ジチタイワークス

千葉県

コロナ禍で導入した自治体専用チャットツールが、業務改善に大活躍!

テレワークやオンライン会議など、どの自治体でもデジタル化の推進は急ピッチで取り組むべき重要課題だ。千葉県では取り組みの1つとしてチャットツールを導入し、そのメリットを日常業務の改善にも活かしているという。行政改革推進課の佐藤さんに詳細を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.16(2021年10月発行)から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社トラストバンク

テレワークの実現を支えるチャットツールの条件とは。

同県は、働き方の多様化を目指し、平成30年からテレワークの試行を実施していた。しかしIT環境の整備など課題も多く、実施者が思うように増えなかった。そうした中、コロナ禍でテレワークを早急に拡大する必要が生じ、急ピッチで環境を整備することになったという。最大の課題は、在宅者と庁内とのコミュニケーション手段だったと佐藤さんは振り返る。「メールや電話では利便性が低く、より手軽な連絡手段として、チャットの導入が必要だと考えました」。

早速、いくつかのチャットツールを比較。中でも重視したのは自治体での導入実績だ。全職員に導入する場合、ユーザー数は万単位になるため、近い規模の自治体で実績があることを条件に入れた。検討を重ねた結果、最終的に採用したのがトラストバンクの「LoGo(ロゴ)チャット」だった。「実績が十分であることに加え、セキュリティ面でも安心なモバイルアプリが実装されている点、LGWAN接続系とインターネット接続系のどちらでも使える点など、総合的に優れていました」。

令和2年5月から同課を中心として無料トライアルを開始し、使いやすさや活用の幅に手応えを実感。本格導入を見据えつつ、同年10月からはトライアル範囲を全庁に拡大した。長期間のトライアルが可能だったのも、LoGoチャットの魅力の1つだ。

鳥インフルエンザ対応では現場と本部をつなぐ手段に。

全庁トライアルの開始から間もなく、職員間のやりとりは活発化していった。テレワークの際のコミュニケーションツールとして重宝されたのはもちろん、部署内での情報共有、部署をまたいだグループでのトーク、あるいは電子決裁の依頼連絡など、多様な使い方が広がっていった。「電子決裁をシステム上でまわす際に、見落としを避けるため、従来は相手の席に直接行って『送りました』と口頭で告げていました。これでは本末転倒なのですが、LoGoチャットで伝えることでそういった手間が省け、決裁の停滞も心配する必要がなくなります」。

また、令和2年度には県内で鳥インフルエンザが発生。現場対応のために職員が鶏舎へ出向く必要が生じた。担当部署だけでは人手が足りないので、各所属から応援の職員を派遣することになる。「現地と本部との情報共有にもスマホから利用できるLoGoチャットが大変重要なツールになりました」。さらにコロナ対応においては、宿泊療養施設に派遣されている職員が、庁内の関係者グループと連絡を取り合う際にも活用されているという。

こうした一連のトライアル利用を通し、職員からの評価が非常に高いことを確かめ、令和3年4月から全庁での正式導入を開始。7月時点では登録ユーザー数が1万人以上、1カ月間に交わされたメッセージの数は最大約28万にものぼり、日々さらに増え続けているという。

千葉県でのLoGoチャット活用例

平時・非常時を問わずあらゆるシーンでフル活用。

テレワークの環境整備は順調に進み、現在では出勤時と同等に近い業務を在宅で実現できているという。その中で、LoGoチャットが職員間のコミュニケーションを支えてくれたと評価する。「何より気軽にやりとりできる効果が大きいです。操作も分かりやすく、使い方で困ることはほとんどありません」。また、LoGoチャット上で他自治体と連絡を取り合える、ユーザーグループ機能にも期待を寄せている。「県内市町村の有志によりトークルームが作成され、県も参加しています。ここなら自治体の枠を超えて、県内の課題について話し合えます。まだ始めたばかりですが、大きな可能性を感じている機能です」。

当初はテレワーク推進が目的だったツールが、日常業務の改善や効率化に大きな影響を及ぼしている。「新型コロナとの共存社会も当分続くことでしょう。そんな中、LoGoチャットは業務から切り離せないものになりつつあります。日常業務でも、また災害など有事の際にも、最大限に活用していきたい」と今後を見据える。「ビジネスチャットは利用率がカギになります。一部の人しか使っていないと有効性も下がるので、導入を検討する際には部署単位などで全員一緒に利用開始するのが効果的です。当県でもまだ使っていない職員がいるので、利用率100%を目指しつつ、さらに利便性を高めていきたいですね」。

 

千葉県 総務部 行政改革推進課
副主査 佐藤 恵太郎(さとう けいたろう)さん

導入までの流れ

[課題]コロナ禍のコミュニケーション

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