RPAは低コストかつ利用無制限で気軽にスタートできる。

小郡市
経営政策部 新公共マネジメント推進課
官民連携・DX推進室
左：室長 和田 あゆみ（わだ あゆみ）さん
右：企画主査 肥山 貴紀（ひやま たかのり）さん

 

費用対効果の面から導入数が限られ、活用できる職員も限定的だった。

業務の効率化・省力化を目指し、各自治体がRPAの導入を進めている。同市も、国が積極活用を提言しはじめた令和3年からRPAの活用を開始。職員を時間外勤務やノンコア業務から解放することを目指し、取り組みを進めていた。

「当初導入していたツールは、ユーザー認証数ごとのライセンス契約でした。将来的には全庁展開を視野に入れていたため、ライセンス数は増やしていきたい。しかし、そうするとコストも上がってしまうというジレンマがありました」と、以前の状況を語る和田さん。「ツールを導入したからといって、すぐ人件費の削減につながるわけではありません。費用対効果を考えると、当市規模ではライセンス数を一気に増やすことは得策ではなかったのです」。

しかし、RPA活用をはじめDXの機運を醸成するには、庁内で活用事例を増やし、複数課の職員が効果を体感する機会をつくっていくことが重要だろう。そうした中で目に付いたのが、ジチタイワークスに掲載されていた「マクロマン」の導入記事だった。「導入時に費用がかからず、利用台数も無制限。気軽にスタートできる上、多くの職員がRPAに触れる環境をつくれるところに魅力を感じました」。さっそく提供元の「コクー」に問い合わせを入れ、令和5年10月から導入に向けて協議を開始した。

柔軟かつ丁寧なサポート体制で、安心して業務抽出に専念できる。

マクロマンは、ツールが無料の分、正社員エンジニア「RPA女子」による有償での開発・運用サポートに予算を分配しやすい。同市では協議開始から2カ月後、エンジニアの派遣契約を締結し、マクロマンの利用を始めた。まずは定例的な支出命令書の会計処理を自動化。これにより、年間で約74％の業務時間削減に成功したという。

「現在までに4業務を自動化していますが、エンジニアが1件あたり4～5日間庁内に常駐してスクリプトを作成してくれました。過去に納品されたスクリプトに関する相談やメンテナンスについても、契約の範囲内で継続的に対応してくれるので助かっています」と肥山さん。年度ごとに調整が必要な場合でも、説明書を準備してくれるので、職員側で問題なく修正処理ができているという。

「スクリプト作成や、大きな修正・変更まで内製でやるのが理想ですが、作成してもらったスクリプトを見ると、細かい点にまで色々な配慮がなされていることが分かります。無理に内製化を進めると、ハードルの高さに挫折して“RPA離れ”する職員が増えるかもしれません」。そのため、同市は割り切って“お任せ”するスタンスで取り組んでいるという。「運用が安定するまで、職員は自動化する業務の掘り起こしに集中し、専門性の高い部分はプロの力を借りるのが、現状の当市においては最適解だと考えています」。

芽生えた改革意識を絶やさず、環境づくりにも取り組みたい。

同市は現在、15台の端末でRPAを活用中。庁内にも少しずつ浸透しているようで、今後は税口座振替データの加工・入力業務など、新たに5業務についても自動化を進める計画があるそうだ。また、人事課が人件費削減のため、各課へ積極的な活用を呼びかけているという。「おかげでRPAの認知度が上がってきました。職員からの“こういう業務にも使えるのでは”という声も増えています」。

和田さんは、庁内で生まれつつある追い風を感じながらも、DX担当部署としての課題を次のように語る。「新しいシステムや機器を導入したくても、セキュリティや制度上の規制で実現できないケースが少なくありません。このような課題をクリアしていくことが今後は必要だと思っています。職員の意欲が生まれたときに、伸び伸びと改革できる環境づくりを進めていきたいです」。