ジチタイワークス

栃木県真岡市,岐阜県岐阜市,沖縄県豊見城市

自治体職員オンライン座談会“進んでる!?デジタル化、どうする!?自治体DX”

コロナ禍は自治体業務においても様々な制約を生んだが、同時に自治体DXを一気に加速するチャンスでもある。今回は、各自治体のDX推進の最前線で活躍する方々に、コロナ禍におけるデジタル化の現状と成果をオンラインで語ってもらった。

※下記はジチタイワークスVol.16(2021年10月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社トラストバンク

栃木県 真岡市(もおかし)
総合政策部 情報政策課
係長 小池 知恵子(こいけ ちえこ)さん

岐阜市 行政部 デジタル戦略課
左:主任主事 内田 憲吾(うちだ けんご)さん
右:副主幹 横山 竜一(よこやま りゅういち)さん

沖縄県 豊見城市(とみぐすくし)
総務企画部 デジタル推進課
主査 幸地 佑(こうち ゆう)さん

―コロナ前後を比較し、庁内ではデジタル化推進の面でどのような変化がありましたか?

小池 令和2年の秋に新庁舎へ移転したのですが、新型コロナが広がり始めた当時は旧庁舎だったので無線環境もなく、職員が使うタブレットのデータはローカル保存で、ペーパーレスも中途半端な状態でした。そんな状況でもテレワークの開始が決まり、WEB会議の導入が一気に進みました。今ではWEB会議の予約は常に満席状態です。

幸地 WEB会議は頭の痛いところですね。当市では三層分離を徹底していたため、業務PCはインターネットに接続できない状態でしたから。対策として、WEB会議用にネット接続できる端末の貸し出しを始め、補助金を活用して無線環境もつくりました。

内田 当市もWEB会議の端末は貸出制です。予約もほぼ埋まっています。今後はもっと需要が伸びるでしょうから、将来的にはWEB会議が自席でできるような仕組みを検討中です。また、コロナ禍の初期は市営施設にサテライトオフィスを設置しました。今は閉鎖していますが、こうした試行錯誤も色々ありましたね。

―そうした変化の中で、LoGoシリーズ(LoGoチャット、LoGoフォーム)を導入しようと決めたきっかけは?

小池 テレワークの検討時、すでにグループウェアを導入していたのですが、LGWAN専用のものでした。庁舎、自宅などを問わずに連絡共有できる手段について総務課から相談を受けて、ちょうどLoGoチャットの情報を入手していたので提案したんです。LGWANでもインターネットでも使えて、スマートフォンのアプリでも使えるということで、すぐに決まりました。LoGoフォームの導入についても、まず総務課のペーパーレス推進に着目して「こんな便利なものがある」と提案し、スムーズに導入できました。総務課と一緒に取り組むのはオススメです。

横山 LoGoチャット導入のきっかけは、効率的な情報連携の手段について考えたことです。そこで令和2年6月に、まずはデジタル戦略課でトライアルしてみたのですが、とても使いやすく、これなら全庁に展開できると感じました。今年度から本格的に展開していこうという段階です。

内田 LoGoフォームは県のDX推進計画の一環として、岐阜県域で導入を進めています。トライアルで操作させてもらったら、従来のオンライン申請ツールよりもはるかに使いやすく、かつLGWAN対応で、回収データの確認もしやすかった。今まで申請フォームは私たちが依頼を受けて作成していたのですが、これなら簡単なので、各職員でつくることができると感じ、昨年から導入を開始しました。

幸地 トライアルは重要ですね。今まで実証実験は色々やりましたが、大体1カ月か、長くても2~3カ月でした。LoGoシリーズは最長で年度末まで無料トライアル期間があったので、しっかり操作して、実業務でも導入効果を確認できたのが良かったです。全庁で使っているので、財政部門にも具体的にアピールでき、「これはもう、ないと困るよね」ということで、すぐに認めてくれました。

―実際に使い始めてみて、どのような変化が起きましたか?

小池 LoGoチャットは職員の98%程度が使っていて、トーク数は月に約1万7,000件。テレワークもこれがないと仕事にならない、というほどの利用率になっています。メールより手っ取り早く、かつ複数人と同時に意見共有できる点がいいですね。LoGoフォームも様々な課から「これはフォームでできるよね」といった話が出てくるようになり、庁内に浸透しているのを感じます。ちなみに、今年の春に市長選挙があったのですが、選挙当日には投票数を選挙管理委員会に報告する事務作業があります。従来は10名くらいで手分けして電話で確認していた作業を、今年はフォームでの報告に変え、2名での対応が可能になりました。

横山 小池さんの話にもあった通り、気軽にコミュニケーションを取れるメリットが大きいです。メールでは「お世話になっております」から始め、堅苦しい文章を連ねていきますが、チャットならすぐに本題に入れるので迅速化できています。また、スタンプが豊富なのもいいですね。言葉だけだと誤解を招く部分もあるので、スタンプを活用することで気持ちが伝わりやすいと思います。

幸地 テレワークとの親和性が高いと感じます。アンケートで“LoGoチャットは在宅勤務時のツールとして有効だと思いますか?”という項目では、100%が“有効”という回答でした。LoGoフォームについては、無料トライアルの案内をいただき、とりあえず試して、ダメなら年度末で終わろうと考えていたんです。それが、今はエクセルでのやりとりを見つけたら、「これはLoGoフォームでこうできる」とフォームの作成を促したり(笑)。今後、こうした要望や提案が各課から上がってくるようになるのが理想ですね。

小池 私たちも同じく、現場にアプローチしました。「次からLoGoフォームにするといいよ」とアドバイスして、広げていった感じです。特に総務課では職員向けの調査を多く行うので、率先して使ってもらっています。繰り返すことで庁内の認知が広がり、うちの課でも使ってみようという空気が生まれています。

内田 新型コロナワクチン接種において、基礎疾患がある方や特定の職種に就いている方に対して、優先接種の受付をLoGoフォームで実施し、活用して良かったという声を聞いています。また、消防では年間を通して研修が多いのですが、申し込み受付や、研修後のアンケートまでフォームに変えて、非常に便利になったようです。

―他自治体の職員同士で情報交換ができるユーザーグループ(UG)がありますが、活用されていますか?

小池 UG内の色々なトークテーマに参加しています。今までは、他自治体の声を聞きたければ電話をするか視察に行くか、という手段しかありませんでしたが、UGに質問を投げかけることで、同じ問題を経験した自治体の職員さんから返事がきます。とても参考になる上、時間的にも速い。何より敷居が低く利用しやすいのがいい。UGの存在は、LoGoチャット導入理由の1つでもありました。

幸地 確かに、UGはすごく勉強になります。全国の、百戦錬磨の職員さんたちが疑問に答えてくれますし、お金を払って受けるセミナーよりも価値がある(笑)。

ちなみに、色々なUGで活躍されている山形県村山市の職員さんがいるのですが、「私たちの市ではセキュリティポリシーの自己点検が十分でないが、どういう風にやればいいのか」という相談を投げかけたところ、「こういうものをつくっています」とエクセルのデータをいただいたんです。便利だと思ったのでLoGoフォーム化し、先方にお知らせした上で、テンプレートとして公開しました。いわば、自治体間で業務分担ができた感覚です。デジタル物々交換だね、と話していました。

―豊見城市では、近隣自治体と連携した事例もあると聞きました。

幸地 隣の糸満市(いとまんし)とのセキュリティ連携です。日頃からやりとりをしているのですが、ある日糸満市から「怪しいメールが来ている。豊見城市には届いていないか」と連絡が入ったんです。調べてみたところ、いくつかの部署に同様のメールが届いており、悪質なプログラムを含むマルウェアのようでした。そこで、こちらが危険性について調べている間に、糸満市が県に報告を上げて…と、連絡を取り合いながら対応したんです。セキュリティ人材の不足が叫ばれる中、UGのような環境を活かし、自治体間で意見を集約しながらスピード感を持って対応できたという点が、とても良かったと思っています。

―緊急性が高く、重要な場面でも、連絡ツールとしてチャットを活用している事例も増えているようです。皆さんも同様でしょうか?

幸地 そうですね、コロナ対応での活用でいうと、現在ワクチン対策室は約40名体制なのですが、半分は専任、残りは兼務といった感じです。私も先月から併任辞令を受けて、そちらの業務も担っています。40名ともなると1部屋に集まることはほとんどなく、庁内に散らばっているので決定事項などが伝達しづらいのですが、LoGoチャット上にトークルームをつくることで、しっかり共有とフォローができています。

小池 当市でもワクチン対策係があります。接種会場には10数チームの応援部隊が行きますので、各会場のリーダーとワクチン対策係とは、状況報告や要改善点などをLoGoチャットで共有するようにしています。また、先ほどもお伝えした通り、選挙管理委員会でも活用しています。選管は職員が併任しているのですが、幸地さんの話と同様で庁内に分散しているため、トークルームで情報交換をしています。

横山 今年の5月に庁舎の移転があり、端末の設定などが必要になりました。引っ越しの日には当番を決め、当番ごとにグループをつくってLoGoチャットでやりとりをしながら作業を進めました。日常業務以外でもコミュニケーションが途切れないのはありがたいですね。デジタル戦略課から活用を始め、その後、教育委員会でも活用し、この秋には全部署に展開していく予定です。

―最後に、アフターコロナを見据えた自治体DXについて、今後の展望をお聞かせください。

内田 最近、LoGoチャットで問い合わせ受付ボットを入れました。今までは内線電話で受け付けていた問い合わせを可能な限りチャットに切り替えて、効率化を進めたいと思っています。

横山 まずは職員の意識を変えていかなければ、と考えています。これまでは内線電話が職員同士のコミュニケーションツールでしたが、チャットを活用することで、電話のように業務の手を止めることがなくなります。そういった身近なことからデジタル化を進め、ムダを省くことで働き方が変わるんだよという点を、デジタル戦略課からアピールしていきたいと考えています。

幸地 同感です。役所の職員は真面目な人が多いので、現状のフローで、残業してでもやり遂げる人が多い。そこを効率化するという意識を醸成していきたいですね。

また、手段と目的をはき違えるような場面もたまに見受けられます。このソリューションを入れようと決めても、何を達成できるのかという目的を見据えていないと、良い結果は得られません。最終的には“市民サービスのレベルを上げる”という目的が自治体DXのゴールであるべきですから。

小池 目的意識は本当に大切ですね。当市では、独自のDX戦略を策定しようと動いていて、そのビジョンに“ハイフレックス市役所”というものを掲げています。これはデジタルとアナログが融合した市役所という意味です。若い世代はオンラインを駆使できるはずなので、そちらが増えれば、限られたリソースをITに弱い方々への窓口対応にもまわせます。自治体DXは、従来のIT化よりも難しいイメージを持たれているので、職員の意識レベルも上げる必要があります。当市では部課長にも3時間の研修を受けてもらい、その中で意思統一が図れました。時間をかけてでも、職員にまで意識を浸透させたいと思っています。


―本日は、貴重なお話をありがとうございました!

 

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LoGoチャット
離れていても隣にいるようなコミュニケーションを実現!

LGWAN・インターネットを問わず使えるので、庁内、現場、テレワークなど様々な場所で職員をつなぎ、電話やメールよりも迅速で手軽なコミュニケーションが可能。トークルームを活用すれば、チーム単位で情報を一元化し共有できる。さらなる魅力は、他自治体の職員とつながれるコミュニティの存在。ユーザーグループ(UG)には多数のトークルームがあり、課題解決方法などについて自治体の垣根を超えた意見交換が行われている。

LoGoフォーム
テンプレートが豊富なのでサクッと作成&公開可能!

専門的な知識は不要で、直感的操作でフォームが作成できる。職員のアイデアがスピーディーに実現でき、作成から公開、集計までスムーズに完了。LoGoチャットと同様に、LGWAN・インターネット環境ともに使用できる。アカウント数・フォームの作成数はともに無制限で、テンプレートも豊富に提供されており、作成したものは他自治体とのシェアも可能だ。今年、待望の“オンライン決済機能”が追加され、活用の幅がさらに広がっている。

 

スピードとコミュニケーションの課題を、ツール活用で多くの自治体が解決しています。

トラストバンク
取締役 兼 パブリテック事業部長
木澤 真澄(きざわ ますみ)さん

LoGoチャットは全国約720の自治体で、LoGoフォームは約270自治体で導入されています。これらは、当社のサービス「ふるさとチョイス」の活動を通して聞こえてきた声をもとに、自治体の課題解決に特化し、開発したツールです。コロナ禍では意思決定のスピードアップや迅速なコミュニケーションが求められています。自治体特有のシェア文化を大事にしながら、これからも機能強化を図り、利便性を向上させていきます。

 

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