請求書などのデジタル化で、地域の生産性向上を目指す。

AmbiRise
中上 菜々子（なかがみ ななこ）さん

 担当者の声 

自治体だけでなく、アナログ管理が残る事業者もサポートし、地域全体のDXを目指しています。

見積書や請求書処理のデジタル化には事業者を巻き込むことがカギになる。

自治体の出納部門では、事業者から届く見積書や請求書のチェック、各担当課が財務会計システムに入力した内容との照合などの審査を行う。金額を扱うため間違いが許されず、職員の負担は大きいという。こうした課題に向き合うため、自治体業務のデジタル化支援に取り組む「AmbiRise（アンビライズ）」は、見積書から請求書まで対応する電子請求サービス「Haratte（ハラッテ）」を開発した。

その背景には、同社取締役が自治体職員として審査業務をしていた経験が活かされているそうだ。「当時は、日中に関係部署や事業者の対応に追われ、閉庁後に審査業務を行うことが多かったそうです」と営業担当の中上さん。また「事業者が手書きやExcelで作成した請求書などは、記載漏れや計算の不備が生じることがあります。さらに、担当課での入力も手作業の場合、ミスが起こりやすくなる。誤りがあれば再提出を依頼する必要があり、事業者や担当課にとっても負担になってしまいます」。

こうした状況を踏まえ、サービス開発時に重視したのが“より正確な情報を収集・保存すること”だった。「事業者の書類作成や、担当課が入力を行う段階で誤りが起きづらい環境を整えられれば、出納部門が審査を行う際の負担が軽減できると考えました。ただ、環境を整えても実際に使われなければ意味がありません。浸透させるためには、事業者を巻き込むことが肝なのです」。

電子請求に不慣れな事業者でも分かりやすい設計で導入を支援。

同サービスではまず事業者が専用サイトで見積書や請求書を作成し、PDF形式の帳票をサイト上から自治体へ送信。PDFに掲載されている二次元コードには、請求内容などの情報が埋め込まれており、担当課は受け取った書類を連携ツール「ハラッテロボ」で読み取ることで、その内容が財務会計システムへ自動入力される仕組みだ。「内容を1件ずつ手作業で入力する必要がなくなり、ミスを削減できます。また、データでのやりとりが可能になるので、書類の紛失防止にもつながります」。自治体はLGWAN環境でサービスを利用でき、既存の財務会計システムの改修も不要だという。加えて、事業者に振込日やその内訳を知らせる通知機能も備えている。

また、事業者の導入を後押しするため、利用時の負担軽減にも工夫しているという。「事業者は専用サイトで会社情報や口座情報、メールアドレスなどを登録するだけで、無料で利用できます。初めて電子請求を導入する事業者を想定し、操作画面や入力項目も分かりやすく設計しています」。

事業者が利便性を実感することがデジタル活用のきっかけに。

同サービスを利用する事業者からは“請求書の作成が、紙より容易で便利になった”“振込の内訳が分かるので管理がしやすい”といった声が寄せられているそうだ。こうした声の背景には、同社のサポートがある。事業者向けのオンラインセミナーを定期的に実施しているほか、操作動画もWEB上で公開し、登録方法から書類の作成まで一連の手順を解説している。「一度セミナーを受けると、その後は迷わず操作できる事業者が多いです。構造がシンプルなため、理解もスムーズなのだと思います」。

今後は「電子請求が、より当たり前に使われ、自治体と事業者の双方が無理なく運用できる環境を広げていきたい」と中上さん。自治体と取引する事業者には中小企業も多く、その中には費用をかけてシステムを導入することに慎重な事業者もいるという。「当社のサービスは、事業者側にコストの負担をかけずに請求作業をデジタル化することが可能です。この仕組みが広がれば、事業者を巻き込んだ地域全体の生産性向上に寄与できると考えています」と展望を語る。