トランシーバーの活用で密に情報を共有し、イベントの運営を円滑に。

観光・商工

読了まで：4分

無線機＋付帯機器のレンタルサービス

大規模イベントの開催時には、現場スタッフ同士が密に連絡を取り合える体制を整えておくことが重要だ。福岡市の場合、毎年200万人以上の見物客が集まる「博多どんたく港まつり」を円滑に運営するため、トランシーバーを活用しているという。

※下記はジチタイワークスINFO.（2024年2月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]ウェッジ株式会社

無線機でのリアルタイムな情報共有でパレードの流れをコントロールする。

自治体が開催するイベントなどで、無線機を活用するケースが増えている。主催団体の一つとして博多どんたく港まつりを開催する同市も平成22年度から「ウェッジ」が提供するトランシーバーのレンタルサービスを活用し、イベント運営の円滑化を図っているという。

同イベントでは、700団体以上の“どんたく隊”が、思い思いのパフォーマンスを披露しながらパレードするほか、市内各所に設けられた演舞台でも多彩なステージイベントが行われる。「祭りは市や商工会議所など複数の団体が運営しています。そのため、スタッフが密に連絡を取り合える体制を整えておかなければ、円滑・安全な運営は困難です」と担当の木村さんは話す。

パレードには、半日で約100団体が出場。パフォーマンス内容や出場人数は団体ごとに異なり、移動速度にもかなりの差がある。このことから、現場スタッフたちは、パレードの進行状況を常に確認し、団体スタートのタイミングを調整しているという。「そのため、スタート指示を出すスタッフと、コースの要所ごとに配置しているスタッフとがリアルタイムで情報を共有しないと、パレードの進行に支障をきたすおそれがあります」。

※写真はイメージです

通信状況を事前に確認可能で納得してから導入を決定できる。

同イベントではもともと、スタッフ間の連絡に携帯電話を用いていたそうだ。しかし、同じ内容の電話を複数人にかける手間と時間が必要で、聞き違いが発生する可能性もある。そこで、無線機のレンタルサービスを調査し、同社のことを知ったという。「当時の担当者は、費用が予算内だったことや事前の通信テストが実施できることなどの条件が、希望通りだったことから導入を決めたそうです」。

同イベントのパレードコースは、電波が遮断されやすいオフィスビルなどが立ち並ぶ環境にあるため、導入前の通信テストは必須の条件だった。その点、同社は基地局用設備や複数のアンテナを取り揃えており、通信がほぼ問題なく行えることを事前に確認できたという。「つながらない場所がわずかに残っていたそうですが、その後、レンタル機種を長距離での利用に適したIP型トランシーバーに切り替えたことで、現在はパレード会場内のどこでも通信できる状態です」。

イベント中、不測の事態が発生した場合には、状況やその後の対応を全スタッフに伝える必要がある。「そんなときも、無線機のチャンネルを合わせておけばグループ内の同時通信ができるので、迅速に情報を共有できます。携帯電話で連絡していた頃は、かなりの手間だったのではないでしょうか」。

レンタルだから必要なときに必要な数だけ柔軟に調達できる。

「トランシーバーを選ぶ際、バッテリーの持続時間と電波が届く範囲の確認をしておくのは大切だと思います。また、トランシーバーの性質上、どうしても1秒間ほどの通話タイムラグは発生するので、慣れるためにイベント前に予行演習を行ったり、バッテリーの持続時間などを確認したりできるといいですね」と、木村さんはアドバイスする。

連絡にチャットアプリを活用する自治体もあるようだが、「文字だけで瞬時に緊急用件を伝達するのは難しいと思います。文字を入力するのにタイムロスが発生するだけでなく、大勢の観客が集まる場所では、電波が悪くてつながらないこともあり得るからです」。

年に数回・数日間だけの催事運営のために、必要台数の無線機を購入するのは困難と判断する自治体も少なくはないようだ。その点レンタルなら、数日前から借りたとしても、購入・長期保管のコストより安価に抑えられる場合が多い。地域イベントの運営効率化を考えている自治体にとって、有効な選択肢の一つといえるのではないだろうか。