複数ベンダーと電子契約における協定を結び、地域を巻き込むDXを推進。

電子契約の有効性は確認したものの実証実験で浮上した新たな課題。

令和3年9月に施行された「デジタル改革関連法」により、電子契約システムの導入を検討する自治体が増えている。同市も、同法施行に向けた国の動きが活発化してきた時期から、押印廃止や事務作業のデジタル化と併せて、電子契約システムの導入を検討していた。そうした折、市内のシステムベンダーから電子契約システムの実証実験の提案を受けたという。「契約書のデジタル化が業務にどのように影響するのか未知数だったので、まずやってみることにしました。令和3年1月から、当課が担当する建設工事関係の契約に範囲を絞って実証実験を開始しました」と柴田さん。

約1年間の実証実験を行った結果、「電子契約にすることで、書類紛失や改ざんのリスクの低減、紙の保管が不要であること、窓口対応の時間が短縮できることなどのメリットが生まれました。さらに、従来の契約は受注者が、紙で契約書を作成し、市役所窓口に持参。後日受け取りのために、もう一度来庁する必要があります。それらの手間が省け、印紙税も不要になるという業者側の利点も実感できました」。

一方で、自治体がシステムを導入する場合は、PDF形式の契約書を作成する必要があり、職員の業務が増える、費用がかかるなどの課題があった。そんな折、「NXワンビシアーカイブズ」から従来の委託方式によらない手法の提案を受け、検討した結果、クラウド協定にて電子契約を導入することにした。

クラウド協定という新たな手法で複数の課題がスムーズに解消した。

クラウド協定とは、自治体が複数の電子契約システムベンダーと協定を結び、受注者はその中から任意のベンダーのシステムを活用し、電子契約を成立させる方法。従来の契約フローの通り、受注者が契約書を作成し、電子契約システムを使って、市へ電子署名依頼を行う。同市は契約書の内容を確認し、クラウド上で電子署名を行うのみで契約が締結でき、財政負担を伴わない。「実証実験を通じて浮上した課題が解消できることから、協定締結に向け、急ピッチで内部調整を進めました。ベンダー選定は、グレーゾーン解消制度にもとづき適合登録を受けていた11社に声をかけ、そのうち５社の参画が決定しました」。

そして、令和４年10月から、建設工事および建設コンサルタント業務にかかわる契約について、電子契約による手続きを開始。その後、参画ベンダーは増え、令和5年4月には7社と協定を締結した。また、協定内容には、電子契約の普及を図ることも含まれている。そのため、各ベンダーが工事業者へ電子契約システムのPRを行ったり、利用促進のセミナーを開催したりするなどの周知を実施。これにより電子契約についての機運は徐々に高まっているという。

事業者間での電子契約の波及が地域のDX推進につながる。

「セミナー後のアンケートでは、回答者の半数が電子契約を前向きに検討したいと回答しており、今後の利用が期待できると思います」。さらに、受注者がシステムを活用することで、市との契約以外でも電子契約の利用が広がるという大きなメリットがあるそうだ。「当市では、令和4年7月に『宮崎市デジタルチャレンジ宣言』を行い、地域を巻き込んだDXを推進しています。

協定という手法を選択したのも、電子契約の普及をねらったもの。さらに、各ベンダーは、電子契約システム以外のツールも提供しているため、電子契約にとどまらず、様々なデジタル化の契機になればと考えています。現在は電子契約の対象案件を一部の契約に限定していますが、今後は、ほかの業務にも拡大させていく予定です」。複数のベンダーの協力を得ながら少しずつ電子契約の比率を高めていく同市のやり方は、自治体DXにおけるモデルケースの一つになるのではないだろうか。

宮崎市
総務部 契約課
柴田 裕之（しばた ひろゆき）さん

2つの電子契約導入方法

①クラウド協定（宮崎市方式）

自治体側は複数の電子契約システムベンダーと協定を結ぶ。地域の事業者は、その中から任意のベンダーのシステムを活用。事業者から自治体に電子署名の依頼を行い、電子契約を締結する方法。

②システム導入（従来の委託方式）

自治体が特定のベンダーのシステムと委託契約。自治体から地域の事業者へ電子署名依頼を行う方法。

NXワンビシアーカイブズでは、電子契約システム導入の実証実験を希望する自治体を受付中。電子契約システムを導入した場合、どの程度の業務効率化ができるかを無償で実感できる。クラウド協定についての問い合わせも可能。

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