという。令和8年度で、全国の21議会に導入が広がっており、総務省の「自治体DX推進参考事例集」でも議会のデジタル化の事例として紹介されている。

また、これまで管理が大変だった領収書は、連携するスマホアプリ「セムカンカメラ」で撮影するだけで、画像登録が完了。記載内容を読み取り、日付や金額などの項目をタップするとフォームに自動入力される。「年度末の提出まで、どうしても領収書の処理をためてしまい、作業に追われていました。今は受け取ったらすぐに撮影して保存できるので、こまめに処理することも増えてきましたね」と議員の辻さん。

受領して確認する事務局の業務も効率化されたという。「領収書がリアルタイムで共有されることが増え、年度替わりに集中していた作業が少しずつ平準化されています。修正が必要な場合も、オンライン上で同じ登録情報を見ながら、電話やメールで完結。コミュニケーションが円滑になりました」と北沢さんも笑顔を見せる。

システムの活用を組織に浸透させ“当たり前”を見直す機会に。

当初は、デジタル機器に不慣れな議員がなかなかなじめなかったそうだが、まわりの議員や職員と一緒に使ううちに、少しずつ使えるようになってきたという。「社会のデジタル化が進む今、行政や議会でも積極的にDXに取り組む必要があります。同サービスの導入を機に、議会DXの可能性を広げていきたいですね」と鹿島さん。

事務局では、これまで当たり前だと思っていたやり方を見直す機会になっているという。今は既存の仕組みのまま運用しているが、活用が進むにつれて不要な作業も出てくるかもしれない。北沢さんは「人材確保が難しくなる中、これまでと同じ体制では無理が生じてくるのはどの業務にも共通します。収支報告書の公開も効率化できるので、業務の質を維持しながら、議会の透明性を向上させていきたいです」と展望を語った。

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